Fattura elettronica per i dentisti dal 2020? Conterà il preventivo: la risposta nr. 307/2019 dell’Agenzia delle entrate

[FATTURA ELETTRONICA DENTISTI]

Di Paolo Bortolini *

Come è noto, i dentisti e i medici sono stati finora “graziati” dall’obbligo di emettere fattura elettronica (FE) nei confronti dei loro clienti privati che, altrimenti, ai sensi del comma 916 dell’art. 1 Legge 27/12/2017 nr. 205, sarebbe “scattato”, come per gli altri operatori economici in regime ordinario, dal 1 gennaio 2019. Ad oggi infatti, per le prestazioni mediche rese a persone fisiche si è continuato ad emettere fattura cartacea (o più elegantemente detto, “analogica”), con tanto di “marca da bollo” (rectius il “contrassegno telematico”) in bella vista.

Tale situazione deriva dalla decisa presa di posizione del Garante per la protezione dei dati personali, il quale in base ai poteri che gli derivano dall’art 58 del GDPR, rilevando le maggiori criticità nel “sistema” proprio nell’emissione di fatture sanitarie, con il provvedimento nr. 9069072 del 20/12/2018 (qualcuno direbbe quasi “in zona Cesarini”) ha “ingiunto” all’Agenzia delle entrate di dare ai soggetti interessati idonee istruzioni affinchè in nessun caso sia emessa attraverso lo SDI una fattura elettronica concernente una prestazione sanitaria. A seguito di quella ingiunzione, è stato modificato l’art. 10 bis del DL 23/10/2018 nr. 119 nel senso di prevedere un sostanziale divieto di emissione delle FE, divieto esteso e confermato infine con l’art. 9 bis del DL 135/2018. Questi gli atti.

Nel corso del 2019 l’Agenzia ha emanato degli utili documenti di interpretazione e approfondimento sulla questione “fatture sanitarie”: le “risposte” 19/3/2019 nr. 78 e  9/4/2019 nr. 103, la circolare 17/6/2019 nr. 14E e, recentissima, la risposta 24/7/2019 nr. 307 che qui si commenta.

Occorre anche considerare che è previsto, dal 1 novembre di quest’anno, l’avvio del servizio di ricezione delle FE da parte dei privati, nel loro “cassetto fiscale”, come da comunicato stampa dell’Agenzia.

Ad avviso di chi scrive, la risposta 307 potrebbe fornire la soluzione alle criticità evidenziate in tema di protezione dei dati personali e, in combinazione con l’avvio di ricezione delle FE in “cassetto fiscale” da parte di tutti i residenti, aprire quindi la stagione della FE ai clienti privati dei dentisti dal 1 gennaio 2020, evitando quindi ulteriori proroghe del vigente divieto cui si è detto. Conviene perciò iniziare ad organizzare le procedure di studio, cosa di cui di dirà nel prossimo corso di Odontoiatria fiscale.

Cosa dunque si può concludere dall’esame della risposta 307? Essa fornisce la soluzione al problema della “privacy”: la descrizione delle operazioni in fattura potrà (meglio: dovrà, perché altre soluzioni al “problema privacy” non ne vedo) essere generica, del tipo “prestazioni odontoiatriche” e, aggiungo io, perfino omessa.

L’Agenzia infatti “apre” ad una nuova interpretazione dell’art. 21 comma 2 lettera g) del decreto Iva (le “famose” natura, quantità e qualità dei beni e servizi oggetto dell’operazione) di grande interesse ed intelligenza (le sottolineature sono mie): “La necessità di coordinare l’assenza di un obbligo in questo senso con il dovere generale di fatturazione elettronica via SdI e di rispetto della tutela dei dati personali, spinge a ritenere che le parti debbano adottare tutti gli accorgimenti necessari al fine di non inserire in fattura dati non richiesti dalla legislazione fiscale (od extrafiscale),  idonei a violare le varie disposizioni in essere. Nell’eventualità, modificando precedenti comportamenti non più in linea con l’attuale quadro normativo.”

L’Agenzia continua poi (le sottolineature sono mie): “…al fine di garantire eventuali esigenze gestionali di dette compagnie, le parti possono comunque adottare modalità che consentano di ricollegare le prestazioni rese a singole posizioni, pur nel rispetto delle prescrizioni concernenti la tutela dei dati personali, utilizzando codifiche di varia natura (come ad esempio, numero di polizza/pratica o sigle atte a individuare in maniera indiretta e mediata la tipologia di prestazione resa e la persona fisica nei cui confronti la stessa è stata effettuata).” Ad esempio, la descrizione di questa “nuova” FE potrà essere: prestazioni eseguite nel periodo dal… al…”.

