Management in Odontoiatria – idee per la gestione

In occasione del prossimo corso “Corso intensivo fatturazione o costi”, in programma a Milano sabato 14 ottobre 2017, sempre organizzato da ODONTOline.it, ai partecipanti sarà data, IN OMAGGIO, una copia della ristampa celebrativa del mio libro “Gestione extraclinica dello studio dentistico-organizzazione operativa e relazionale”, uscito per i tipi di Masson nel 2001.

Colgo l’occasione di questa bella sorpresa, la ristampa celebrativa in poche copie del libro che scrissi 16 anni fa, usci nel 2001, e che ebbe tanto successo, ma da tempo esaurito, innanzitutto per ringraziare Dottor Francesco Simoni e Odontoline, che l’hanno pensata e promossa, e l’editore Edra, titolare dei diritti dell’editore Masson, che pubblicò a suo tempo l’opera, che l’ha accolta e realizzata in modo egregio. Poi, per illustrare in breve il contenuto di questo volume, che a tutt’oggi non solo non è stato assolutamente “superato” dallo scorrere del tempo, perché i temi che affronta sono e saranno presentissimi nella quotidianità del dentista, ma nemmeno da altri lavori usciti sull’argomento “gestione dello studio dentistico”, perché in nessuno di questi c’è quanto si può trovare in quest’opera.

Ci sono infatti le esatte indicazioni su come si organizzano i processi interni relativi alla accoglienza del paziente e alla visita, alla formulazione e alla proposta del preventivo, al rapporto economico, da quando inizia al recupero del credito, al potenziamento della collaborazione partecipativa del paziente alle cure, ai richiami da farsi durante e dopo la cura, alla promozione dello studio. E per “esatte indicazioni”, intendo dire che ci sono non generiche proposizioni, parole, ma numerosi e chiarissimi diagrammi di flusso (modellati sui “sistemi di qualità”, molto in voga al tempo della sua uscita), sui quali si può prima vedere come ci si deve organizzare, e poi verificare puntualmente come ci si sta comportando e dove si deve cambiare; ci sono poi tutte le parole che servono al dottore e agli assistenti per riempire di studiata comunicazione ogni fase, di questi processi. Oltre ai diagrammi di flusso e agli esempi di comunicazione, ci sono numerosi “moduli interni”, delle schede, da impiegarsi nel lavoro pratico per gestire le telefonate, i dati dei pazienti, la pianificazione dei trattamenti. Le parti dedicate alla comunicazione, sono proposte in maggior parte come “lettere tipo”, a suo tempo Internet era all’inizio, ma gli stessi testi sono oggi impiegabili con i nuovi, più pratici sistemi, basati sulla telefonia e l’informatica.

Inoltre, nel volume ci sono delle indicazioni puntualissime su come organizzare il lavoro di segreteria, che si spingono a spiegare come si devono preparare le etichette per i classificatori nei quali si archiviano i vari documenti di studio. Si troverà anche la prima versione della “formula di Bortolini”, argomento sempre presente nei miei corsi da quel tempo, con la quale si riesce a capire subito se e quanto una prestazione rende, e un capitolo dedicato al “marketing odontoiatrico”, che era innovativo allora e lo è ancora.

Tutto questo, unito all’applicazione costante, è finalizzato a potenziare il “passa parola”, a prevenire malintesi e discussioni, ad avere pazienti più collaborativi, a incassare meglio, a fissare i prezzi delle cure con cognizione di causa, con un sistema unico e ineguagliato di gestione delle fasi della visita, che porta ad una classificazione precisa degli elementi valorizzabili della futura cura. Come accadde a chi comprò il volume a suo tempo, e ancora oggi li vedo arrivare ai miei corsi con la loro copia originale in mano, consumata dalle ripetute consultazioni, per chiedermi una dedica che sono sempre felice di fare, chi riuscirà ad avere in mano una di queste copie potrà sicuramente maturare idee molto più specifiche e definite sull’oggetto “gestione dello studio” e sulla sua attuazione, avendo l’occasione di imprimere un grande positivo cambiamento alla sua attività.

Vedi il programma del corso e le condizioni per avere in omaggio la ristampa celebrativa del volume “Gestione extraclinica dello studio dentistico-organizzazione operativa e relazionale”.

