Costo orario dello studio dentistico (4^ puntata): e in pratica, come si fa?

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Di Paolo Bortolini *

In questa quarta puntata della serie sul “costo orario” nello studio dentistico, si userà quanto costruito nelle precedenti per mostrare in pratica i calcoli di base del “nostro”. Per ricevere notifica delle prossime uscite, mettere il “mi iscrivo” su questo Blog o il “mi piace” sulla  nostra pagina Facebook

 

Riassunto delle puntate precedenti

Nella prima puntata si sono messi in guardia i lettori verso la diffusa approssimazione che  caratterizza scritti che circolano su Internet, di solito opera di persone che non sono esperti contabili. E’ stato ripetutamente affermato che con “costo orario” (CO) va intesa una tecnica contabile per ripartire in modo equo alcuni particolari, e importanti, costi dello studio sulle singole prestazioni già eseguite, trattandosi quindi di una misurazione consuntiva e precisa. Poi, cosa da tenere sempre bene in mente, è stato mostrato che avere un “costo orario” alto o basso non fa differenza sul piano del risultato economico complessivo dell’attività; quindi, idee che inducono a ritenere che se faccio una prestazione in meno tempo “risparmio” qualcosa, sono da ritenersi puri parti della fantasia. Nella formulazione generale per il calcolo, si è poi detto che null’altro che i costi e il tempo deve entrare, a nulla rilevando oggetti e soggetti quali le poltrone o gli operatori. Anzi, vedendo alcune formulazioni di altri autori (peraltro si ripete non esperti contabili) proposte in rete, posso dire che seguendo quei consigli ci si troverà a sottostimare l’incidenza dei costi del tempo sul costo delle prestazioni, dunque in situazione di grave rischio per quanto riguarda la tenuta dei propri conti.

In questa puntata si mostrerà come si calcola il “costo orario” e come si può arrivare, ma con razionalità, ad una sua valutazione preventiva per formulare delle ipotesi del prezzo da chiedere per le prestazioni da eseguire in futuro.

 

Il “costo orario” è un valore sempre e solo collegato al tempo

Una volta individuati quelli che nella terza puntata sono stati chiamati i “costi di tempo” (chè il “costo orario” non è un calderone dove entra anche quello che si spende per la baby sitter dei figli), tali costi si devono, guarda caso, ancorare al tempo.

Un primo esempio si può fare ipotizzando che lo studio sia stato in grado di sapere quanti sono i suoi costi di tempo di un certo periodo, cosa più facile disponendo di una contabilità organizzata “per competenza” oltre a quella “per cassa”.

Appunto per esemplificare diciamo che in un certo mese tali costi siano 10.000 €.. Il calcolo del CO è immediato: note le ore che sono state dedicate dai vari operatori clinici alle prestazioni eseguite nel mese, che fissiamo a 200 h., 10.000 €. diviso 200 h. da 50 €.. Questo è il costo orario, cioè la quota dei “costi di tempo” che è stata assorbita da ogni singola ora effettivamente lavorata. Non servono altri sforzi.

Per chi proprio non ci crede alla questione che le poltrone è meglio lasciarle ferme dove stanno, cioè a fare niente se qualcuno non le utilizza per produrre prestazioni, mostrerò cosa si ottiene applicando una delle varie “teorie” che si leggono in rete.

Poniamo che poltrone siano due e che lo studio sia aperto 8 ore al giorno per venti giorni al mese (totale ore di apertura = 160 h.). Secondo alcuni autori, il CO si calcola dividendo i costi rilevanti per le ore di apertura e poi per il numero di poltrone. Nel nostro esempio, si tratterebbe di: 10.000 €./160 h. = 62,50 €.; 62,50 €./2 poltr. = 31,25 €.. Secondo questa teoria, anziché essere 50 €., il CO sarebbe 31,25 €.. Qui si capisce subito, rispetto al calcolo corretto come l’ho mostrato, che quando si usa il CO per ripartire i costi di tempo in modo equo fra le prestazioni già eseguite, ma anche se lo si usa per fare il prezzo di una prestazione ancora da eseguire, con quest’ultimo “metodo” si otterrà un costo della prestazione sottostimato, distorto. Potendo dunque avere notevoli danni da abbaglio.

Va capito che, dal punto di vista dell’analisi economica, le poltrone sono oggetti inerti, non producono ricavi, perché questi li producono solo gli operatori clinici, perciò il tempo che conta è solo quello dell’operatore (e degli operatori se sono più di uno). Un clinico può produrre ricavo senza aver bisogno della poltrona, ma solo del suo tempo: una visita ad un paziente la si può fare anche alla scrivania, e per questo chiedere un compenso. A nulla poi valgono dei “correttivi”, quali la stima di esoterici “indici di saturazione” delle poltrone o degli operatori, per correggere la distorsione che un sistema come quello basato sulla ripartizione sulle ore di apertura e sulle poltrone, anziché solo sulle ore effettivamente lavorate, comporta. Sono complicazioni che provocano inutili mal di testa e perdite di tempo. Lo scrive un ragioniere che ragiona e pubblica sul punto da “soli” 34 anni!

Sulle poltrone si possono casomai calcolare altri interessanti indici, ma non il CO. E si tratta di indici di comparazione: fra diversi studi, per lo stesso studio osservato in momenti temporali diversi. Ad esempio, il totale del valore dei beni strumentali diviso il numero di poltrone è un buon indice, chiamato “Investimento fisso medio per poltrona”.