In sostanza si “apre” ad una fattura elettronica inviata a SDI nel cui “corpo” non ci saranno più le prestazioni svolte al paziente-cliente, ma “codifiche di varia natura” o un riferimento ad una “pratica”. Considerata la totale dematerializzazione della FE, che altro non è che un impulso elettrico in grado di tenere memorizzati dei bit, aspetto che può perfino portare ad affermare che la “fattura” in quanto tale, con l’avvento della FE, non esiste più, tutto il focus della fatturazione, sia dal punto di vista della contabilità dello studio che della documentazione a fini fiscali delle operazioni, si colloca ora “a monte” e “a valle” della fattura elettronica. A monte ci sono le evidenze delle prestazioni eseguite, a valle quelle dell’incasso.

E’ dunque cruciale per lo studio disporre di sistemi gestionali sicuri e ben tenuti, i quali documentino in modo esatto i valori dell’eseguito e consentano di ricondurli a quanto sarà indicato, in estrema concisione e anonimato, nella “nuova FE” per le prestazioni sanitarie. Rileva come il sole che sorge, a questo punto, il ruolo del preventivo scritto consegnato al cliente che, non lo si dimentichi, dal 29/8/2017 è un obbligo di legge a norma dell’art. 9, comma 4 del D.L. 1/2012. In sintesi, se il Legislatore dirà che dal 1/1/2020 i dentisti dovranno fare le fatture elettroniche con gli accorgimenti “privacy” qui accennati, ogni FE dovrà dunque ricondursi ad un preventivo scritto e al diario clinico ad esso relativo, in quanto certamente, in caso di controllo, questo sarà chiesto di dimostrare. Siete già pronti?

 

* dottore commercialista, consulente e formatore per la gestione delle attività economiche in odontoiatria. Tel. 0498962688. Clicca per –> le consulenze. Clicca per–> i corsi.

 

 

La “lente” del MEF sull’Odontoiatria. Parte 3^: chi paga più tasse, i dentisti o le società?

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[DENTISTI E TASSE]

Di Paolo Bortolini *

In questa terza parte del mio contributo alla interpretazione dei dati MEF, presento un’elaborazione riferita agli IMPONIBILI FISCALI NAZIONALI dichiarati dalle tre forme giuridiche (dentisti liberi professionisti, studi associati, società di persone e di capitali) con cui viene esercitata in Italia l’attività degli studi odontoiatrici di cui al codice ATECO 86.23.00.

Da 13 anni nel sito del MEF (Ministero dell’economia), si pubblica annualmente una sintesi dei dati che ricava dalle dichiarazioni dei redditi cui sono abbinati gli “studi di settore”. Per quanto riguarda l’Odontoiatria, si tratta delle dichiarazioni cui è abbinato lo studio di settore per l’attività 86.23.00. Tali dati sono suddivisi fra tre “forme giuridiche” di esercizio:

  • le “Persone fisiche” (PF), quindi l’insieme dei professionisti inquadrati fiscalmente nel lavoro autonomo, che pagano l’Irpef;
  • le “Società di persone” (SP), forma che comprende al suo interno sia gli studi associati, inquadrati fiscalmente come lavoro autonomo, sia le s.a.s e le s.n.c., “commerciali” e “tra professionisti” inquadrate fiscalmente come imprese, i cui associati e i cui soci pagano l’Irpef “per trasparenza”;
  • infine le società di capitali (SC), in grandissima parte s.r.l., “commerciali” e “tra professionisti”.

Altre note ed “avvertenze” per l’interpretazione di questi dati, li si può leggere qui.

Per leggere la Prima parte (quanti sono i dentisti?): clicca –> qui;

Per leggere la Seconda parte (quanto dichiarano di fatturare i dentisti?): clicca –> qui.

 

TERZA PARTE

Occorre premettere che gli “imponibili” sono le grandezze sulle quali si applica la tassazione IRPEF, IRES e IRAP, oltre che, quando rilevante, la contribuzione ENPAM. Per quanto riguarda quest’ultima, è bene tenere presente che gli imponibili delle statistiche MEF, sono “lordi” da contribuzione ENPAM, che come è noto è deducibile dagli stessi. Così, se l’imponibile medio del dentista libero professionista è, in base ai dati MEF, 52.000 €., al netto del contributo ENPAM, di circa 8.000 €., il dentista sarà tassato su 44.000 €.

Un’ altra premessa, molto importante, è che si deve stare bene attenti a non confondere gli imponibili fiscali con il reddito annuale “reale”, detto in soldoni, “con ciò che rimane in tasca”. Non è così. Gli imponibili sono grandezze “fiscali”, di tipo legale, che nella stragrandissima maggioranza dei casi nulla hanno a che vedere con la reale redditività dell’attività e con la sua liquidità.

Le elaborazioni che presento qui sono dunque da leggersi, parafrasando l’art. 53 Cost.,  come il peso del “contributo alla spesa pubblica” che le tre forme di esercizio dell’odontoiatria rispettivamente sostengono. Diciamo pure la loro “capacità contributiva”.

