“Effetto Covid” nello studio dentistico. Misuralo con Excel!

L’effetto della riduzione delle attività per i noti motivi, si è fatto ovviamente sentire anche presso gli studi dentistici. Si comincia ora a “fare la conta dei danni”.

Si va a guardare quanto si era “prodotto” nel 2019 e lo si confronta con il 2020. Molti dentisti, ed è logico, misurano le variazioni in percentuale. Fa sempre effetto ed è una valida spiegazione dei fatti. Però non guasta di sicuro trasformare la percentuale in giorni e mesi.

Mi spiego. Un conto è dirsi (e magari dire ai colleghi nei social) che: “quest’anno, per il Covid, ho prodotto il 25% in meno”. Altro è invece formulare la stessa misurazione ma in termini di tempo: “quest’anno, per il Covid è come se avessi lavorato un mese e mezzo di meno”. Il linguaggio, le stesse parole, come si sa, hanno effetto sui pensieri, sulle sensazioni. Perfino sulle emozioni! E magari per qualcuno ragionare in mesi, o giorni, invece che in percentuale, risulta più chiaro e chissà che non saltino fuori dei migliori pensieri per affrontare le cose.

Da adesso in poi, questo articolo si rivolge ai “precisi”, a quelli che non hanno timore dei numeri, e dunque utilizzano Excel, o altro “foglio elettronico”, per gestire la loro vita economica e non solo. Si può infatti, con poco sforzo, creare un foglio di calcolo che a partire dai dati dello studio faccia capire com’è la situazione. Vediamo come.

Dati necessari

“Fatturato”: gli incassi degli stessi periodi del 2019 e del 2020;

“Produzione”: il valore delle prestazioni eseguite negli stessi periodi del 2019 e del 2020.

Domanda: perché Bortolini ci dice di guardare anche alla produzione e non solo agli incassi? Risposta: ma perché, cari dentisti, se non la si smette di guardare solo agli incassi e non al valore prodotto, la vostra analisi sarebbe, parafrasando il Vate, “mutilata”. Infatti, parte degli incassi del 2020 potrebbero essere riferiti a periodi “pre-Covid”, quindi non rispecchiare del tutto la reale situazione. Invece la “produzione”, nel giudicare la situazione economica presente e dell’attuale futuro, non mente mai.

Il foglio Excel (o di altro foglio elettronico, ma Excel è meglio)

Passo 1: Procurarsi i dati necessari, dai sistemi in uso in studio. Con un minimo di pratica si tratta di dati che si possono prelevare direttamente, come foglio Excel, dai vostri gestionali, aggiornati in tempo reale;

Passo 2: Creare in un foglio Excel vuoto il seguente schema (o simile, dipende dai gusti):

ANALIZZACOVID

La data del giorno dell’analisi “post-lockdown” ovviamente sarà quella del giorno, o altra a vostro piacere.

Passo 3: Riportare nello schema da voi creato i dati necessari:

ANALIZZACOVID2

Passo 4: inserire nelle altre celle del foglio elettronico le necessarie formule:

ANALIZZACOVID3

(tutti sanno che le lettere e i numeri corrispondono a celle del foglio di lavoro, Ça va sans dire);

Passo 5: contemplare il risultato:

ANALIZZACOVID4

Allora. Uno può dire: “a fine lockdown avevo perso ben il 40% della produzione. Un po’ meglio è andata con gli incassi.”. Ma anche:”Dal punto di vista della produzione, è stato come se avessi lavorato quasi due mesi in meno, da quello degli incassi un mese e mezzo”.

Continuando a far parlare il dentista appassionato di Excel: “Per fortuna a oggi sono in pieno recupero, infatti dal punto di vista della produzione ho recuperato mezzo mese di lavoro, e spero entro fine anno di avere recuperato tutto!”.

Evviva Excel. Buona estate

Già che ci sei, vedi anche:

I rapidi conti del dentista forfetario

Odontoiatria Riparte: le Decisioni sui Prezzi Da Chiedere. Corso Online

Costo orario dello studio dentistico (5^ e ultima puntata): la trasformazione “magica” del denaro in tempo

Rendimento dello studio dentistico: un caso di successo grazie ad una vera informatica gestionale

Presento un’elaborazione dei dati di uno studio dentistico mio cliente (è l’immagine visibile al fondo dell’articolo). Per “mio cliente”, s’intenda questo: i titolari dello studio, dottore e moglie, quarantenni, hanno partecipato ai corsi organizzati da Odontoline.it, prima quello di una giornata, poi i due pratici nei quali hanno ricevuto i software Excel da me programmati per la gestione quotidiana della contabilità interna, della fiscalità e dei ricavi e costi delle operazioni cliniche. Finito il periodo di assistenza compreso nelle quote dei due corsi pratici, i titolari hanno continuato con me un rapporto a pagamento, che include un’attività di revisione dei loro dati. Tutto questo ha avuto inizio nel novembre 2013. Lo studio è un monoprofessionale con due poltrone sito nel Nord Ovest Italia. Il dottore esegue tutte le prestazioni, incluse quelle di igiene e profilassi, mentre per l’ortodonzia si avvale di un collega consulente.