Si veda il seguente esempio conclusivo con i costi orari calcolati con i CO ottenuti dai due sistemi illustrati negli esempi (il giusto è 50 €. eh!):

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La sottostima del costo orario causata dall’applicazione del metodo erroneo, fa credere di guadagnare di più del reale. La cosa può essere gratificante dal punto di vista psicologico, ma è un’evidente illusione e foriera di errori.

 

Il “costo orario” per fare i preventivi

C’è un solo e unico metodo razionale per stimare il CO da considerare per le prestazioni ancora da eseguire, questo:

a) in primo luogo, stimare quanti costi di tempo sono ancora da sostenere da oggi a fine anno; diciamo per semplicità altri 10.000 €.

b) poi, stimare la quantità di ore di produzione di tutti gli operatori clinici che ci si può ragionevolmente (e magari prudenzialmente) attendere da oggi a fine anno, diciamo per semplicità 150 h.;

c) dividere i costi di tempo ancora da sostenere per le ore di produzione previste del punto b), 10.000 €./150 h. = 67 €.. Questo sarà il CO da considerare quando si costruisce un prezzo preventivo o si lavora sul tariffario.

Una più elegante modalità di applicazione del metodo di stima che ho appena illustrato, risolvendo un’equazione, è questa:

  1. ammettendo che il CO di 50 €. che ho calcolato “a consuntivo” si conformasse bene al livello di prezzi che lo studio è in grado di praticare, diciamo che lo studio ci si rispecchiasse bene in quel CO;
  2. una semplice equazione di primo grado: 10.000 €./X = 50 €., mi dirà che da qui a fine anno per avere un CO uguale a quello che ho avuto finora, dovremo, titolare e collaboratori clinici, lavorare almeno per 10.000/50 = 200 ore. Il punto allora sarà: saremo in grado di schedulare (mettere in agenda) 200 ore dei clinici? Aprendo così la porta a tutta una serie di domande e risposte, profondamente innestate in quella che chiamiamo la gestione dello studio dentistico! Buon lavoro!

* dottore commercialista, consulente e formatore per la gestione delle attività in odontoiatria. Tel. 0498962688. Clicca per le consulenze.  Clicca per i miei corsi.

La “lente” del MEF sull’Odontoiatria. Parte 2^: il “fatturato” dei dentisti italiani

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Di Paolo Bortolini *

In questa seconda parte del mio contributo alla interpretazione di questi dati MEF, mostro una elaborazione riferita al TOTALE DEGLI INCASSI E DEI RICAVI NAZIONALI dichiarati dalle tre forme giuridiche con cui viene esercitata l’attività degli studi odontoiatrici.

Da 13 anni nel sito del MEF (Ministero dell’economia), si pubblica annualmente una sintesi dei dati che ricava dalle dichiarazioni dei redditi cui sono abbinati gli “studi di settore”. Per quanto riguarda l’Odontoiatria, si tratta delle dichiarazioni cui è abbinato lo studio di settore per l’attività 86.23.00. Tali dati sono suddivisi fra tre “forme giuridiche” di esercizio:

  • le “Persone fisiche” (PF), quindi l’insieme dei professionisti inquadrati fiscalmente nel lavoro autonomo, che pagano l’Irpef;
  • le “Società di persone” (SP), forma che comprende al suo interno sia gli studi associati, inquadrati fiscalmente come lavoro autonomo, sia le s.a.s e le s.n.c., “commerciali” e “tra professionisti” inquadrate fiscalmente come imprese, i cui associati e i cui soci pagano l’Irpef “per trasparenza”;
  • infine le società di capitali (SC), in grandissima parte s.r.l., “commerciali” e “tra professionisti”.

Altre note ed “avvertenze” per l’interpretazione di questi dati, li si può leggere qui.

 

Vediamo intanto i numeri assoluti:

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Gli stessi identici dati annuali, in forma di grafico “a colonne”:

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Infine, presento i dati sempre in forma tabellare, però ricalcolati in percentuale del totale annuale, cosa a mio avviso più significativa della precedente per quanto riguarda le possibili interpretazioni (si noti la “tenuta stagna” della forma SP, cioè, come già scritto, gli studi associati, e il “travaso” di fatturato dai dentisti PF alle SC, cosa che si potrebbe interpretare affermando che il fatturato perso nel tempo dalle PF è andato in mano a non dentisti):

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* dottore commercialista, consulente e formatore per la gestione dell’odontoiatria. Contatti a 0498962688

 

Analisi degli incassi nello studio dentistico: tre metodi facili facili

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Una delle caratteristiche dell’esercizio privato della professione odontoiatrica è la presenza di un rapporto monetario diretto con il cliente, definito dall’alternarsi di addebiti per prestazioni eseguite e incassi.

 

Questo fatto sta all’origine di una buona parte delle attività extra-cliniche, prelevando numerose risorse di tempo e di organizzazione fra quelle disponibili in studio. Una buona informazione è certamente alla base delle azioni rivolte al miglioramento di questo rapporto, va quindi curata ed ampliata in ordine ad una sempre maggiore comprensione di quanto accade e, naturalmente, per avere la massima efficacia possibile nel realizzo di quanto eseguito. In questo articolo presento tre semplici ma efficaci modi di elaborazione di dati che, normalmente, sono sempre aggiornati e disponibili in ogni studio, chiamati:

  1. “Analisi del credito globale”;
  2. “Analisi della esigibilità del credito”;
  3. “Indice di attivismo nella gestione del credito”.