Vediamo intanto i numeri assoluti:

ASSOLUTI

Per ogni annualità, il TOT rappresenta l’imponibile tassabile con le varie imposte, proveniente dal lavoro degli studi dentistici italiani.

Gli stessi identici dati annuali, in forma di grafico “a colonne”:

colonne ass

Si noti come la forma giuridica SP (studi associati e società di persone commerciali), risulti stabilissima nel periodo. Così come, in assoluto, i liberi professionisti crescono mentre le società di capitali, pur mostrando notevole dinamismo, rappresentano piccole percentuali del contributo alla fiscalità nazionale. Nell’andamento mostrato occorre comunque tenere presente che si tratta di valori monetari assoluti, non deflazionati.

Infine, presento i dati sempre in forma tabellare, però ricalcolati in percentuale del totale annuale, cosa a mio avviso più significativa della precedente per quanto riguarda le possibili interpretazioni (si noti la “tenuta stagna” della forma SP):

PERCENTGIMPO

* dottore commercialista, consulente e formatore per la gestione delle attività economiche in odontoiatria. Tel. 0498962688. Clicca per –> le consulenze. Clicca per–> i corsi.

 

When “hourly cost” in dentistry is magic: how to transform the money into time (and vice versa)

by Paolo Bortolini *

“Hourly cost” in dentistry, is a name that refers to an accounting trick to more easily allocate total fixed costs on every single performed care within a given period, in order  to know its real economic return. Otherwise, without trick, those costs would be quite difficult to allocate. Indeed, if it is very easy, and precise, to assign the cost of a prosthetic appliance to a patient, is not the same with the rent of the practice or with the wages of auxiliaries.

Fixed costs are those that you sustain when the practice is closed also, plus some costs as maintenance of equipment and, in general, all those driven by time passing. In my vision, costs and expenses related to the owner, are not relevant.

We have to notice that, for simpleness, here we discuss one only “hourly cost”, identically for all kind of dental cares (in truth, this approach is useful for the majority of the dental practices). Said this, we have to notice also that there are, anyway, two “hourly cost”: the “historical” one, calculated one, that refers to already performed cares; and the “prospective” one, that refers, as an esteem, to cares that will be give to patients in the future.

We discuss the “historical” one first. The general formula, that applies to a given period, will be:

Total fixed costs/Total time spent in caring = “Hourly cost”

e.g. if you have 10.000 €. of fixed costs in a month, and in that month you work for 100 hrs. at the dental chair, your “hourly cost” (HC from now) will be:

10.000 €./100 hrs.= 100 €.

How to use this 100 €. HC? At the beginning of this article I wrote that HC is used to allocate the fixed costs on every single care performed. Yes, the accounting trick is this. Indeed, its use is for allocate the 10.000 €. of the month, on every single and specific care performed within those 100 hours at dental chair. Every single care is see as a percentage of the total time worked, and in the same percentage it absorbs the monthly fixed costs. For instance, a conservative care that were performed in 100 min., is about the 1,7% of the total time spent. And it absorb equally about the 1,7% of the fixed costs, that is about 170 €. The same result is obtained with this formula:

100 min. * (100 €./60 min.) = (about) 170 €.

the formula is a shortline to get the right amount of fixed costs to allocate on a single care, just knowing how much time it was need to perform it.

Please note that a variyng in total time, in anyway, has no effect on total costs (because they are fixed) but only on the relative distribution of these on every single care performed. So statement as “it is better to have a lower HC” has no impact on the final economic result at practice level.

Coming now to the “preventive” HC, its use is to estimate the expected cost of a future care, mainly with scope to fix price for patient. One could take the “historical” HC and multiply it for the expected time to perform the care. In this way, you get the esteem of the part of fixed costs that the care should absorb. Summing to those fixed cost a forecast of the consumption of raw materials and in general of all variable costs, let you have the forecast of the whole cost. At the end you decide how much charge as profit to that whole cost, getting finally the price to require to the patient.

There are anyway more refined ways to estimate the “preventive” HC, which I can teach on request.

In 2001 I have discovered a peculiar way to applicate the “break-even-analysis” to dentistry, naming it the “Bortolini’s formula”, from my surname. The strenght of this formula is that you can translate the money in time: a measure unit more understandable, for many dentists, than money. The “Bortolini’s formula” was embedded in a book of which I was the author, published by an international publisher (Masson). Now that book is still publish in Italy by Edra.

The “Bortolini’s formula” is a dynamic model of the dental practice economics. It shows the relations between all the relevant variables in a single care, giving to the dentist an instrument to rationally drive his chooses about prices and costs, on time basis. Here it is:

Price – Variable costs * / (Fixed costs/HC) = BREAK EVEN TIME

* (materials, laboratory cost, a fee to a colleague or a hygienist)

In shortly “Bortolini’s formula” is:

Contribution margin / Hourly cost (HC) = BET

Taking the HC of 100 €. of the previous example, pretending that a care have costed to patient 250 €., that its variable costs have been 80 €. and that its executing time have been 70 min.; the “Bortolini’s formula” gives this result:

250 – 80 / (100/60) = 170 / 1,7 = 100 min.

