Svolto a Milano l’incontro “Contabilità e fisco” del Corso pratico-informatico di management per l’Odontoiatra

Nei giorni 1-3 Ottobre 2015 si è tenuto a Milano l’incontro in programma del “Corso pratico”, dedicato all’amministrazione contabile e fiscale dello studio dentistico. Ringrazio i partecipanti e Odontoline.it per la consueta impeccabile organizzazione.

Aula corso pratico CEF ottobre 2015 Milano

Aula corso pratico CEF ottobre 2015 Milano

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Dal dentista: quando i pazienti “tirano indietro” sui pagamenti

Dal forum “Gestione dello studio”, di Odontoline.it, di cui sono il Moderatore, pubblico la mia risposta ad un topic intitolato “Pazienti che non pagano”, il cui autore così scrive: “Buongiorno, come vi comportate voi con pazienti che non pagano e spariscono? Avete utilizzato dei metodi come la cessione o recupero del credito? Se si a quali società vi siete rivolti?”. L’argomento è ovviamente di grande attualità. Pubblico la mia risposta, corredata da un esempio di un foglio di calcolo per Excel visibile in calce all’articolo.

“I tempi sono difficili e molti “tirano indietro” sui pagamenti per cause di forza maggiore. Del resto, la gestione di incassi dilazionati dai clienti è da sempre connaturata alla vostra professione e, come si dice, “di necessità si deve far virtù”. Questo problema non si affronta centrando l’attenzione sui singoli casi (le “fregature”), di solito sono poche e per sperare di evitarle ci si affida al “naso”. Un margine di prestazioni non pagate comunque è del tutto naturale, ma non dovrebbe superare il 10% dell’eseguito, ed è già davvero troppo.

L’approccio deve essere globale, centrato cioè sulla massa dei pazienti in cura, fra i quali ci sarà chi paga “lento” e chi paga “rock”: i secondi sovvenzionano i primi, l’importante è riuscire a incassare quanto serve per fare fronte ai propri impegni di pagamento a fine mese. Questo approccio globale è da tempo fra gli argomenti dei miei corsi. Servono però dei numeri, ma che siano chiari, altrimenti si perde tempo e magari si sbaglia pure.

Ad esempio, se si potesse sapere a quanto deve ammontare l’incasso minimo mensile da ottenere dai singoli pazienti che vengono in studio per far fronte al proprio fabbisogno, si potrebbe scoprire che se un paziente versa poniamo tre volte quell’ammontare, ad altri due che in quel mese non riescono a versare si possono offrire le prestazioni necessarie senza soffrire. Il mese dopo, magari, i due “beneficiati” verseranno, avviando una specie di “staffetta” che occorre monitorare per accorgersi se si sta autoalimentando.

Allego uno schema per fare il conteggio menzionato, è un’immagine di un foglio Excel che ognuno si potrà replicare. A chi lo farà, suggerisco di fare diverse prove cambiando i valori su fondo giallo, e in particolare quello contrassegnato con la lettera F. Non mancheranno interessanti scoperte.”

INCASSO_MINIMO_MENSILE_PER_PAZIENTE

Rendimento dello studio dentistico: un caso di successo grazie ad una vera informatica gestionale

Presento un’elaborazione dei dati di uno studio dentistico mio cliente (è l’immagine visibile al fondo dell’articolo). Per “mio cliente”, s’intenda questo: i titolari dello studio, dottore e moglie, quarantenni, hanno partecipato ai corsi organizzati da Odontoline.it, prima quello di una giornata, poi i due pratici nei quali hanno ricevuto i software Excel da me programmati per la gestione quotidiana della contabilità interna, della fiscalità e dei ricavi e costi delle operazioni cliniche. Finito il periodo di assistenza compreso nelle quote dei due corsi pratici, i titolari hanno continuato con me un rapporto a pagamento, che include un’attività di revisione dei loro dati. Tutto questo ha avuto inizio nel novembre 2013. Lo studio è un monoprofessionale con due poltrone sito nel Nord Ovest Italia. Il dottore esegue tutte le prestazioni, incluse quelle di igiene e profilassi, mentre per l’ortodonzia si avvale di un collega consulente.