 

1) L’analisi del credito globale

Serve a misurare il credito totale dello studio, dato dalla differenza fra quanto è già stato addebitato ai pazienti, cioè i pagamenti attesi a seguito dell’esecuzione di prestazioni, e gli incassi effettivi ricevuti. Questo conteggio si deve fare sull’intero archivio dello studio, senza distinguere se i pazienti sono o meno in cura, da qui l’aggettivo di “globale”. Con i dati raccolti si calcola, per differenza, l’ammontare totale del credito, o “saldo”, cioè quanto lo studio avanza in termini assoluti, e anche un indice percentuale molto utile, che si può chiamare “Indice di efficacia della gestione degli incassi”, ottenuto dividendo il totale degli incassi con il totale degli addebiti. Un esempio di come impostare questo conteggio è dato nella seguente tabella:

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L’apprezzamento dei risultati di questa analisi avviene: per il saldo valutandone a livello soggettivo l’ammontare; per l’indice, che sarà naturalmente quello medio dello studio, valutandone la misura rispetto a dei criteri obiettivi, ad esempio quelli espressi in questa griglia di valutazione, tratta dal mio libro “Gestione extra-clinica dello studio odontoiatrico”:

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2) L’analisi della esigibilità del credito

Il secondo conteggio riprende gli stessi dati numerici dello schema precedente, sempre lavorando sull’intero archivio dello studio, suddividendoli in base ad alcune caratteristiche del rapporto con ogni paziente. Nell’esempio sono adoperate la presenza o meno di un appuntamento assegnato e la data di esecuzione delle cure, ma può essere ugualmente interessante l’impiego di ogni altro dato caratteristico del rapporto, reperibile fra quelli che definiscono la relazione di clientela, purché rivesta un utile significato per l’analista. La tabella che mostra questi conteggi può assumere questa forma:

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Rispetto alla precedente tabella, con un’analisi di questo tipo si ricerca una lettura più fine della situazione. L’interpretazione dei risultati deve servire alla formulazione di ipotesi riguardo il grado presunto di esigibilità delle somme a credito, aspetto di estrema rilevanza soprattutto quando si sta vivendo una situazione lontana dall’ottimo per quanto riguarda il rapporto fra incassato ed eseguito, specie se sono in progetto azioni organizzate di riduzione del credito. Nell’esempio, l’interpretazione dei dati ipotizza che: i crediti dei pazienti con appuntamento e le cure eseguite negli ultimi 12 mesi dalla data dell’analisi sono considerati di più facile realizzo, il contrario per pazienti mancanti di appuntamento e per cure eseguite oltre gli ultimi 12 mesi. Questa lettura, per spiegarsi, è motivata, per quanto riguarda la presenza di appuntamento dal fatto che è più facile gestire finanziariamente un paziente che sta venendo in studio, per la data delle cure dalla anzianità del credito che, come è noto, più ci si allontana dal momento in cui è sorto più lo si considera meno esigibile e di valore reale inferiore al suo importo nominale.

 

3) L’indice di attivismo nella gestione del credito

E’ buona norma gestionale seguire con regolarità le singole “posizioni” finanziarie dei pazienti, non trascurando di esercitare qualche forma di intervento ogni volta si riscontrassero delle discrepanze fra ciò che ci si aspettava e la realtà. Non è difficile osservare per chi, come chi sta scrivendo questo articolo, opera negli studi da più di vent’anni che molte anomalie negli incassi derivano da mancanza di informazioni che, se presenti, porterebbero in modo tempestivo ad agire scoprendo che il più delle volte basta un semplice e cortese richiamo verbale al paziente per risolvere le situazioni. Ecco perché disporre di una misura di questo attivismo specifico può essere interessante per chi analizza la gestione di uno studio. La forma che questo conteggio può assumere è la seguente:

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L’indice varia positivamente a partire da 0. Più è alto più ci si è dati da fare, con richiami verbali, telefonici o scritti, per stimolare i pazienti ad essere regolari. L’indicazione che se ne trae può essere molto utile per rendersi conto del proprio atteggiamento verso il problema, inferendone le cause in presenza di situazioni non buone.

Per approfondire questi argomenti, come per recepire graditissimi resoconti delle vostre esperienze in materia, la mia e-mail è sempre a vostra disposizione. Per approfondire e avere insegnamenti, software e materiali, l’ideale è considerare di partecipare ai miei corsi teorici e pratici.

A disposizione per approfondimenti anche a 0498962688. In attesa di risentirci, auguro come sempre: buon lavoro!

Costo orario dello studio dentistico (3^ puntata): fissi, variabili, diretti o indiretti? Ci vuole aria nuova!

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Di Paolo Bortolini *

Ecco la terza puntata della serie sul “costo orario” nello studio dentistico. Per ricevere notifica delle prossime uscite, mettere il “mi iscrivo” su questo Blog o il “mi piace” sulla  nostra pagina Facebook

Riassunto delle puntate precedenti

Fatta un po’ di luce sulle idee non proprio precise che ancora circolano nel mondo dei dentisti, si è poi affermato che: 1) il “costo orario” è un puro espediente contabile per ripartire in modo equo i “costi fissi” sulle singole prestazioni già eseguite; 2) la sua formula generica è perciò “Costi fissi”/Tempo; 3) ha natura puramente consuntiva; 4) avercelo alto o basso nulla cambia sul risultato economico dello studio; 5) se si chiama “orario”, nulla avrà a che fare con le poltrone; 6) il tempo che si deve prendere come denominatore della formula generale è quello detto “dello studio” illustrato nella seconda puntata.

