Management in Odontoiatria – Il Blog di Paolo Bortolini

Pubblico (nella parte alta dell’articolo, cliccandoci sopra si ingrandiscono) due immagini catturate nel corso di una sessione di consulenza online, appena terminata, con un mio cliente (di cui nascondo il nome, ma nelle immagini sarebbe l'”Operatore”), del software Excel che esegue l’analisi dei costi e dei rendimenti delle singole prestazioni eseguite consegnato a chi partecipa al “Corso pratico informatico”. Si tratta di uno studio monoprofessionale con due poltrone.

Lo scopo delle immagini è far vedere il risultato di questo software, che è l’esatta conoscenza dei costi dei “passaggi” necessari, in questo specifico caso, per la consegna di due corone in disilicato, e del conseguente rendimento (netto, reale) per lo studio dato il ricavo della prestazione (che si vede nella tabella in occasione della consegna). Le due immagini sono da leggersi affiancate, in quanto il software in questione è una tabella in righe e colonne piuttosto estesa orizzontalmente, che comprende tutte le singole operazioni che si sono eseguite in un periodo (l’analisi mostrata nelle immagini è quindi l’estratto delle operazioni riferite a un solo paziente, di cui non si vede qui il nome, al quale sono state consegnate le due corone proprio in questi giorni). L’analisi economica fatta non è quindi di tipo “medio”, quella che qualcuno pretenderebbe si facesse “ogni tanto” su una prestazione-campione per “fare il tariffario”, che considero poco meno che inutile (e faticosa) considerando la variabilità delle condizioni operative del dentista (che dipendono da una pluralità di fattori, la maggior parte dei quali sfugge al suo controllo: ciò significa che la stessa prestazione, eseguita per pazienti diversi, può far guadagnare come perdere, il risultato lo si potrà sapere, se si conosce la metodica e con lo strumento informatico adatto, solo a consuntivo), ma riguarda proprio “quel” paziente e “quelle” due corone fatte in questo studio. Sia chiaro che i costi che si vedono, il prezzo e di conseguenza il rendimento (prezzo meno costi), potranno essere diversi da professionista a professionista, come lo possono essere i “passaggi” della procedura e i loro tempi. Per questi, si deve tenere presente che quando si fa analisi economica della prestazione non si usano tempi “clinici”, ma “economici”. Senza entrare nei dettagli delle differenze, i primi possono essere intesi come il tempo che serve al dottore per completare l’operazione, mentre i secondi come quelli in cui la risorsa “sala operativa” è stata messa a disposizione di un solo paziente, che saranno ovviamente più lunghi.

Nelle immagini si vede anche il calcolo e l’applicazione del “costo orario”, un parametro utilizzato per distribuire i costi fissi su ogni singola prestazione eseguita (di più non fa, il fatto che sia più o meno alto non ha alcun effetto sul rendimento dell’attività, che dipende dal totale dei costi e non dalla loro distribuzione oraria). Il mio cliente, che è molto scrupoloso nel seguire le mie indicazioni e per questo lo ringrazio, nei suoi costi fissi, che sono trattati da un omonimo software Excel, sempre consegnato nel corso sopra menzionato, include un suo stipendio base (idealmente riferibile all’impegno collegato all’essere il titolare di un’attività), le tasse e l’Enpam. Perciò, visto che il “costo orario” include  tutti (e solo) i costi fissi, il rendimento che si vede è il NETTO, ciò che veramente si è guadagnato.  Si può pensare che è anche ciò  che ci si può “mettere in tasca”? Non ancora, perché con i guadagni delle prestazioni economicamente in bonis come questa, si va in primis (ma se non ha metodi e strumenti che glielo fanno vedere il dentista non lo sa) a coprire le remissioni provocate dalla quantità di operazioni in perdita che in ogni studio, chi più chi meno, si sopportano (basti pensare alle prestazioni gratuite, ai rifacimenti e a quelle sistematicamente offerte, chissà perché, a prezzi inferiori al costo). Con ciò che resta, prima si devono pagare gli eventuali debiti (i mutui o il rientro da esposizioni bancarie), e infine, in un’ottica di buona amministrazione, pensare al risparmio personale e a quello dell’attività. Dunque solo una parte di quanto ora guadagnato sarà  davvero disponibile, il che richiede un altro calcolo, che è prudente saper fare, per non ritrovarsi con la poltrona piena e la cassa vuota perché si sono spesi soldi che propri sono solo in apparenza.

Alcune precisazioni su quanto si vede nelle due immagini: 1) si noti l’utilizzo da parte del dentista di un modello descrittivo delle sue operazioni che contiene, oltre alla “prestazione”, cioè la descrizione unitaria di ciò che viene fatturato (Corona in disilicato), anche la “fase operativa”, cioè lo scopo delle sedute afferenti a quella prestazione (senza questa articolazione l’analisi dei costi sarebbe imprecisa); 2) sotto le celle intestate “Somma” si vedono i vari risultati totali delle cinque operazioni analizzate; 3) il “Ricavo” è il prezzo chiesto al paziente; 4) i “Costi totali” sono la somma di quelli fissi assegnati alle operazioni con il sistema del “costo orario” e di quelli variabili; 5) il “Rendimento” è la differenza fra il ricavo e i costi totali; 6) i “Costi generali” sono la quota di costi fissi assegnata dal programma a ogni singola operazione; 7) i “Consumi totali” sono la somma dei costi variabili di queste operazioni, dettagliati quindi nelle colonne in rosa chiaro della seconda immagine; 8) i “C. cliente” (Consumi del cliente), sono in questo caso i costi del laboratorio; 9) i “C. categoria” (Consumi di categoria”, sono i consumi che riguardano genericamente la categoria delle operazioni (ricavati dai materiali consumati inseriti in altra parte del software), che è la “Protesi fissa”, quindi in base ai consumi di questo tipo (es. materiale da impronta, frese ecc.), ogni singola operazione di quella categoria, indipendentemente da ciò che si fa,  ha questo costo; 10) i “C. generici” (Consumi generici), sono l’importo, ottenuto sempre da un inserimento dati fatto in altra parte del software, riferito a guanti, anestetici, aspirasaliva ecc, diciamo il costo del “coperto” in questo studio quando un paziente si siede in poltrona per una qualsiasi operazione, quindi anche di altre categorie oltre alla protesi fissa qui in esame.

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