100 min. is the maximum time in that the care can be performed without economic loss; if the effective time it were been 100 min., the care will have been, economically, in balance: no profit, no loss.

Note that effective time was been 70 min., so dentist can says that he “have gained 30 min.”, or that his profit is:

30 min. x 1,7 €. (HC/60) =  51 €.

Indeed, if you make an ordinary profit-loss statement for this care, it will be:

250-80-(70*1.7) = 170 – 119 = 51 €.

Conversely, if the effective time spent for the care would be over 100 min., for every minute dentist will have a loss of 1,7 €..

With the “Bortolini’s formula” written as a first degree equation, dentist can test precisely most economic variables of his work. For instance how much the price have to grow if he/she use more expensive materials. The plenty of useful applications of the “Bortolini’s formula” will be teach on request.

* Chartered Accountant (CA) (“dottore commercialista”); expert teacher and consultant for business management in dentistry. To contact: paolobortolini@studiobortolini.com

 

Costo orario dello studio dentistico (5^ e ultima puntata): la trasformazione “magica” del denaro in tempo

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[COSTO ORARIO DENTISTI]

Di Paolo Bortolini *

in questa ultima puntata della serie sul “costo orario” nello studio dentistico, si conoscerà una particolare formula (la “formula di Bortolini”), in grado di spiegare e simulare l’economia della singola prestazione e dell’intera attività. Un vero “modello economico” dell’attività odontoiatrica. Questa formula è stata scoperta e pubblicata dall’autore di questo articolo nel 2001.

 

Riassunto delle puntate precedenti

Nella prima puntata si è definito il “costo orario” (CO) come una tecnica contabile per ripartire in modo equo alcuni particolari costi dello studio sulle singole prestazioni già eseguite. E’ stato quindi mostrato che avere un “costo orario” alto o basso non fa differenza sul piano del risultato economico complessivo dell’attività, che rimane lo stesso. Nella seconda puntata si è definito quale “tempo” sia da utilizzare nei calcoli del “costo orario”  e si è spiegato perché se un paziente “salta” l’appuntamento non è possibile caricargli alcun costo (chi sostiene che la “poltrona ferma” produce costi non sa ciò che dice); nella terza puntata si è passati a classificare i costi da utilizzare per il calcolo, dando nuove visioni e correggendo le tante imprecisioni portate sul punto da altri autori; nella quarta puntata si è passati ad esempi pratici di calcolo, mostrando quello corretto, bastato sul solo tempo, e quello distorto, da evitare, basato sull’orario di apertura e il numero di poltrone, e infine su come si deve stimare il “costo orario” per le prestazioni ancora da eseguire.

Vi è una diffusa convinzione secondo cui “spiegare l’economia ai medici è impossibile”. Ho sempre cercato, con alterni successi, di sfatarla. Un bel giorno, dopo anni di raccolta e analisi dei dati, un’applicazione della tecnica nota come “analisi del punto di pareggio” mi portò ad una scoperta importante: una particolare formula, cui detti il mio cognome. La formula spiegava l’economia ai medici perché trasformava i fatti economici in tempo, che è la sola e unica “capacità produttiva” del dentista, dal momento che, per il momento, “le poltrone” non hanno le mani per poter operare, come sembra credere qualcuno.

 

Un “modello economico” generale dell’odontoiatria

L’idea era chiara: anziché misurare in denaro il guadagno o la perdita di una prestazione eseguita o da eseguirsi, lo misuriamo in tempo. L’ispirazione a quella ricerca, coronata dalla scoperta di quella formula, veniva da uno dei miei primi clienti dentisti, che sosteneva: “per me, il tempo e il denaro sono la stessa cosa. Mi interessa guadagnare di più attraverso innovazioni organizzative, ma se le stesse mi danno più tempo libero, sono ugualmente contento.”. L’idea del mio cliente mi aveva affascinato e ispirato. In questo articolo presento per i suoi sommi capi il risultato ottenuto.

Dunque, normalmente si misura l’economia di una prestazione con il metro “Euro”: dal prezzo della stessa si sottraggono i costi che si ritiene ad essa associabili, vuoi in modo “diretto” che “indiretto”, e si ottiene un valore, sempre metro “Euro”, da giudicare. Una formulazione un po’ più raffinata di quella ora esposta, può essere la seguente (i dati sono puramente indicativi):

ULTIMA 1

 

Il risultato ottenuto, 10 €, dice meno di quanto invece potrei sapere convertendo il denaro in tempo. Come si fa? Appunto, con la “formula di Bortolini”. La formula in forma estesa è:

FORMULAESTESA

 

In forma “compatta” la “formula di Bortolini” è:

Margine di contribuzione/Costo orario = T.E.D.