In questa puntata si discuterà sui costi da prendere a base del calcolo del “costo orario”.

Innanzitutto, si dovrebbe spiegare che cosa è un “costo”. I più probabilmente credono che un costo sia rappresentato da un esborso di denaro. Ma se questo soddisfa il ragionamento del “padre di famiglia”, non va bene per quello gestionale. Un costo è la misura monetaria della quantità impiegata di una risorsa in un processo produttivo. Risorse sono i beni e servizi utilizzati per lavorare, i capitali propri e di terzi utilizzati allo stesso scopo. In alcuni casi questa misura corrisponde all’esborso di denaro, in altri no. L’ammortamento è un costo annuale, ma l’esborso di denaro è avvenuto magari anni prima; un materiale di consumo utilizzato, può non essere ancora stato pagato, e via esemplificando. Non è alla portata di questi articoli spiegare la natura dei costi (e se non se ne capisce la natura è utopistico controllarli), cosa per cui rimando ai miei corsi. Detto ciò, da qui in avanti diamo per scontato che quando parliamo di costi…si sappia cosa stiamo maneggiando!

 

“Fissi e variabili”, “diretti e indiretti”: siamo sulla strada giusta?

Molti anni fa, e precisamente nel 2001, detti un’indicazione poi ripresa praticamente da tutti quelli che hanno scritto e scrivono sul punto, di considerare “fissi” tutti i costi diversi da: materiali odontoiatrici consumati (che è cosa diversa dagli “acquistati”), parcelle dei collaboratori per le prestazioni da loro eseguite sui pazienti del dentista loro committente, lavori di laboratorio consegnati. Era il 2001, e questa proposizione è contenuta a pagina 20 di un mio libro di testo. Questa indicazione era dovuta all’intento di agevolare al massimo l’impegno del dentista su questioni a lui di solito estranee, per risparmiargli i vari dubbi che possono sorgere quando ci si interroga sulla natura di un costo. Quei “costi fissi”, scrivevo in quel testo, erano infine da dividersi per il tempo dedicato alle prestazioni e il gioco era fatto: voilà il “costo orario”. E’ passato molto tempo e i dentisti sono diventati più bravi nella matematica dei loro costi, si usano di più i programmi informatici di calcolo. E’ ora quindi di fare un passo in avanti, di salire di livello. E di cambiare “aria”, cioè terminologia.

Un po’ di chiarezza però è bene prima farla, perché, come ho scritto nella prima puntata, troppi usano disinvoltamente e a sproposito i termini di costi “fissi”, “variabili”, “diretti” e “indiretti”. Qualcuno perfino sostiene che i costi “fissi” sarebbero quelli “indiretti”. Non è così. Le due distinzioni, fissi/variabili, diretti/indiretti, non sono nemmeno “parenti”.

La prima nasce e serve solo nell’ambito delle analisi “costo-volume-profitto”, note anche come analisi del “punto di pareggio” (break-even point). In sostanza, quella distinzione serve quando si vuole sapere quanto lavoro si deve fare per coprire i costi e cominciare a guadagnare. L’analisi di break-even si presta anche a molti altri interessanti utilizzi, di cui uno che ho messo a punto personalmente è particolarmente legato al “costo orario”, di cui dirò prossimamente. Sarà “fisso” quel costo che, pure variando in più o in meno le ore dedicate alla produzione di prestazioni resta, più o meno, uguale. Viceversa, sarà “variabile” quel costo che, se non si produce per niente… non c’è. In “soldoni”, fisso è quel costo che “scatta” anche quando lo studio è chiuso per ferie, es. un affitto, mentre variabile quello che, a studio inoperativo, non esiste.

Quando invece si parla di costi “diretti e indiretti”, si è nell’ambito dell’analisi di singoli “oggetti di costo”: se prima non dico a quale “oggetto di costo” sto cercando di “fare le pulci”, non posso sapere se un dato costo sarà “diretto” o “indiretto”. Il criterio per distinguerli, rispetto all’oggetto di costo, è il seguente: “diretto” è quel costo che posso assegnare subito, senza “se e ma” ad uno specifico oggetto (caso esemplare, la protesi o l’impianto che è costo tutto e solo di uno specifico paziente nonché di una ben specifica seduta, perciò basta sommarlo agli altri costi, di quella seduta e di quel paziente, e si è risolto il problema); “indiretto” è invece quel costo che si sostiene per causa di più di un oggetto di costo (il consumo della confezione del materiale d’impronta avviene “spalmandosi” su più di un paziente, su più di una seduta, e se lo voglio quindi assegnare, in giuste proporzioni, ai singoli oggetti di costo, cioè a “quel” paziente e a “quella” seduta, devo per forza adottare una metodologia “indiretta”, es. un valore medio). A livello dell’intera attività, se ci si pensa, tutti, ma proprio tutti i costi, diventano “diretti”.