Come è noto a chi ha un po’ di preparazione informatica e ha un po’ riflettuto sulla gestione del suo studio, la maggior parte dei gestionali odontoiatrici “del commercio” è da ritenersi parecchio carente sul piano amministrativo e del controllo di gestione. Ad avviso di chi scrive, non si può comunque pretendere più di tanto da questi programmi “universalistici”, i quali riescono in ogni caso a fornire validi e necessari supporti al dentista, quali la documentazione clinica, la scrittura automatizzata di testi, la contabilità del singolo paziente e, cosa assai importante e complessa da gestire con l’informatica, la fatturazione delle prestazioni. Per amministrare lo studio, cioè per sapere come davvero stanno andando le cose, e come stanno per andare, servono dei programmi specialistici, da inserirsi fra il “gestionale” e l’opera del commercialista, che ne rimangano però del tutto indipendenti e ulteriori. Uscire da questo schema facendo delle commistioni, da ritenersi innaturali, fra le funzioni e le procedure dei tre sistemi amministrativi appena menzionati, porterà inevitabilmente a non avere il necessario controllo della situazione, a non sapere bene cosa fare per i prezzi, gli acquisti, le spese, le tasse.

Tornando al nostro “caso”, questo studio ha recepito il messaggio che da tempo sto inviando ai dentisti: occuparsi in prima persona del controllo economico e dell’amministrazione. E con il necessario impegno. Ogni tentativo di negazione o ridimensionamento di questo principio, si è dimostrato fallimentare. Certo che se un dentista, come nel caso che sto presentando, ha la fortuna di avere il coniuge disponibile, o comunque può affidare queste attività a un alter ego, allora può continuare a pensare solo all’odontoiatria. Altrimenti no. Ho visto dentisti che, venuti ai miei corsi e ricevuti i programmi, hanno pensato di delegare a un normale dipendente la gestione del sistema. Non hanno ottenuto risultati. Al più, si può delegare qualche parte dell’inserimento dati negli studi grandi, ma ricontrollandone l’esecuzione, perché, si ricordi, nessun dipendente può (e nemmeno deve!) essere tanto interessato ai conti dello studio quanto lo è il titolare. Torniamo adesso davvero al “caso”. La prima “mossa” è stata quella di assumere in capo ai titolari ogni responsabilità di gestione e rendicontazione dei dati amministrativi, e di rapporto con i fornitori, revocandola all’assistente da tempo delegata, che la svolgeva usando la “prima nota” del gestionale, passando ai software specialistici. L’anno dopo, il 2014, gli incassi sono aumentati di circa 70 mila Euro a parità di produzione eseguita. Perché è successo? Al di la delle spiegazioni puntuali, che comunque i software ben mostrano, è proprio “l’occhio del padrone” che, in questo caso, ingrassa non il cavallo ma la borsa. L’imponibile fiscale del 2014 è ovviamente aumentato, di circa 30 mila Euro, e quello del 2015 in formazione sarà dell’ordine dei 110 mila Euro. Nel 2012 era meno di 50 mila. Al 1/1/14 lo studio aveva nei suoi conti circa 40 mila Euro, oggi, mentre scrivo, ne ha 127 mila.