Applicandola al nostro esempio, si ottiene, magicamente trasformando il denaro in tempo:

70  €. / 1 €. * = 70 minuti

* quando si lavora su una singola prestazione, per maggiore chiarezza si usa il “costo a minuto”, dato da “costo orario”/60

Il significato del T.E.D. può essere interpretato come il tempo che l’economia di una prestazione svolta in un certo studio consente di dedicare a quella prestazione senza rimetterci (pareggio). Se si impiega meno tempo del T.E.D. si guadagna, se invece ci si mette di più, si perde:

PRIMA TED

 

Il passaggio inverso, cioè dal tempo tornare agli Euro, si fa così:

(T.E.D. – Tempo effettivamente dedicato) x Costo a minuto = €. guadagnati/persi

Nel nostro esempio:

10 min. x 1 €. = 10 €.

Con la “formula di Bortolini”, noti i tempi esecutivi medi delle varie prestazioni, i consumi medi e il “costo orario”, è possibile testare la tenuta economica dei propri tariffari in un attimo. Ulteriori applicazioni della formula, praticamente senza limiti, si hanno utilizzandola per risolvere equazioni di primo grado riferite ai suoi singoli componenti. Ad esempio, si può stimare, dato il prezzo e noti i consumi e il costo orario, il prezzo da chiedere per avere un certo rendimento percentuale. Ad esempio, con i dati dell’esempio precedente e immaginando di testare l’ipotesi di delegare la prestazione a un collaboratore cui si offre il 25% del prezzo (25 €.), volendo continuare ad avere lo stesso rendimento percentuale di quando la si eseguiva in proprio (10% come da esempio precedente), lo sviluppo del calcolo è:

seconda ted

 

Un altro esempio applicativo della “formula di Bortolini” può riguardare la stima del tempo massimo dedicabile per restare all’interno di date condizioni economiche e non rimetterci, ad esempio, sempre con i dati dell’esempio iniziale:

terza ted

 

ovviamente, per far guadagnare lo studio il collaboratore dovrebbe eseguire la prestazione in un tempo inferiore ai 45 minuti, e per ogni minuto risparmiato, con i dati esemplificati, lo studio guadagnerà 1 €. Se ci mette di più di 45 minuti, lo studio ci rimette nella stessa maniera. Magicamente quindi, qui si ritorna dal tempo al denaro.

 

Per applicare il modello nel proprio studio

Le applicazioni della formula sono estensibili anche a interi piani di cura e all’intera attività, fino ad arrivare a costruire dei veri e propri modelli matematici su foglio elettronico che consentono di simulare gli effetti, in modo dettagliato, di ogni realizzata o solo progettata variazione dimensionale, tecnologica, relazionale dello studio. Chi fosse interessato all’applicazione della “formula di Bortolini” nel suo studio ha a disposizione due possibilità:

  • chiedere la speciale CONSULENZA (è richiesto il programma Microsoft Excel) inviando una email a paolobortolini@studiobortolini.com con oggetto: “Info formula”.
  • partecipare ai corsi del dottor Bortolinipartecipa ai miei corsi teorici e pratici.

A disposizione per approfondimenti anche a 0498962688. Grazie

 

* dottore commercialista, consulente e formatore per la gestione delle attività economiche in odontoiatria. Tel. 0498962688. Clicca per –> le consulenze. Clicca per–> i corsi.

 

Costo orario dello studio dentistico (4^ puntata): e in pratica, come si fa?

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[COSTO ORARIO DENTISTI]

Di Paolo Bortolini *

In questa quarta puntata della serie sul “costo orario” nello studio dentistico, si userà quanto costruito nelle precedenti per mostrare in pratica i calcoli di base del “nostro”. Per ricevere notifica delle prossime uscite, mettere il “mi iscrivo” su questo Blog o il “mi piace” sulla  nostra pagina Facebook

 

Riassunto delle puntate precedenti

Nella prima puntata si sono messi in guardia i lettori verso la diffusa approssimazione che  caratterizza scritti che circolano su Internet, di solito opera di persone che non sono esperti contabili. E’ stato ripetutamente affermato che con “costo orario” (CO) va intesa una tecnica contabile per ripartire in modo equo alcuni particolari, e importanti, costi dello studio sulle singole prestazioni già eseguite, trattandosi quindi di una misurazione consuntiva e precisa. Poi, cosa da tenere sempre bene in mente, è stato mostrato che avere un “costo orario” alto o basso non fa differenza sul piano del risultato economico complessivo dell’attività; quindi, idee che inducono a ritenere che se faccio una prestazione in meno tempo “risparmio” qualcosa, sono da ritenersi puri parti della fantasia. Nella formulazione generale per il calcolo, si è poi detto che null’altro che i costi e il tempo deve entrare, a nulla rilevando oggetti e soggetti quali le poltrone o gli operatori. Anzi, vedendo alcune formulazioni di altri autori (peraltro si ripete non esperti contabili) proposte in rete, posso dire che seguendo quei consigli ci si troverà a sottostimare l’incidenza dei costi del tempo sul costo delle prestazioni, dunque in situazione di grave rischio per quanto riguarda la tenuta dei propri conti.