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Articolo di Paolo Bortolini
dottore magistrale in economia aziendale
dottore commercialista
consulente aziendale specializzato per l’Odontoiatria
dicembre 2016

Chi conosce i fatti della pratica dell’Odontoiatria, sa che è molto diffusa la pratica della “consulenza”. Comunemente, la si intende come la prestazione professionale resa ai pazienti di un collega presso il suo studio. In sintesi, ci si sposta per offrire la propria opera. Anche il fisco conosce questa pratica, tanto da dedicargli un intero cluster dello studio di settore dei dentisti, il terzo, e includerla in altri due. Assurgere agli “onori” dello studio di settore, significa che in caso l’Agenzia delle entrate mettesse sotto la lente di ingrandimento l’attività del professionista, questa caratteristica dell’attività potrebbe venire presa in considerazione. Anche per motivi collegati al fisco, dunque, non guasterà saperne di più su questa particolare modalità di esercizio professionale.

Come prima cosa, occorre distinguere i casi. Infatti, un conto è pensare al dentista che “gira” ma non ha uno studio suo, altro a quello che, invece, lo studio personale lo possiede. Diversi infatti sono i criteri per definire i costi e il rendimento effettivo di queste due situazioni. In questo articolo, mi occuperò solo del secondo caso. Il punto di vista che si assumerà, è bene chiarirlo, non è quello del titolare dello studio che “chiama” il collega, il quale, dal punto di vista economico, sarà probabilmente interessato ad avere una valida misurazione del “quanto gli rimane”, una volta remunerato il collega, ma quello del dentista che “gira”, il quale sarà verosimilmente interessato a sapere se, davvero, gli conviene abbandonare per un certo tempo il suo studio personale per recarsi ad operare presso colleghi. E’ quest’ultima valutazione l’oggetto di questo articolo.

Sempre nell’ambito dei chiarimenti, si deve anche considerare il fatto che un dentista può decidere di recarsi presso un collega per offrire la sua opera, anche per motivi diversi dal solito “vil denaro”: perché il collega gli è amico, o magari solo simpatico, o per rompere la routine, per “farsi un giro ogni tanto”. Non sono queste le situazioni che analizzeremo, perché a tutta evidenza la loro ragion d’essere è di tipo extra-economico, e non siamo interessati a questo. Ciò che qui sarà trattato, è il metodo per calcolare la resa economica effettiva della consulenza prestata a scopo lucrativo.

Nella mia attività di relatore e consulente, è frequente la richiesta di offrire elementi per sapere se queste consulenze vanno mantenute, modificate o cancellate. Chi si rivolge a me ha quasi sempre già iniziato a farsi i conti, non accontentandosi di vedersi consegnare dal collega una somma di denaro, senza sapere se quella “paga” davvero l’impegno profuso. Mi si rappresenta però una certa complessità di questi conteggi, e a ragione, dico io, da cui la necessità di un confronto con l’esperto. Gli approcci al problema sono due: quello che considera la “consulenza” come fosse una prestazione fatta nel proprio studio, in sostanza il lavoro presso il collega è considerato, ovviamente in modo figurato, un’estensione di quello svolto nel proprio studio; quello che invece tende a isolare la “consulenza” come fosse un’attività del tutto autonoma da quella esercitata presso la propria sede. La mia preferenza va al secondo approccio.

Le differenze fra i due approcci, riguardano il modo di considerare i costi, in quanto per la misura del “prodotto” problemi non ce ne sono: esso sarà sempre il “valorizzato” presso il collega, e cioè l’ammontare delle parcelle maturate in base alle prestazioni eseguite e/o il “fisso” che in certi casi entra negli accordi. Quindi, per il “lato attivo” zero difficoltà, tranne quella, disgraziatissima, di…non percepirlo! Ma questa è da considerarsi la canonica eccezione alla regola.

Invece per i costi, i dubbi, per chi non è esperto di contabilità applicata alla professione odontoiatrica, nascono eccome. Per i costi fissi, ci si domanderà, se si segue il primo approccio, se è corretto non fare differenze fra il lavoro esterno e quello nel proprio studio, in sostanza se è giusto utilizzare il valore realizzato con la consulenza esterna per coprire dei costi che, in apparenza, non hanno niente a che fare con essa, si pensi all’affitto del proprio studio. Con il secondo approccio, i dubbi vengono quando ci si domanda quali siano i costi, fra quelli che si sostengono, da addebitare alla consulenza. Questioni fuori della portata di un ragionamento al più amatoriale, come inevitabilmente è quello di chi non ha una specifica e documentata preparazione in materia, che le lauree di chi esercita la professione odontoiatrica, evidentemente, non possono contemplare.

