GRATIS un grande manuale per ben gestire lo studio dentistico

In occasione del prossimo corso “Dalla clinica allo sviluppo del reddito”, in programma a Milano sabato 14 ottobre 2017, sempre organizzato da ODONTOline.it, ai partecipanti sarà data, IN OMAGGIO, una copia della ristampa celebrativa del mio libro “Gestione extraclinica dello studio dentistico-organizzazione operativa e relazionale”, uscito per i tipi di Masson nel 2001.

Colgo l’occasione di questa bella sorpresa, la ristampa celebrativa in poche copie del libro che scrissi 16 anni fa, usci nel 2001, e che ebbe tanto successo, ma da tempo esaurito, innanzitutto per ringraziare Dottor Francesco Simoni e Odontoline, che l’hanno pensata e promossa, e l’editore Edra, titolare dei diritti dell’editore Masson, che pubblicò a suo tempo l’opera, che l’ha accolta e realizzata in modo egregio. Poi, per illustrare in breve il contenuto di questo volume, che a tutt’oggi non solo non è stato assolutamente “superato” dallo scorrere del tempo, perché i temi che affronta sono e saranno presentissimi nella quotidianità del dentista, ma nemmeno da altri lavori usciti sull’argomento “gestione dello studio dentistico”, perché in nessuno di questi c’è quanto si può trovare in quest’opera.

Ci sono infatti le esatte indicazioni su come si organizzano i processi interni relativi alla accoglienza del paziente e alla visita, alla formulazione e alla proposta del preventivo, al rapporto economico, da quando inizia al recupero del credito, al potenziamento della collaborazione partecipativa del paziente alle cure, ai richiami da farsi durante e dopo la cura, alla promozione dello studio. E per “esatte indicazioni”, intendo dire che ci sono non generiche proposizioni, parole, ma numerosi e chiarissimi diagrammi di flusso (modellati sui “sistemi di qualità”, molto in voga al tempo della sua uscita), sui quali si può prima vedere come ci si deve organizzare, e poi verificare puntualmente come ci si sta comportando e dove si deve cambiare; ci sono poi tutte le parole che servono al dottore e agli assistenti per riempire di studiata comunicazione ogni fase, di questi processi. Oltre ai diagrammi di flusso e agli esempi di comunicazione, ci sono numerosi “moduli interni”, delle schede, da impiegarsi nel lavoro pratico per gestire le telefonate, i dati dei pazienti, la pianificazione dei trattamenti. Le parti dedicate alla comunicazione, sono proposte in maggior parte come “lettere tipo”, a suo tempo Internet era all’inizio, ma gli stessi testi sono oggi impiegabili con i nuovi, più pratici sistemi, basati sulla telefonia e l’informatica.

Inoltre, nel volume ci sono delle indicazioni puntualissime su come organizzare il lavoro di segreteria, che si spingono a spiegare come si devono preparare le etichette per i classificatori nei quali si archiviano i vari documenti di studio. Si troverà anche la prima versione della “formula di Bortolini”, argomento sempre presente nei miei corsi da quel tempo, con la quale si riesce a capire subito se e quanto una prestazione rende, e un capitolo dedicato al “marketing odontoiatrico”, che era innovativo allora e lo è ancora.

Tutto questo, unito all’applicazione costante, è finalizzato a potenziare il “passa parola”, a prevenire malintesi e discussioni, ad avere pazienti più collaborativi, a incassare meglio, a fissare i prezzi delle cure con cognizione di causa, con un sistema unico e ineguagliato di gestione delle fasi della visita, che porta ad una classificazione precisa degli elementi valorizzabili della futura cura. Come accadde a chi comprò il volume a suo tempo, e ancora oggi li vedo arrivare ai miei corsi con la loro copia originale in mano, consumata dalle ripetute consultazioni, per chiedermi una dedica che sono sempre felice di fare, chi riuscirà ad avere in mano una di queste copie potrà sicuramente maturare idee molto più specifiche e definite sull’oggetto “gestione dello studio” e sulla sua attuazione, avendo l’occasione di imprimere un grande positivo cambiamento alla sua attività.