In questa puntata si mostrerà come si calcola il “costo orario” e come si può arrivare, ma con razionalità, ad una sua valutazione preventiva per formulare delle ipotesi del prezzo da chiedere per le prestazioni da eseguire in futuro.

 

Il “costo orario” è un valore sempre e solo collegato al tempo

Una volta individuati quelli che nella terza puntata sono stati chiamati i “costi di tempo” (chè il “costo orario” non è un calderone dove entra anche quello che si spende per la baby sitter dei figli), tali costi si devono, guarda caso, ancorare al tempo.

Un primo esempio si può fare ipotizzando che lo studio sia stato in grado di sapere quanti sono i suoi costi di tempo di un certo periodo, cosa più facile disponendo di una contabilità organizzata “per competenza” oltre a quella “per cassa”.

Appunto per esemplificare diciamo che in un certo mese tali costi siano 10.000 €.. Il calcolo del CO è immediato: note le ore che sono state dedicate dai vari operatori clinici alle prestazioni eseguite nel mese, che fissiamo a 200 h., 10.000 €. diviso 200 h. da 50 €.. Questo è il costo orario, cioè la quota dei “costi di tempo” che è stata assorbita da ogni singola ora effettivamente lavorata. Non servono altri sforzi.

Per chi proprio non ci crede alla questione che le poltrone è meglio lasciarle ferme dove stanno, cioè a fare niente se qualcuno non le utilizza per produrre prestazioni, mostrerò cosa si ottiene applicando una delle varie “teorie” che si leggono in rete.

Poniamo che poltrone siano due e che lo studio sia aperto 8 ore al giorno per venti giorni al mese (totale ore di apertura = 160 h.). Secondo alcuni autori, il CO si calcola dividendo i costi rilevanti per le ore di apertura e poi per il numero di poltrone. Nel nostro esempio, si tratterebbe di: 10.000 €./160 h. = 62,50 €.; 62,50 €./2 poltr. = 31,25 €.. Secondo questa teoria, anziché essere 50 €., il CO sarebbe 31,25 €.. Qui si capisce subito, rispetto al calcolo corretto come l’ho mostrato, che quando si usa il CO per ripartire i costi di tempo in modo equo fra le prestazioni già eseguite, ma anche se lo si usa per fare il prezzo di una prestazione ancora da eseguire, con quest’ultimo “metodo” si otterrà un costo della prestazione sottostimato, distorto. Potendo dunque avere notevoli danni da abbaglio.

Va capito che, dal punto di vista dell’analisi economica, le poltrone sono oggetti inerti, non producono ricavi, perché questi li producono solo gli operatori clinici, perciò il tempo che conta è solo quello dell’operatore (e degli operatori se sono più di uno). Un clinico può produrre ricavo senza aver bisogno della poltrona, ma solo del suo tempo: una visita ad un paziente la si può fare anche alla scrivania, e per questo chiedere un compenso. A nulla poi valgono dei “correttivi”, quali la stima di esoterici “indici di saturazione” delle poltrone o degli operatori, per correggere la distorsione che un sistema come quello basato sulla ripartizione sulle ore di apertura e sulle poltrone, anziché solo sulle ore effettivamente lavorate, comporta. Sono complicazioni che provocano inutili mal di testa e perdite di tempo. Lo scrive un ragioniere che ragiona e pubblica sul punto da “soli” 34 anni!

Sulle poltrone si possono casomai calcolare altri interessanti indici, ma non il CO. E si tratta di indici di comparazione: fra diversi studi, per lo stesso studio osservato in momenti temporali diversi. Ad esempio, il totale del valore dei beni strumentali diviso il numero di poltrone è un buon indice, chiamato “Investimento fisso medio per poltrona”.

Si veda il seguente esempio conclusivo con i costi orari calcolati con i CO ottenuti dai due sistemi illustrati negli esempi (il giusto è 50 €. eh!):

CONFRONTO METODI

La sottostima del costo orario causata dall’applicazione del metodo erroneo, fa credere di guadagnare di più del reale. La cosa può essere gratificante dal punto di vista psicologico, ma è un’evidente illusione e foriera di errori.