Dirò ora della metodica da utilizzare per scoprire se conviene “andare in consulenza” quando si ha già il proprio studio. Segnalerò inoltre un nuovo e innovativo strumento pratico, oltretutto gratuito, per metterla subito in pratica. Il pregio di questo “terzo approccio” è la semplicità, e la chiarezza, esito dell’incontro fra l’esperienza nel controllo di gestione dell’odontoiatria da me maturata nei tanti anni dedicati ai dentisti e ai loro problemi gestionali, con la competenza nella materia certificata dal mio curriculum.

In breve: la “consulenza” di cui ci stiamo occupando conviene se fa guadagnare più di quello che fa perdere, che è il guadagno, cioè ciò che “resta in tasca” per davvero e che chiamerò rendimento, che si avrebbe rimanendo nel proprio studio. Per saperlo, si deve rapportare il rendimento al tempo: posto pari a x il rendimento orario che il lavoro nel proprio studio procura, la consulenza ha un senso economico se offre, almeno, lo stesso x moltiplicato per le ore ad essa dedicate più i costi che si sostengono per effettuarla, dove detti costi sono solo di tipo “consumo”, dunque, chi mi ha già seguito lo avrà capito, stiamo parlando di costi variabili, perciò facilmente misurabili perché hanno consistenza fisica e valori certi.

La variabile da impegnarsi a conoscere per valutare la convenienza della consulenza è dunque il rendimento orario “tipico”, rectius medio, del proprio studio. Che non è misurabile, e chi lo pensasse mi ascolti, si fidi, cancelli definitivamente dalla memoria, se le ha, queste idee, con le differenze fra entrate e uscite o riferendosi ai dati fiscali. Lo si conoscerà se si sarà in grado di eseguire una corretta misurazione economica della produzione nel proprio studio, che contempli oltre al valore prodotto e i costi, il tempo dedicato.

Dunque, affinché una consulenza sia conveniente, le parcelle che si ricavano devono essere maggiori del prodotto del rendimento orario tipico del proprio studio per le ore che a questa si dedicano, al quale vanno aggiunti i costi “vivi” che si sostengono per gli spostamenti e quelli dei materiali, se acquistati dal consulente, utilizzati per eseguire le prestazioni dal collega. Con un esempio, se il rendimento orario tipico dello studio del consulente fosse €. 100, se le ore dedicate alla consulenza fossero 5, inclusive dei tempi di trasferta qualora avvenissero in orari compatibili con quelli di apertura del proprio studio, se i costi variabili sostenuti dal consulente fossero €. 400, ebbene questi potrà “consultare” senza rimetterci ma senza guadagnare, se il collega “consultato” gli farà maturare parcelle per €. 500 + €. 400 = €. 900. Si guadagnerà più di quanto sarebbe stato se si fosse restati nel proprio studio invece di andare dal collega, quando il valore realizzato con la consulenza sarà superiore a €. 900, e tale maggior guadagno sarà proprio questo maggior valore.

E veniamo infine allo strumento pratico di cui ho scritto prima. E’ AGENDADELLASERA.IT, la Web application gratuita che insieme a ODONTOline ho creato e messo in rete, per dare agli Odontoiatri italiani la possibilità di avere le informazioni per migliorare i loro risultati economici. Per l’impiego del programma, basta registrarsi e, mi raccomando, leggere molto bene la guida. Per applicare il metodo che ho qui esposto, in AGENDADELLASERA.IT ci si dovrà creare due account: uno dedicato esclusivamente al proprio studio, con il quale calcolare il rendimento orario tipico, l’altro all’attività esterna di consulenza. Per quest’ultima, l’ottima portabilità del programma su dispositivi mobili faciliterà di molto le cose, potendo inserire i dati di valore, cioè le parcelle maturate, quelli di tempo e dei costi variabili, cioè i materiali impiegati ma anche benzina e autostrada, letteralmente in itinere. Per sapere quanto rende davvero la “consulenza”, e questo lo trovate scritto solo su questo articolo, nell’account ad essa dedicato invece di utilizzare il “costo orario”, come si deve fare in quello dedicato al proprio studio, si dovrà inserire nell’apposito spazio il rendimento orario tipico dello studio personale, previamente calcolato con l’account dedicato al proprio studio, il programma farà il resto. Agli interessati non resta che iniziare! E ne parleremo ai prossimi corsi. Grazie e a presto!