Vedi il programma del corso e le condizioni per avere in omaggio la ristampa celebrativa del volume “Gestione extraclinica dello studio dentistico-organizzazione operativa e relazionale”.

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CONSULENZA ODONTOIATRICA PRESSO LO STUDIO DEL COLLEGA: QUANDO CONVIENE

Articolo di Paolo Bortolini
dottore magistrale in economia aziendale
dottore commercialista
consulente aziendale specializzato per l’Odontoiatria
dicembre 2016

Chi conosce i fatti della pratica dell’Odontoiatria, sa che è molto diffusa la pratica della “consulenza”. Comunemente, la si intende come la prestazione professionale resa ai pazienti di un collega presso il suo studio. In sintesi, ci si sposta per offrire la propria opera. Anche il fisco conosce questa pratica, tanto da dedicargli un intero cluster dello studio di settore dei dentisti, il terzo, e includerla in altri due. Assurgere agli “onori” dello studio di settore, significa che in caso l’Agenzia delle entrate mettesse sotto la lente di ingrandimento l’attività del professionista, questa caratteristica dell’attività potrebbe venire presa in considerazione. Anche per motivi collegati al fisco, dunque, non guasterà saperne di più su questa particolare modalità di esercizio professionale.

Come prima cosa, occorre distinguere i casi. Infatti, un conto è pensare al dentista che “gira” ma non ha uno studio suo, altro a quello che, invece, lo studio personale lo possiede. Diversi infatti sono i criteri per definire i costi e il rendimento effettivo di queste due situazioni. In questo articolo, mi occuperò solo del secondo caso. Il punto di vista che si assumerà, è bene chiarirlo, non è quello del titolare dello studio che “chiama” il collega, il quale, dal punto di vista economico, sarà probabilmente interessato ad avere una valida misurazione del “quanto gli rimane”, una volta remunerato il collega, ma quello del dentista che “gira”, il quale sarà verosimilmente interessato a sapere se, davvero, gli conviene abbandonare per un certo tempo il suo studio personale per recarsi ad operare presso colleghi. E’ quest’ultima valutazione l’oggetto di questo articolo.

Sempre nell’ambito dei chiarimenti, si deve anche considerare il fatto che un dentista può decidere di recarsi presso un collega per offrire la sua opera, anche per motivi diversi dal solito “vil denaro”: perché il collega gli è amico, o magari solo simpatico, o per rompere la routine, per “farsi un giro ogni tanto”. Non sono queste le situazioni che analizzeremo, perché a tutta evidenza la loro ragion d’essere è di tipo extra-economico, e non siamo interessati a questo. Ciò che qui sarà trattato, è il metodo per calcolare la resa economica effettiva della consulenza prestata a scopo lucrativo.

Nella mia attività di relatore e consulente, è frequente la richiesta di offrire elementi per sapere se queste consulenze vanno mantenute, modificate o cancellate. Chi si rivolge a me ha quasi sempre già iniziato a farsi i conti, non accontentandosi di vedersi consegnare dal collega una somma di denaro, senza sapere se quella “paga” davvero l’impegno profuso. Mi si rappresenta però una certa complessità di questi conteggi, e a ragione, dico io, da cui la necessità di un confronto con l’esperto. Gli approcci al problema sono due: quello che considera la “consulenza” come fosse una prestazione fatta nel proprio studio, in sostanza il lavoro presso il collega è considerato, ovviamente in modo figurato, un’estensione di quello svolto nel proprio studio; quello che invece tende a isolare la “consulenza” come fosse un’attività del tutto autonoma da quella esercitata presso la propria sede. La mia preferenza va al secondo approccio.