 

Il “costo orario” per fare i preventivi

C’è un solo e unico metodo razionale per stimare il CO da considerare per le prestazioni ancora da eseguire, questo:

a) in primo luogo, stimare quanti costi di tempo sono ancora da sostenere da oggi a fine anno; diciamo per semplicità altri 10.000 €.

b) poi, stimare la quantità di ore di produzione di tutti gli operatori clinici che ci si può ragionevolmente (e magari prudenzialmente) attendere da oggi a fine anno, diciamo per semplicità 150 h.;

c) dividere i costi di tempo ancora da sostenere per le ore di produzione previste del punto b), 10.000 €./150 h. = 67 €.. Questo sarà il CO da considerare quando si costruisce un prezzo preventivo o si lavora sul tariffario.

Una più elegante modalità di applicazione del metodo di stima che ho appena illustrato, risolvendo un’equazione, è questa:

  1. ammettendo che il CO di 50 €. che ho calcolato “a consuntivo” si conformasse bene al livello di prezzi che lo studio è in grado di praticare, diciamo che lo studio ci si rispecchiasse bene in quel CO;
  2. una semplice equazione di primo grado: 10.000 €./X = 50 €., mi dirà che da qui a fine anno per avere un CO uguale a quello che ho avuto finora, dovremo, titolare e collaboratori clinici, lavorare almeno per 10.000/50 = 200 ore. Il punto allora sarà: saremo in grado di schedulare (mettere in agenda) 200 ore dei clinici? Aprendo così la porta a tutta una serie di domande e risposte, profondamente innestate in quella che chiamiamo la gestione dello studio dentistico! Buon lavoro!

* dottore commercialista, consulente e formatore per la gestione delle attività economiche in odontoiatria. Tel. 0498962688. Clicca per le consulenze.  Clicca per i miei corsi.

La “lente” del MEF sull’Odontoiatria. Parte 2^: il “fatturato” dei dentisti italiani

IMMAGINE PER DATI MEF 2

[FATTURATO DEI DENTISTI]

Di Paolo Bortolini *

In questa seconda parte del mio contributo alla interpretazione di questi dati MEF, mostro una elaborazione riferita al TOTALE DEGLI INCASSI E DEI RICAVI NAZIONALI dichiarati dalle tre forme giuridiche con cui viene esercitata l’attività degli studi odontoiatrici.

Da 13 anni nel sito del MEF (Ministero dell’economia), si pubblica annualmente una sintesi dei dati che ricava dalle dichiarazioni dei redditi cui sono abbinati gli “studi di settore”. Per quanto riguarda l’Odontoiatria, si tratta delle dichiarazioni cui è abbinato lo studio di settore per l’attività 86.23.00. Tali dati sono suddivisi fra tre “forme giuridiche” di esercizio:

  • le “Persone fisiche” (PF), quindi l’insieme dei professionisti inquadrati fiscalmente nel lavoro autonomo, che pagano l’Irpef;
  • le “Società di persone” (SP), forma che comprende al suo interno sia gli studi associati, inquadrati fiscalmente come lavoro autonomo, sia le s.a.s e le s.n.c., “commerciali” e “tra professionisti” inquadrate fiscalmente come imprese, i cui associati e i cui soci pagano l’Irpef “per trasparenza”;
  • infine le società di capitali (SC), in grandissima parte s.r.l., “commerciali” e “tra professionisti”.

Altre note ed “avvertenze” per l’interpretazione di questi dati, li si può leggere qui.

 

Vediamo intanto i numeri assoluti:

FATTURATO_ASSOLUTO

 

Gli stessi identici dati annuali, in forma di grafico “a colonne”:

FATTURATO_ASSOLUTO GRAFICO

 

Infine, presento i dati sempre in forma tabellare, però ricalcolati in percentuale del totale annuale, cosa a mio avviso più significativa della precedente per quanto riguarda le possibili interpretazioni (si noti la “tenuta stagna” della forma SP, cioè, come già scritto, gli studi associati, e il “travaso” di fatturato dai dentisti PF alle SC, cosa che si potrebbe interpretare affermando che il fatturato perso nel tempo dalle PF è andato in mano a non dentisti):

FATTURATO PERCENT

* dottore commercialista, consulente e formatore per la gestione delle attività economiche in odontoiatria. Tel. 0498962688. Clicca per –> le consulenze. Clicca per–> i corsi.

 

Analisi degli incassi nello studio dentistico: tre metodi facili facili

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Di Paolo Bortolini *

Una delle caratteristiche dell’esercizio privato della professione odontoiatrica è la presenza di un rapporto monetario diretto con il cliente, definito dall’alternarsi di addebiti per prestazioni eseguite e incassi.

 

Questo fatto sta all’origine di una buona parte delle attività extra-cliniche, prelevando numerose risorse di tempo e di organizzazione fra quelle disponibili in studio. Una buona informazione è certamente alla base delle azioni rivolte al miglioramento di questo rapporto, va quindi curata ed ampliata in ordine ad una sempre maggiore comprensione di quanto accade e, naturalmente, per avere la massima efficacia possibile nel realizzo di quanto eseguito. In questo articolo presento tre semplici ma efficaci modi di elaborazione di dati che, normalmente, sono sempre aggiornati e disponibili in ogni studio, chiamati:

  1. “Analisi del credito globale”;
  2. “Analisi della esigibilità del credito”;
  3. “Indice di attivismo nella gestione del credito”.