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L’organizzatore di questo corso, Odontoline.it, ha pubblicato un VIDEO di presentazione dell’iniziativa e le date fissate per il 2016. Buona visione!

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Desidero informare chi ha seguito i miei corsi sulla disponibilità di nuove versioni dei software e del materiale stampato, relativamente al sistema di controllo dei costi e dei rendimenti delle singole operazioni.

E’ infatti pronta la nuova dispensa dedicata ai software per l’analisi dei costi e rendimenti delle operazioni. Ora il software principale è in grado di fare i calcoli escludendo a piacere dai costi quelli del titolare e le tasse, per sapere così quanto rendono le operazioni cliniche in se stesse (il margine sui ricavi “normale” che ho indicato, nella dispensa, di questo nuovo “Rendimento delle operazioni”, dovrebbe essere fra il 40 e il 60%). E’ particolarmente chiaro il capitolo che descrive le condizioni economiche in cui si eseguono le operazioni e la loro codificazione a livello informatico. I materiali sono subito disponibili per i miei clienti e per chi frequenterà il “corso pratico” nelle prossime edizioni.

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Pubblico (nella parte alta dell’articolo, cliccandoci sopra si ingrandiscono) due immagini catturate nel corso di una sessione di consulenza online, appena terminata, con un mio cliente (di cui nascondo il nome, ma nelle immagini sarebbe l'”Operatore”), del software Excel che esegue l’analisi dei costi e dei rendimenti delle singole prestazioni eseguite consegnato a chi partecipa al “Corso pratico informatico”. Si tratta di uno studio monoprofessionale con due poltrone.

Lo scopo delle immagini è far vedere il risultato di questo software, che è l’esatta conoscenza dei costi dei “passaggi” necessari, in questo specifico caso, per la consegna di due corone in disilicato, e del conseguente rendimento (netto, reale) per lo studio dato il ricavo della prestazione (che si vede nella tabella in occasione della consegna). Le due immagini sono da leggersi affiancate, in quanto il software in questione è una tabella in righe e colonne piuttosto estesa orizzontalmente, che comprende tutte le singole operazioni che si sono eseguite in un periodo (l’analisi mostrata nelle immagini è quindi l’estratto delle operazioni riferite a un solo paziente, di cui non si vede qui il nome, al quale sono state consegnate le due corone proprio in questi giorni). L’analisi economica fatta non è quindi di tipo “medio”, quella che qualcuno pretenderebbe si facesse “ogni tanto” su una prestazione-campione per “fare il tariffario”, che considero poco meno che inutile (e faticosa) considerando la variabilità delle condizioni operative del dentista (che dipendono da una pluralità di fattori, la maggior parte dei quali sfugge al suo controllo: ciò significa che la stessa prestazione, eseguita per pazienti diversi, può far guadagnare come perdere, il risultato lo si potrà sapere, se si conosce la metodica e con lo strumento informatico adatto, solo a consuntivo), ma riguarda proprio “quel” paziente e “quelle” due corone fatte in questo studio. Sia chiaro che i costi che si vedono, il prezzo e di conseguenza il rendimento (prezzo meno costi), potranno essere diversi da professionista a professionista, come lo possono essere i “passaggi” della procedura e i loro tempi. Per questi, si deve tenere presente che quando si fa analisi economica della prestazione non si usano tempi “clinici”, ma “economici”. Senza entrare nei dettagli delle differenze, i primi possono essere intesi come il tempo che serve al dottore per completare l’operazione, mentre i secondi come quelli in cui la risorsa “sala operativa” è stata messa a disposizione di un solo paziente, che saranno ovviamente più lunghi.