Le differenze fra i due approcci, riguardano il modo di considerare i costi, in quanto per la misura del “prodotto” problemi non ce ne sono: esso sarà sempre il “valorizzato” presso il collega, e cioè l’ammontare delle parcelle maturate in base alle prestazioni eseguite e/o il “fisso” che in certi casi entra negli accordi. Quindi, per il “lato attivo” zero difficoltà, tranne quella, disgraziatissima, di…non percepirlo! Ma questa è da considerarsi la canonica eccezione alla regola.

Invece per i costi, i dubbi, per chi non è esperto di contabilità applicata alla professione odontoiatrica, nascono eccome. Per i costi fissi, ci si domanderà, se si segue il primo approccio, se è corretto non fare differenze fra il lavoro esterno e quello nel proprio studio, in sostanza se è giusto utilizzare il valore realizzato con la consulenza esterna per coprire dei costi che, in apparenza, non hanno niente a che fare con essa, si pensi all’affitto del proprio studio. Con il secondo approccio, i dubbi vengono quando ci si domanda quali siano i costi, fra quelli che si sostengono, da addebitare alla consulenza. Questioni fuori della portata di un ragionamento al più amatoriale, come inevitabilmente è quello di chi non ha una specifica e documentata preparazione in materia, che le lauree di chi esercita la professione odontoiatrica, evidentemente, non possono contemplare.

Dirò ora della metodica da utilizzare per scoprire se conviene “andare in consulenza” quando si ha già il proprio studio. Segnalerò inoltre un nuovo e innovativo strumento pratico, oltretutto gratuito, per metterla subito in pratica. Il pregio di questo “terzo approccio” è la semplicità, e la chiarezza, esito dell’incontro fra l’esperienza nel controllo di gestione dell’odontoiatria da me maturata nei tanti anni dedicati ai dentisti e ai loro problemi gestionali, con la competenza nella materia certificata dal mio curriculum.

In breve: la “consulenza” di cui ci stiamo occupando conviene se fa guadagnare più di quello che fa perdere, che è il guadagno, cioè ciò che “resta in tasca” per davvero e che chiamerò rendimento, che si avrebbe rimanendo nel proprio studio. Per saperlo, si deve rapportare il rendimento al tempo: posto pari a x il rendimento orario che il lavoro nel proprio studio procura, la consulenza ha un senso economico se offre, almeno, lo stesso x moltiplicato per le ore ad essa dedicate più i costi che si sostengono per effettuarla, dove detti costi sono solo di tipo “consumo”, dunque, chi mi ha già seguito lo avrà capito, stiamo parlando di costi variabili, perciò facilmente misurabili perché hanno consistenza fisica e valori certi.

La variabile da impegnarsi a conoscere per valutare la convenienza della consulenza è dunque il rendimento orario “tipico”, rectius medio, del proprio studio. Che non è misurabile, e chi lo pensasse mi ascolti, si fidi, cancelli definitivamente dalla memoria, se le ha, queste idee, con le differenze fra entrate e uscite o riferendosi ai dati fiscali. Lo si conoscerà se si sarà in grado di eseguire una corretta misurazione economica della produzione nel proprio studio, che contempli oltre al valore prodotto e i costi, il tempo dedicato.

Dunque, affinché una consulenza sia conveniente, le parcelle che si ricavano devono essere maggiori del prodotto del rendimento orario tipico del proprio studio per le ore che a questa si dedicano, al quale vanno aggiunti i costi “vivi” che si sostengono per gli spostamenti e quelli dei materiali, se acquistati dal consulente, utilizzati per eseguire le prestazioni dal collega. Con un esempio, se il rendimento orario tipico dello studio del consulente fosse €. 100, se le ore dedicate alla consulenza fossero 5, inclusive dei tempi di trasferta qualora avvenissero in orari compatibili con quelli di apertura del proprio studio, se i costi variabili sostenuti dal consulente fossero €. 400, ebbene questi potrà “consultare” senza rimetterci ma senza guadagnare, se il collega “consultato” gli farà maturare parcelle per €. 500 + €. 400 = €. 900. Si guadagnerà più di quanto sarebbe stato se si fosse restati nel proprio studio invece di andare dal collega, quando il valore realizzato con la consulenza sarà superiore a €. 900, e tale maggior guadagno sarà proprio questo maggior valore.