Come è noto a chi ha un po’ di preparazione informatica e ha un po’ riflettuto sulla gestione del suo studio, la maggior parte dei gestionali odontoiatrici “del commercio” è da ritenersi parecchio carente sul piano amministrativo e del controllo di gestione. Ad avviso di chi scrive, non si può comunque pretendere più di tanto da questi programmi “universalistici”, i quali riescono in ogni caso a fornire validi e necessari supporti al dentista, quali la documentazione clinica, la scrittura automatizzata di testi, la contabilità del singolo paziente e, cosa assai importante e complessa da gestire con l’informatica, la fatturazione delle prestazioni. Per amministrare lo studio, cioè per sapere come davvero stanno andando le cose, e come stanno per andare, servono dei programmi specialistici, da inserirsi fra il “gestionale” e l’opera del commercialista, che ne rimangano però del tutto indipendenti e ulteriori. Uscire da questo schema facendo delle commistioni, da ritenersi innaturali, fra le funzioni e le procedure dei tre sistemi amministrativi appena menzionati, porterà inevitabilmente a non avere il necessario controllo della situazione, a non sapere bene cosa fare per i prezzi, gli acquisti, le spese, le tasse.

Tornando al nostro “caso”, questo studio ha recepito il messaggio che da tempo sto inviando ai dentisti: occuparsi in prima persona del controllo economico e dell’amministrazione. E con il necessario impegno. Ogni tentativo di negazione o ridimensionamento di questo principio, si è dimostrato fallimentare. Certo che se un dentista, come nel caso che sto presentando, ha la fortuna di avere il coniuge disponibile, o comunque può affidare queste attività a un alter ego, allora può continuare a pensare solo all’odontoiatria. Altrimenti no. Ho visto dentisti che, venuti ai miei corsi e ricevuti i programmi, hanno pensato di delegare a un normale dipendente la gestione del sistema. Non hanno ottenuto risultati. Al più, si può delegare qualche parte dell’inserimento dati negli studi grandi, ma ricontrollandone l’esecuzione, perché, si ricordi, nessun dipendente può (e nemmeno deve!) essere tanto interessato ai conti dello studio quanto lo è il titolare. Torniamo adesso davvero al “caso”. La prima “mossa” è stata quella di assumere in capo ai titolari ogni responsabilità di gestione e rendicontazione dei dati amministrativi, e di rapporto con i fornitori, revocandola all’assistente da tempo delegata, che la svolgeva usando la “prima nota” del gestionale, passando ai software specialistici. L’anno dopo, il 2014, gli incassi sono aumentati di circa 70 mila Euro a parità di produzione eseguita. Perché è successo? Al di la delle spiegazioni puntuali, che comunque i software ben mostrano, è proprio “l’occhio del padrone” che, in questo caso, ingrassa non il cavallo ma la borsa. L’imponibile fiscale del 2014 è ovviamente aumentato, di circa 30 mila Euro, e quello del 2015 in formazione sarà dell’ordine dei 110 mila Euro. Nel 2012 era meno di 50 mila. Al 1/1/14 lo studio aveva nei suoi conti circa 40 mila Euro, oggi, mentre scrivo, ne ha 127 mila.

E cosa ne avranno fatto, questi titolari, dei miei software per la misura del “Rendimento”? Li hanno usati con scrupolo e continuità, ottenendo le informazioni utili per prendere decisioni in sicurezza: riorganizzare il lavoro, chiedere di più per le prestazioni, eliminare le attività in perdita, rivedere i rapporti con il consulente, iniziare un nuovo leasing e tante altre meno appariscenti ma certamente, come si vedrà, portatrici di guadagni. Oggi, con il software da me programmato e in uso in questo studio, è stata generata, in qualche minuto, questa tabella Pivot, che meglio di ogni parola spiega perché questo studio ha ora più soldi in banca. Ricordo che: il rendimento è il guadagno, e non dipende da entrate e uscite; l’imponibile fiscale non mostra quanto guadagni, ma al più approssima il flusso di cassa; il guadagno dell’attività dipende dalla somma algebrica dei guadagni e delle inevitabili perdite di tutte le prestazioni che si eseguono. Faccio infine presente che, se uno studio non ha un margine di guadagno sulle pure operazioni (cioè al lordo di prelievi personali e imposte) di almeno il 40%, si indebita. La tabella mostra il risultato economico dei primi cinque mesi dell’anno, distinto per categoria di prestazioni (la Pivot può far vedere, solo “toccando” i quadratini con il +, i risultati delle singole prestazioni delle varie categorie), che include le imposte (per il 2015 sono “caricati” 40 mila Euro di tasse annuali). Gli importi del rendimento alla riga “Totale”, sono quindi quelli utilizzabili per se stessi. Cliccare sulla seguente immagine per osservare la tabella Pivot:

 Pivot_5_2015

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