Nelle immagini si vede anche il calcolo e l’applicazione del “costo orario”, un parametro utilizzato per distribuire i costi fissi su ogni singola prestazione eseguita (di più non fa, il fatto che sia più o meno alto non ha alcun effetto sul rendimento dell’attività, che dipende dal totale dei costi e non dalla loro distribuzione oraria). Il mio cliente, che è molto scrupoloso nel seguire le mie indicazioni e per questo lo ringrazio, nei suoi costi fissi, che sono trattati da un omonimo software Excel, sempre consegnato nel corso sopra menzionato, include un suo stipendio base (idealmente riferibile all’impegno collegato all’essere il titolare di un’attività), le tasse e l’Enpam. Perciò, visto che il “costo orario” include  tutti (e solo) i costi fissi, il rendimento che si vede è il NETTO, ciò che veramente si è guadagnato.  Si può pensare che è anche ciò  che ci si può “mettere in tasca”? Non ancora, perché con i guadagni delle prestazioni economicamente in bonis come questa, si va in primis (ma se non ha metodi e strumenti che glielo fanno vedere il dentista non lo sa) a coprire le remissioni provocate dalla quantità di operazioni in perdita che in ogni studio, chi più chi meno, si sopportano (basti pensare alle prestazioni gratuite, ai rifacimenti e a quelle sistematicamente offerte, chissà perché, a prezzi inferiori al costo). Con ciò che resta, prima si devono pagare gli eventuali debiti (i mutui o il rientro da esposizioni bancarie), e infine, in un’ottica di buona amministrazione, pensare al risparmio personale e a quello dell’attività. Dunque solo una parte di quanto ora guadagnato sarà  davvero disponibile, il che richiede un altro calcolo, che è prudente saper fare, per non ritrovarsi con la poltrona piena e la cassa vuota perché si sono spesi soldi che propri sono solo in apparenza.

Alcune precisazioni su quanto si vede nelle due immagini: 1) si noti l’utilizzo da parte del dentista di un modello descrittivo delle sue operazioni che contiene, oltre alla “prestazione”, cioè la descrizione unitaria di ciò che viene fatturato (Corona in disilicato), anche la “fase operativa”, cioè lo scopo delle sedute afferenti a quella prestazione (senza questa articolazione l’analisi dei costi sarebbe imprecisa); 2) sotto le celle intestate “Somma” si vedono i vari risultati totali delle cinque operazioni analizzate; 3) il “Ricavo” è il prezzo chiesto al paziente; 4) i “Costi totali” sono la somma di quelli fissi assegnati alle operazioni con il sistema del “costo orario” e di quelli variabili; 5) il “Rendimento” è la differenza fra il ricavo e i costi totali; 6) i “Costi generali” sono la quota di costi fissi assegnata dal programma a ogni singola operazione; 7) i “Consumi totali” sono la somma dei costi variabili di queste operazioni, dettagliati quindi nelle colonne in rosa chiaro della seconda immagine; 8) i “C. cliente” (Consumi del cliente), sono in questo caso i costi del laboratorio; 9) i “C. categoria” (Consumi di categoria”, sono i consumi che riguardano genericamente la categoria delle operazioni (ricavati dai materiali consumati inseriti in altra parte del software), che è la “Protesi fissa”, quindi in base ai consumi di questo tipo (es. materiale da impronta, frese ecc.), ogni singola operazione di quella categoria, indipendentemente da ciò che si fa,  ha questo costo; 10) i “C. generici” (Consumi generici), sono l’importo, ottenuto sempre da un inserimento dati fatto in altra parte del software, riferito a guanti, anestetici, aspirasaliva ecc, diciamo il costo del “coperto” in questo studio quando un paziente si siede in poltrona per una qualsiasi operazione, quindi anche di altre categorie oltre alla protesi fissa qui in esame.

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Sabato 08/03 a Milano, unica data del “Corso di un giorno” al momento programmata per il 2014, si terrà una nuova edizione, con lavoro pratico e consegna di software, come sempre organizzato da Odontoline.it. Il corso assegna crediti ECM, le iscrizioni sono aperte.

Penso di fare cosa gradita informando che per questa edizione è in programma la trattazione di nuovi argomenti, di attualissimo interesse:

– istruzioni per rendere oggettivo e non contestabile il calcolo delle “Ore dedicate” da dichiarare nello studio di settore;

– indicazioni operative per coordinare le varie tipologie di incasso (contanti, assegni, bonifici, POS) con la fatturazione e i versamenti in banca. Aspetto è fondamentale per evitare contestazioni da parte del Fisco nei sempre più frequenti casi di verifiche tramite le “indagini finanziarie”;

– ulteriori dettagli e nuove diapositive sulla gestione pratica della marca da bollo;

– deducibilità dal reddito dei leasing, finanziari e operativi, novità e rischi;

– foglio di calcolo Excel per la stima della produzione necessaria a coprire nuove spese fisse, o di quanto conviene ridurre le stesse a fronte di una attuale o prevista riduzione di produzione.

Cliccando sul link seguente si accede al Programma completo del corso.

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