 

1) L’analisi del credito globale

Serve a misurare il credito totale dello studio, dato dalla differenza fra quanto è già stato addebitato ai pazienti, cioè i pagamenti attesi a seguito dell’esecuzione di prestazioni, e gli incassi effettivi ricevuti. Questo conteggio si deve fare sull’intero archivio dello studio, senza distinguere se i pazienti sono o meno in cura, da qui l’aggettivo di “globale”. Con i dati raccolti si calcola, per differenza, l’ammontare totale del credito, o “saldo”, cioè quanto lo studio avanza in termini assoluti, e anche un indice percentuale molto utile, che si può chiamare “Indice di efficacia della gestione degli incassi”, ottenuto dividendo il totale degli incassi con il totale degli addebiti. Un esempio di come impostare questo conteggio è dato nella seguente tabella:

INCASSI 1

L’apprezzamento dei risultati di questa analisi avviene: per il saldo valutandone a livello soggettivo l’ammontare; per l’indice, che sarà naturalmente quello medio dello studio, valutandone la misura rispetto a dei criteri obiettivi, ad esempio quelli espressi in questa griglia di valutazione, tratta dal mio libro “Gestione extra-clinica dello studio odontoiatrico”:

INCASSI 2

 

2) L’analisi della esigibilità del credito

Il secondo conteggio riprende gli stessi dati numerici dello schema precedente, sempre lavorando sull’intero archivio dello studio, suddividendoli in base ad alcune caratteristiche del rapporto con ogni paziente. Nell’esempio sono adoperate la presenza o meno di un appuntamento assegnato e la data di esecuzione delle cure, ma può essere ugualmente interessante l’impiego di ogni altro dato caratteristico del rapporto, reperibile fra quelli che definiscono la relazione di clientela, purché rivesta un utile significato per l’analista. La tabella che mostra questi conteggi può assumere questa forma:

INCASSI 3

Rispetto alla precedente tabella, con un’analisi di questo tipo si ricerca una lettura più fine della situazione. L’interpretazione dei risultati deve servire alla formulazione di ipotesi riguardo il grado presunto di esigibilità delle somme a credito, aspetto di estrema rilevanza soprattutto quando si sta vivendo una situazione lontana dall’ottimo per quanto riguarda il rapporto fra incassato ed eseguito, specie se sono in progetto azioni organizzate di riduzione del credito. Nell’esempio, l’interpretazione dei dati ipotizza che: i crediti dei pazienti con appuntamento e le cure eseguite negli ultimi 12 mesi dalla data dell’analisi sono considerati di più facile realizzo, il contrario per pazienti mancanti di appuntamento e per cure eseguite oltre gli ultimi 12 mesi. Questa lettura, per spiegarsi, è motivata, per quanto riguarda la presenza di appuntamento dal fatto che è più facile gestire finanziariamente un paziente che sta venendo in studio, per la data delle cure dalla anzianità del credito che, come è noto, più ci si allontana dal momento in cui è sorto più lo si considera meno esigibile e di valore reale inferiore al suo importo nominale.

 

3) L’indice di attivismo nella gestione del credito

E’ buona norma gestionale seguire con regolarità le singole “posizioni” finanziarie dei pazienti, non trascurando di esercitare qualche forma di intervento ogni volta si riscontrassero delle discrepanze fra ciò che ci si aspettava e la realtà. Non è difficile osservare per chi, come chi sta scrivendo questo articolo, opera negli studi da più di vent’anni che molte anomalie negli incassi derivano da mancanza di informazioni che, se presenti, porterebbero in modo tempestivo ad agire scoprendo che il più delle volte basta un semplice e cortese richiamo verbale al paziente per risolvere le situazioni. Ecco perché disporre di una misura di questo attivismo specifico può essere interessante per chi analizza la gestione di uno studio. La forma che questo conteggio può assumere è la seguente:

INCASSI 4

 

L’indice varia positivamente a partire da 0. Più è alto più ci si è dati da fare, con richiami verbali, telefonici o scritti, per stimolare i pazienti ad essere regolari. L’indicazione che se ne trae può essere molto utile per rendersi conto del proprio atteggiamento verso il problema, inferendone le cause in presenza di situazioni non buone.

Per approfondire questi argomenti, come per recepire graditissimi resoconti delle vostre esperienze in materia, la mia e-mail è sempre a vostra disposizione. Per approfondire e avere insegnamenti, software e materiali, l’ideale è considerare di partecipare ai miei corsi teorici e pratici.

 

* dottore commercialista, consulente e formatore per la gestione delle attività economiche in odontoiatria. Tel. 0498962688. Clicca per –> le consulenze. Clicca per–> i corsi.

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