Nella tavola che segue si può vedere il modello degli “oggetti di costo” odontoiatrici che è alla base delle mie consulenze, dei miei software per l’analisi dei costi e dei miei insegnamenti:

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L’osservazione della “cascata” fa capire:

  • lo stretto collegamento fra i costi dei vari “oggetti”;
  • che se devo conoscere e controllare i costi (e quindi il rendimento!) dell’intera attività, basta sapere come conoscere e controllare quelli di ogni singola operazione/seduta; e ovviamente in modo preciso e dettagliato, se no saran dolori;
  • una volta che ho “ben lavorato” sull’analisi dei costi della singola operazione/seduta, ho in mano, in automatico, i costi di tutti gli altri oggetti e con semplici somme ho in mano il “controllo di gestione” dell’intera attività.

 

I costi che entrano nel calcolo del costo orario

Riprendo una frase che ho scritto prima: è ora di fare un passo avanti, di “cambiare aria”, superando di botto in tema di analisi dei costi dello studio odontoiatrico le distinzioni “aziendalistiche” appena esaminate. Suggerisco di comportarsi come segue con i propri costi:

  1. non considerare i costi che non c’entrano con la produzione; via quindi spese private o considerate solo a scopo fiscale, via anche quei costi che non sono  proprio indispensabili alla produzione di prestazioni (es. automezzi, corsi professionali i quali sono più costi che riguardano la persona dell’odontoiatra che lo studio); se non si tolgono questi costi, non si potrà sapere qual’è il vero margine delle operazioni cliniche; perché se c’è un valido margine ti paghi le auto, i corsi e pure lo stipendio e le vacanze, altrimenti no; non si dimentichi che tutta questa “cosa” del costo orario alla fine deve servire per sapere se i prezzi che fai e il lavoro che hai sono sufficienti per coprire i costi e dare guadagno. E per sapere dove mettere “chirurgicamente” mano se le cose non dovessero andare come si desidera;
  2. considerare principalmente, per il calcolo del “costo orario” solo quei costi che si possono assegnare alla operazione sulla base della sua durata oraria (cost driver = tempo); es. tutti i costi che maturano perché scorre il tempo: stipendi, affitti, assicurazioni, ammortamenti, leasing, parcelle a tempo del commercialista (non le sue prestazioni speciali es. contenzioso o consulenza particolare) ma anche la manutenzione delle attrezzature perché l’usura e i guasti sono certamente proporzionali al tempo del loro impiego; chiameremo questo gruppo di costi COSTI DI TEMPO;
  3. tutti i costi che si riesce invece ad assegnare o direttamente a singoli pazienti o a ripartire sulla base del numero di operazioni eseguite nel periodo di cui si stanno misurando i costi (cost driver = numero di operazioni), non devono entrare nel conteggio del costo orario; oltre che i vari materiali odontoiatrici, la protesi e le parcelle dei collaboratori, si possono considerare in questo gruppo anche le spese telefoniche (ripartite in media sul numero di sedute di un paziente, perché logica, dell’analisi dei costi, vuole che un paziente “ci fa telefonare” tanto più viene in studio), la cancelleria e comunque tutte le spese che rientrano nel criterio di assegnazione descritto fra le parentesi. E ce ne sono più di quello che potrebbe, a prima vista, apparire. Questi costi li chiameremo CONSUMI.

Il sistema delineato non richiede grossi sforzi, di sicuro meno che stare li a interrogarsi, magari basandosi su teorie sbagliate e confusionarie come tante se ne vedono, su “fissi, variabili, diretti e indiretti”. Segnalo che è disponibile un programma gratuito (“Agenda della sera”) per eseguire l’analisi del costo orario, ma anche quella dei costi e del rendimento per le singole tipologie di prestazioni.

Il “costo orario” sarà dunque, d’ora in poi, da calcolarsi:

COSTI DI TEMPO/TEMPO TOTALE DEDICATO

sarà quindi un costo consuntivo e preciso. Nel prossimo articolo si comincerà ad illustrare come si utilizza il “costo orario” una volta calcolato. E ricordarsi che “le poltrone” nulla c’entrano! Per approfondire e avere insegnamenti, software e materiali, l’ideale è considerare di partecipare ai miei corsi teorici e pratici. A disposizione per approfondimenti anche a 0498962688. Grazie

 

* dottore commercialista, consulente e formatore per la gestione delle attività in odontoiatria

La “lente” del MEF sull’Odontoiatria. Parte 1^: quanti dentisti e quante imprese?

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Di Paolo Bortolini *

Da 13 anni nel sito del MEF (Ministero dell’economia), si pubblica annualmente una sintesi dei dati che ricava dalle dichiarazioni dei redditi cui sono abbinati gli “studi di settore”. Per quanto riguarda l’Odontoiatria, si tratta delle dichiarazioni cui è abbinato lo studio di settore per l’attività 86.23.00. Tali dati sono suddivisi fra tre “forme giuridiche” di esercizio:

  • le “Persone fisiche” (PF), quindi l’insieme dei professionisti inquadrati fiscalmente nel lavoro autonomo, che pagano l’Irpef;
  • le “Società di persone” (SP), forma che comprende al suo interno sia gli studi associati, inquadrati fiscalmente come lavoro autonomo, sia le s.a.s e le s.n.c., “commerciali” e “tra professionisti” inquadrate fiscalmente come imprese, i cui associati e i cui soci pagano l’Irpef “per trasparenza”;
  • infine le società di capitali (SC), in grandissima parte s.r.l., “commerciali” e “tra professionisti”.