E veniamo infine allo strumento pratico di cui ho scritto prima. E’ AGENDADELLASERA.IT, la Web application gratuita che insieme a ODONTOline ho creato e messo in rete, per dare agli Odontoiatri italiani la possibilità di avere le informazioni per migliorare i loro risultati economici. Per l’impiego del programma, basta registrarsi e, mi raccomando, leggere molto bene la guida. Per applicare il metodo che ho qui esposto, in AGENDADELLASERA.IT ci si dovrà creare due account: uno dedicato esclusivamente al proprio studio, con il quale calcolare il rendimento orario tipico, l’altro all’attività esterna di consulenza. Per quest’ultima, l’ottima portabilità del programma su dispositivi mobili faciliterà di molto le cose, potendo inserire i dati di valore, cioè le parcelle maturate, quelli di tempo e dei costi variabili, cioè i materiali impiegati ma anche benzina e autostrada, letteralmente in itinere. Per sapere quanto rende davvero la “consulenza”, e questo lo trovate scritto solo su questo articolo, nell’account ad essa dedicato invece di utilizzare il “costo orario”, come si deve fare in quello dedicato al proprio studio, si dovrà inserire nell’apposito spazio il rendimento orario tipico dello studio personale, previamente calcolato con l’account dedicato al proprio studio, il programma farà il resto. Agli interessati non resta che iniziare! E ne parleremo ai prossimi corsi. Grazie e a presto!

Corso pratico di amministrazione e management per l’Odontoiatra 2016, VIDEO di presentazione

L’organizzatore di questo corso, Odontoline.it, ha pubblicato un VIDEO di presentazione dell’iniziativa e le date fissate per il 2016. Buona visione!

Svolto a Milano l’incontro “Contabilità e fisco” del Corso pratico-informatico di management per l’Odontoiatra

Nei giorni 1-3 Ottobre 2015 si è tenuto a Milano l’incontro in programma del “Corso pratico”, dedicato all’amministrazione contabile e fiscale dello studio dentistico. Ringrazio i partecipanti e Odontoline.it per la consueta impeccabile organizzazione.

Aula corso pratico CEF ottobre 2015 Milano

Aula corso pratico CEF ottobre 2015 Milano

Dal dentista: quando i pazienti “tirano indietro” sui pagamenti

Dal forum “Gestione dello studio”, di Odontoline.it, di cui sono il Moderatore, pubblico la mia risposta ad un topic intitolato “Pazienti che non pagano”, il cui autore così scrive: “Buongiorno, come vi comportate voi con pazienti che non pagano e spariscono? Avete utilizzato dei metodi come la cessione o recupero del credito? Se si a quali società vi siete rivolti?”. L’argomento è ovviamente di grande attualità. Pubblico la mia risposta, corredata da un esempio di un foglio di calcolo per Excel visibile in calce all’articolo.

“I tempi sono difficili e molti “tirano indietro” sui pagamenti per cause di forza maggiore. Del resto, la gestione di incassi dilazionati dai clienti è da sempre connaturata alla vostra professione e, come si dice, “di necessità si deve far virtù”. Questo problema non si affronta centrando l’attenzione sui singoli casi (le “fregature”), di solito sono poche e per sperare di evitarle ci si affida al “naso”. Un margine di prestazioni non pagate comunque è del tutto naturale, ma non dovrebbe superare il 10% dell’eseguito, ed è già davvero troppo.

L’approccio deve essere globale, centrato cioè sulla massa dei pazienti in cura, fra i quali ci sarà chi paga “lento” e chi paga “rock”: i secondi sovvenzionano i primi, l’importante è riuscire a incassare quanto serve per fare fronte ai propri impegni di pagamento a fine mese. Questo approccio globale è da tempo fra gli argomenti dei miei corsi. Servono però dei numeri, ma che siano chiari, altrimenti si perde tempo e magari si sbaglia pure.