Per ognuna di queste “forme giuridiche”, i dati messi a disposizione sono:

  1. il numero delle dichiarazioni presentate;
  2. la media dei compensi e dei ricavi (gli incassi dichiarati dai professionisti e quanto fatturato dalle imprese);
  3. la media del reddito imponibile dei professionisti e delle imprese.

In sostanza, considerata la numerosità del campione, queste tabelle si possono considerare una sorta di “fotografia” annuale del settore che fa riferimento all’attività degli studi odontoiatrici, come inquadrata nel codice di attività 86.23.00 ATECO.

Per interpretare i dati di queste tabelle serve però qualche avvertenza:

  • il numero totale delle dichiarazioni dei redditi annuali non rappresenta l’universo dei soggetti che operano nell’Odontoiatria: alcuni operano con un codice attività diverso da 86.23.00; chi inizia o cessa l’attività nell’anno non deve presentare lo “studio di settore”, perciò è assente dai dati di quello stesso anno; fra le PF ci sono i contribuenti “forfetari” che sono esonerati dalla presentazione dello “studio di settore”;
  • sono altresì esonerati dalla presentazione degli “studi” i contribuenti che dichiarano, come compenso o ricavo, più di €. 5.164.569 (come curiosità, le imprese “odontoiatriche” che nel 2017 hanno superato questa soglia sono state in Italia 25, tutte insieme hanno totalizzato ricavi per €. 319.352.000 e perdite per  €. 7.349.864; per i professionisti e gli studi associati simili dati non sono disponibili).

In questa prima parte del mio contributo alla interpretazione di questi dati MEF, mostro una elaborazione riferita alla numerosità dei soggetti delle tre “forme giuridiche” considerate. Vediamo intanto i numeri assoluti:

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Gli stessi identici dati annuali, in forma di grafico “a colonne” (si noti la stabilità della forma SP):

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Infine, presento i dati sempre in forma tabellare, però ricalcolati in percentuale del totale annuale, cosa a mio avviso più significativa della precedente per quanto riguarda le possibili interpretazioni:

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  • dottore commercialista, consulente e formatore per la gestione dell’odontoiatria. Contatti a 0498962688

“Dottò, ma quanto mi costa tirare un dente?”. Semplici considerazioni sul prezzo (basso) in Odontoiatria

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Negli studi, mi dicono, arrivano pazienti, vecchi o nuovi che siano, i quali, senza tanti preamboli, chiedono come prima cosa “quanto costa” una certa prestazione che, secondo loro, gli necessita. In certi casi, che a sentire i dentisti e i loro assistenti non sono neanche pochi, qualcuno addirittura chiama al telefono, ponendo la stessa domanda. Altri pazienti, aspettano l’esito della visita e il relativo preventivo di onorario, e, una volta conosciutolo, affermano “è troppo caro”, e vi salutano.

Prima di indagare un po’ sui motivi che portano i pazienti a questi comportamenti, si può affermare che, per lo studio, le situazioni descritte possono costituire una fonte di imbarazzo, vuoi perché non si sa bene come comportarsi con i pazienti del “quanto costa”, vuoi perché si ha paura di perdere il paziente del “è troppo caro”.

Quell’imbarazzo, potrebbe anche portare il medico a fissare i suoi onorari o a concedere delle agevolazioni economiche, gli sconti, più sulla base di motivazioni emotive che di valutazioni razionali, rischiando di dare, alla fine, più di quello che riceve e, magari, avendone pure un ringraziamento poco convinto da parte del paziente e un incerto ritorno in termini di nuova clientela, cose per le quali, in effetti, un sacrificio economico, purché non sistematico, potrebbe anche giustificarsi.

Certamente il prezzo è importante, il valore che ognuno da al suo denaro, si sa, è una cosa concreta e assolutamente rispettabile, ma almeno una domanda forse vale la pena di farsela: “il prezzo, nella decisione del paziente di scegliere il suo dentista o di accettarne le proposte, è davvero l’unica cosa che conta?”. Quel paziente che chiama e chiede alla vostra assistente: “Quanto costa tirare un dente”, sempre vi rinnegherà per una differenza di prezzo, magari minima, rispetto ad un collega?

Non occorre scandagliare la scienza aziendale o la psicologia, per dare risposte a questi interrogativi, un semplice ragionamento di senso comune dovrebbe bastare. Impostiamolo.

Sicuramente, nell’ambiente territoriale e sociale in cui ogni studio trova la sua clientela effettiva e potenziale, ci sono delle persone che, quando devono effettuare una qualsivoglia scelta d’acquisto, sono sensibili solamente al prezzo. Questo tipo di persone, ragiona e si comporta per ogni sua decisione di spesa nello stesso modo, si tratti del dentista o della spesa al supermercato, piuttosto che di acquistare un telefonino, un automobile o scegliere la palestra da frequentare: questi consumatori, una volta che hanno un problema, un esigenza o un desiderio da soddisfare, andranno ad interpellare numerosi potenziali fornitori del bene o servizio in questione, e sceglieranno, invariabilmente, quello che fa il prezzo più basso, indipendentemente da ogni altra considerazione, appunto, diversa dal prezzo.

Affermare che la clientela è interessata solamente a spendere poco, significherebbe, a rigor di logica, che le persone sono tutte del tipo appena descritto. Per quanto una simile situazione sia possibile, guardando i comportamenti sociali delle persone attorno a voi, in particolare quelli che si evidenziano attraverso l’acquisto di beni e di servizi, e pensando anche ai vostri propri comportamenti nella veste di acquirenti, ve la sentite di giurare sulla piena validità di un’affermazione del genere? Non vi è mai capitato di fare una scelta di acquisto spendendo qualcosa di più, perché avete magari trovato da quel fornitore più simpatia e cortesia, o perché è stato più disponibile ad ascoltarvi, oppure perché vi è sembrato più organizzato e quindi più affidabile, o per la sua ubicazione, per voi più comoda? A fronte di una particolare personalizzazione del vostro acquisto, o del suo modo di pagamento, avete mai deciso che, quella differenza di prezzo, ne rappresentasse il valore? E infine, come si potrebbe spiegare il fatto che in genere, le persone sono disposte a spendere di più per un oggetto “firmato”, pur avendo a disposizione oggetti similari a minor prezzo?

Si potrebbe arguire che questi comportamenti, in pratica l’essere disposti a spendere di più del necessario, sono appannaggio di classi sociali in qualche modo privilegiate, ma ciò non è assolutamente vero, basti pensare che le cose appena dette sono la materia prima della pubblicità di beni e servizi destinati alla massa, perché la cultura della differenza è oramai da decenni la leva con la quale le aziende si fanno la concorrenza: secondo gli esperti della comunicazione, ogni persona vuole sentirsi unica, vuole la personalizzazione dell’acquisto e del consumo di qualsivoglia bene o servizio. Se si è d’accordo con quest’ultima affermazione, per quale motivo la fruizione di un servizio odontoiatrico da parte del pubblico, che può liberamente scegliere fra diversi dentisti, deve sfuggire a questa logica?

Dunque, pur ammettendo che uno studio possa avere clientela composta unicamente da pazienti sensibili al prezzo, e l’esempio potrebbe essere, forse, la clientela di un ambulatorio USL, osservando la nostra società si può tranquillamente affermare che, nella maggior parte dei casi, la clientela di un professionista è invece composta da varie tipologie di persone, alcune delle quali più sensibili al prezzo, alcune sensibili ad altri fattori che caratterizzano il rapporto con il loro dentista e disposte a spendere di più pur di vederli soddisfatti. Vogliamo indicarli in breve, questi fattori diversi dal prezzo che caratterizzano il servizio offerto e ricevuto? Eccoli:

  • la qualità;
  • il grado di personalizzazione del rapporto;
  • la velocità e la puntualità di erogazione.

Che cosa deve chiedersi il professionista, al termine di questo piccolo ragionamento? Come prima cosa, dovrebbe pensare alla sua clientela, cercando di capire di quali tipologie è composta, a quali fattori è, o potrebbe essere, più sensibile fra quelli indicati.

Successivamente, dovrebbe autovalutare la sua offerta di servizio, cioè capire in quali di questi fattori è più capace, più organizzato, e su quali invece si sente meno forte. In sostanza, si tratta di essere disposti a modulare tipo e quantità di prestazioni cercando di aderire nel modo migliore a quanto ogni paziente effettivamente desidera. Se capite che la persona che avete davanti è sensibile solo al prezzo, dovrete spiegargli che per aderire alla sua richiesta non potrete offrirgli il meglio del vostro repertorio, e che magari dovrà anche essere disposto ad accettare gli appuntamenti negli orari che deciderete voi.

Se invece il paziente vi trasmette il desiderio di una cura con caratteristiche di qualità elevata, per quale motivo non dovrebbe anche essere disposto a pagare una parcella adeguata? Se pretendesse la qualità più alta che gli potete offrire ad un prezzo basso, vi starebbe formulando una richiesta che nemmeno un mago sarebbe in grado di soddisfare, e se non volesse accettare le vostre delucidazioni, sarebbe meglio che si rivolgesse altrove, non trovate?

In conclusione di quest’articolo, che ha voluto offrire alcune semplici considerazioni sulle diverse tipologie di pazienti che si possono avere, mi permetto di ricordare un altrettanto semplice consiglio che tante volte ho sentito pronunciare da un mio caro amico odontoiatra: “dedicando alle visite un tempo sufficiente per riuscire a capire bene dove vuole arrivare il paziente, in modo assolutamente naturale si scopre che ci sono più opportunità di sostenere gli onorari di quanto comunemente si pensi”. Grazie per l’attenzione.

Costo orario dello studio dentistico (2^ puntata): ma quale “orario”?

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Di Paolo Bortolini *

Ecco la seconda puntata della serie sul “costo orario” nello studio dentistico. Per ricevere notifica delle prossime uscite, mettere il “mi iscrivo” su questo Blog o il “mi piace” sulla  nostra pagina Facebook

Riassunto delle puntate precedenti

Nella prima puntata, fatta un po’ di luce sulle idee non proprio precise che ancora circolano nel mondo dei dentisti, ho sostenuto che l’unico valido concetto di “costo orario”, se si vuole stare dentro al perimetro della contabilità analitico-aziendale, è quello che serve per distribuire sulle varie prestazioni (già) eseguite la massa dei costi fissi sostenuti. Concetti diversi da questo, sono da considerarsi, seppure anche di utilità, relativi ad altre esigenze informative, non più parte della contabilità dei costi. Una tabellina mostrava la formula generalizzata del “costo orario”, ottenuto dividendo i costi fissi per il tempo. Soprattutto, si è mostrato che un “costo orario” più alto o più basso nulla incide sul risultato economico finale dello studio. In questa nuova puntata, si dirà di quale “misura del tempo” si deve disporre per conoscere il “costo orario” del dentista!