Ad esempio, se si potesse sapere a quanto deve ammontare l’incasso minimo mensile da ottenere dai singoli pazienti che vengono in studio per far fronte al proprio fabbisogno, si potrebbe scoprire che se un paziente versa poniamo tre volte quell’ammontare, ad altri due che in quel mese non riescono a versare si possono offrire le prestazioni necessarie senza soffrire. Il mese dopo, magari, i due “beneficiati” verseranno, avviando una specie di “staffetta” che occorre monitorare per accorgersi se si sta autoalimentando.

Allego uno schema per fare il conteggio menzionato, è un’immagine di un foglio Excel che ognuno si potrà replicare. A chi lo farà, suggerisco di fare diverse prove cambiando i valori su fondo giallo, e in particolare quello contrassegnato con la lettera F. Non mancheranno interessanti scoperte.”

INCASSO_MINIMO_MENSILE_PER_PAZIENTE

Rendimento dello studio dentistico: un caso di successo grazie ad una vera informatica gestionale

Presento un’elaborazione dei dati di uno studio dentistico mio cliente (è l’immagine visibile al fondo dell’articolo). Per “mio cliente”, s’intenda questo: i titolari dello studio, dottore e moglie, quarantenni, hanno partecipato ai corsi organizzati da Odontoline.it, prima quello di una giornata, poi i due pratici nei quali hanno ricevuto i software Excel da me programmati per la gestione quotidiana della contabilità interna, della fiscalità e dei ricavi e costi delle operazioni cliniche. Finito il periodo di assistenza compreso nelle quote dei due corsi pratici, i titolari hanno continuato con me un rapporto a pagamento, che include un’attività di revisione dei loro dati. Tutto questo ha avuto inizio nel novembre 2013. Lo studio è un monoprofessionale con due poltrone sito nel Nord Ovest Italia. Il dottore esegue tutte le prestazioni, incluse quelle di igiene e profilassi, mentre per l’ortodonzia si avvale di un collega consulente.

Come è noto a chi ha un po’ di preparazione informatica e ha un po’ riflettuto sulla gestione del suo studio, la maggior parte dei gestionali odontoiatrici “del commercio” è da ritenersi parecchio carente sul piano amministrativo e del controllo di gestione. Ad avviso di chi scrive, non si può comunque pretendere più di tanto da questi programmi “universalistici”, i quali riescono in ogni caso a fornire validi e necessari supporti al dentista, quali la documentazione clinica, la scrittura automatizzata di testi, la contabilità del singolo paziente e, cosa assai importante e complessa da gestire con l’informatica, la fatturazione delle prestazioni. Per amministrare lo studio, cioè per sapere come davvero stanno andando le cose, e come stanno per andare, servono dei programmi specialistici, da inserirsi fra il “gestionale” e l’opera del commercialista, che ne rimangano però del tutto indipendenti e ulteriori. Uscire da questo schema facendo delle commistioni, da ritenersi innaturali, fra le funzioni e le procedure dei tre sistemi amministrativi appena menzionati, porterà inevitabilmente a non avere il necessario controllo della situazione, a non sapere bene cosa fare per i prezzi, gli acquisti, le spese, le tasse.