 

Si fa presto a dire “orario”. Ma quale orario?

Come anticipato nella prima puntata, il “costo orario” si ottiene con una divisione: costi diviso tempo. Niente di complicato, dunque. Ma il lettore giustamente vorrà anche sapere di quali costi, e per questo dovrà pazientare fino ad una successiva puntata di questa serie, e quale tempo. E di questo dirò qui e ora.

Come prima considerazione, si sappia che nel calcolo del costo “orario”, ma guarda, devono entrare appunto delle ore. Non delle giornate, ne come detto nella prima puntata, oggetti che con il tempo nulla hanno a che fare, vedi le poltrone. E già arrivare a digerire questa idea consente di ritenersi molto ben avviati sulla strada del corretto conteggio del “nostro” parametro per la distribuzione di giuste quote di costi fissi sui pazienti (se saranno poi veramente “fissi”, lo saprà chi continuerà a seguire le prossime puntate). Quali ore dunque? E una volta individuate, come le si deve misurare?

 

Dai minuti alle ore, il tempo produttivo del dentista

Una mia datatissima (1992) ma sempre valida e attuale diapositiva che utilizzo nei miei corsi, potrà aiutare a capire la realtà del tempo produttivo del dentista, anzi, dei tanti tempi che caratterizzano la sua attività, fra i quali ben bisognerà scegliere quello che dovrà servire per conoscere il “costo orario” con la semplice formula di calcolo di cui già si è detto. Eccola:

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Il tempo che serve per il calcolo del “costo orario” è, ovviamente, un tempo economico, non clinico. Precisamente, va individuato come quel tempo che lo studio dedica ad un singolo paziente trattato conteggiato come il tempo, e per motivi di “scala” e di praticità si tratterà di conteggiare dei minuti, cui gli viene dedicata in esclusiva, anzi, meglio  dire “bloccata”, la risorsa produttiva “scarsa” dello studio: la sala operativa, o sintetizzando, la poltrona. La “scarsità” della risorsa poltrona, dipende dal fatto che finché è “bloccata” per un paziente non la posso utilizzare per un altro, non posso cioè, visto che parliamo di economia, utilizzare quella poltrona per produrre un ricavo.

Il paziente che ha avuto la prestazione, pertanto, in base all’approccio alla giusta distribuzione dei costi fissi fra i clienti dello studio che stiamo seguendo con il concetto di “costo orario” come lo andiamo dipanando, dovrà dunque “pagare il costo della poltrona” in proporzione al tempo in cui l’ha utilizzata per ricevere la prestazione. L’idea di collegare la quota di costi fissi alla durata della seduta, regge pensando al fatto che in uno studio dentistico “generalista” si eseguono prestazioni che hanno tempi anche molto diversi fra loro. Se quindi si utilizzasse, per distribuire i costi fissi fra le varie prestazioni, un parametro diverso, ad esempio il numero complessivo degli appuntamenti “fatti” in un periodo, succederebbe che pazienti che hanno “occupato” la poltrona per due ore si troverebbero a dover “pagare” la stessa quota di costi fissi di quelli che si sono seduti per 10 minuti, magari per un veloce “controllo”. La non-equità dell’approccio appena tratteggiato, seppur presente nella dottrina della cost analysis, è evidente e perciò, in odontoiatria generalista, lo si scarta.

Corollario: se un paziente “salta” l’appuntamento non sarà possibile assegnargli alcuna quota di costi fissi in quanto il tempo dedicatogli è uguale a zero.  La produzione mancata a seguito di “salti” di appuntamento va considerata appunto come tale, cioè inesistente e pertanto non la si può conteggiare in alcun modo valido come un costo. Chi lo fa introduce un elemento illogico in ragionamenti che si devono basare sulla razionalità numerica. Con ciò, un eventuale addebito di un “ristoro” al paziente per il suo poco urbano comportamento, sarà da considerarsi al più un compenso o ricavo eccezionale, ma nulla avrà a che fare con il “costo orario”.

Ma insomma, qualcuno penserà, il Dottor Bortolini si decide o no a rivelarci quale tempo, di quelli della sua diapositiva, dobbiamo usare per conteggiare il tempo dedicato ai pazienti che abbiamo curato in un periodo e dunque a farci scoprire il denominatore della formula del “costo orario”? Come no: è il “tempo della seduta”, quello che rappresenta la durata del “blocco” della poltrona in esclusiva per un solo specifico paziente.

Le ore da mettere a denominatore della formula del “costo orario”, sono date dalla somma del “tempo della seduta” in minuti, convertita in ore, dei pazienti curati da tutti i clinici che operano presso lo studio, e senza considerare il numero di poltrone, nel periodo di cui interessa misurare il “costo orario”.

Tutto sull’uso del “costo orario”, e degli altri costi dello studio dentistico a questo link

Per i risvolti fiscali per il professionista e l’impresa, a questo link

* Dottore commercialista. Consulente e formatore per la gestione dello studio odontoiatrico

 

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