Tornando al nostro “caso”, questo studio ha recepito il messaggio che da tempo sto inviando ai dentisti: occuparsi in prima persona del controllo economico e dell’amministrazione. E con il necessario impegno. Ogni tentativo di negazione o ridimensionamento di questo principio, si è dimostrato fallimentare. Certo che se un dentista, come nel caso che sto presentando, ha la fortuna di avere il coniuge disponibile, o comunque può affidare queste attività a un alter ego, allora può continuare a pensare solo all’odontoiatria. Altrimenti no. Ho visto dentisti che, venuti ai miei corsi e ricevuti i programmi, hanno pensato di delegare a un normale dipendente la gestione del sistema. Non hanno ottenuto risultati. Al più, si può delegare qualche parte dell’inserimento dati negli studi grandi, ma ricontrollandone l’esecuzione, perché, si ricordi, nessun dipendente può (e nemmeno deve!) essere tanto interessato ai conti dello studio quanto lo è il titolare. Torniamo adesso davvero al “caso”. La prima “mossa” è stata quella di assumere in capo ai titolari ogni responsabilità di gestione e rendicontazione dei dati amministrativi, e di rapporto con i fornitori, revocandola all’assistente da tempo delegata, che la svolgeva usando la “prima nota” del gestionale, passando ai software specialistici. L’anno dopo, il 2014, gli incassi sono aumentati di circa 70 mila Euro a parità di produzione eseguita. Perché è successo? Al di la delle spiegazioni puntuali, che comunque i software ben mostrano, è proprio “l’occhio del padrone” che, in questo caso, ingrassa non il cavallo ma la borsa. L’imponibile fiscale del 2014 è ovviamente aumentato, di circa 30 mila Euro, e quello del 2015 in formazione sarà dell’ordine dei 110 mila Euro. Nel 2012 era meno di 50 mila. Al 1/1/14 lo studio aveva nei suoi conti circa 40 mila Euro, oggi, mentre scrivo, ne ha 127 mila.

E cosa ne avranno fatto, questi titolari, dei miei software per la misura del “Rendimento”? Li hanno usati con scrupolo e continuità, ottenendo le informazioni utili per prendere decisioni in sicurezza: riorganizzare il lavoro, chiedere di più per le prestazioni, eliminare le attività in perdita, rivedere i rapporti con il consulente, iniziare un nuovo leasing e tante altre meno appariscenti ma certamente, come si vedrà, portatrici di guadagni. Oggi, con il software da me programmato e in uso in questo studio, è stata generata, in qualche minuto, questa tabella Pivot, che meglio di ogni parola spiega perché questo studio ha ora più soldi in banca. Ricordo che: il rendimento è il guadagno, e non dipende da entrate e uscite; l’imponibile fiscale non mostra quanto guadagni, ma al più approssima il flusso di cassa; il guadagno dell’attività dipende dalla somma algebrica dei guadagni e delle inevitabili perdite di tutte le prestazioni che si eseguono. Faccio infine presente che, se uno studio non ha un margine di guadagno sulle pure operazioni (cioè al lordo di prelievi personali e imposte) di almeno il 40%, si indebita. La tabella mostra il risultato economico dei primi cinque mesi dell’anno, distinto per categoria di prestazioni (la Pivot può far vedere, solo “toccando” i quadratini con il +, i risultati delle singole prestazioni delle varie categorie), che include le imposte (per il 2015 sono “caricati” 40 mila Euro di tasse annuali). Gli importi del rendimento alla riga “Totale”, sono quindi quelli utilizzabili per se stessi. Cliccare sulla seguente immagine per osservare la tabella Pivot:

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Economia applicata all’odontoiatria: nuovi concetti per misurare costi e guadagni dello studio

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Desidero informare chi ha seguito i miei corsi sulla disponibilità di nuove versioni dei software e del materiale stampato, relativamente al sistema di controllo dei costi e dei rendimenti delle singole operazioni.

E’ infatti pronta la nuova dispensa dedicata ai software per l’analisi dei costi e rendimenti delle operazioni. Ora il software principale è in grado di fare i calcoli escludendo a piacere dai costi quelli del titolare e le tasse, per sapere così quanto rendono le operazioni cliniche in se stesse (il margine sui ricavi “normale” che ho indicato, nella dispensa, di questo nuovo “Rendimento delle operazioni”, dovrebbe essere fra il 40 e il 60%). E’ particolarmente chiaro il capitolo che descrive le condizioni economiche in cui si eseguono le operazioni e la loro codificazione a livello informatico. I materiali sono subito disponibili per i miei clienti e per chi frequenterà il “corso pratico” nelle prossime edizioni.

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