E cosa ne avranno fatto, questi titolari, dei miei software per la misura del “Rendimento”? Li hanno usati con scrupolo e continuità, ottenendo le informazioni utili per prendere decisioni in sicurezza: riorganizzare il lavoro, chiedere di più per le prestazioni, eliminare le attività in perdita, rivedere i rapporti con il consulente, iniziare un nuovo leasing e tante altre meno appariscenti ma certamente, come si vedrà, portatrici di guadagni. Oggi, con il software da me programmato e in uso in questo studio, è stata generata, in qualche minuto, questa tabella Pivot, che meglio di ogni parola spiega perché questo studio ha ora più soldi in banca. Ricordo che: il rendimento è il guadagno, e non dipende da entrate e uscite; l’imponibile fiscale non mostra quanto guadagni, ma al più approssima il flusso di cassa; il guadagno dell’attività dipende dalla somma algebrica dei guadagni e delle inevitabili perdite di tutte le prestazioni che si eseguono. Faccio infine presente che, se uno studio non ha un margine di guadagno sulle pure operazioni (cioè al lordo di prelievi personali e imposte) di almeno il 40%, si indebita. La tabella mostra il risultato economico dei primi cinque mesi dell’anno, distinto per categoria di prestazioni (la Pivot può far vedere, solo “toccando” i quadratini con il +, i risultati delle singole prestazioni delle varie categorie), che include le imposte (per il 2015 sono “caricati” 40 mila Euro di tasse annuali). Gli importi del rendimento alla riga “Totale”, sono quindi quelli utilizzabili per se stessi. Cliccare sulla seguente immagine per osservare la tabella Pivot:

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Economia applicata all’odontoiatria: nuovi concetti per misurare costi e guadagni dello studio

Nuovo_Produzione_e_Consumi_scorcio

Desidero informare chi ha seguito i miei corsi sulla disponibilità di nuove versioni dei software e del materiale stampato, relativamente al sistema di controllo dei costi e dei rendimenti delle singole operazioni.

E’ infatti pronta la nuova dispensa dedicata ai software per l’analisi dei costi e rendimenti delle operazioni. Ora il software principale è in grado di fare i calcoli escludendo a piacere dai costi quelli del titolare e le tasse, per sapere così quanto rendono le operazioni cliniche in se stesse (il margine sui ricavi “normale” che ho indicato, nella dispensa, di questo nuovo “Rendimento delle operazioni”, dovrebbe essere fra il 40 e il 60%). E’ particolarmente chiaro il capitolo che descrive le condizioni economiche in cui si eseguono le operazioni e la loro codificazione a livello informatico. I materiali sono subito disponibili per i miei clienti e per chi frequenterà il “corso pratico” nelle prossime edizioni.

Due corone in disilicato: ma quanto ho guadagnato, per davvero? Un esempio di analisi dei costi delle prestazioni in odontoiatria

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Pubblico (nella parte alta dell’articolo, cliccandoci sopra si ingrandiscono) due immagini catturate nel corso di una sessione di consulenza online, appena terminata, con un mio cliente (di cui nascondo il nome, ma nelle immagini sarebbe l'”Operatore”), del software Excel che esegue l’analisi dei costi e dei rendimenti delle singole prestazioni eseguite consegnato a chi partecipa al “Corso pratico informatico”. Si tratta di uno studio monoprofessionale con due poltrone.

Lo scopo delle immagini è far vedere il risultato di questo software, che è l’esatta conoscenza dei costi dei “passaggi” necessari, in questo specifico caso, per la consegna di due corone in disilicato, e del conseguente rendimento (netto, reale) per lo studio dato il ricavo della prestazione (che si vede nella tabella in occasione della consegna). Le due immagini sono da leggersi affiancate, in quanto il software in questione è una tabella in righe e colonne piuttosto estesa orizzontalmente, che comprende tutte le singole operazioni che si sono eseguite in un periodo (l’analisi mostrata nelle immagini è quindi l’estratto delle operazioni riferite a un solo paziente, di cui non si vede qui il nome, al quale sono state consegnate le due corone proprio in questi giorni). L’analisi economica fatta non è quindi di tipo “medio”, quella che qualcuno pretenderebbe si facesse “ogni tanto” su una prestazione-campione per “fare il tariffario”, che considero poco meno che inutile (e faticosa) considerando la variabilità delle condizioni operative del dentista (che dipendono da una pluralità di fattori, la maggior parte dei quali sfugge al suo controllo: ciò significa che la stessa prestazione, eseguita per pazienti diversi, può far guadagnare come perdere, il risultato lo si potrà sapere, se si conosce la metodica e con lo strumento informatico adatto, solo a consuntivo), ma riguarda proprio “quel” paziente e “quelle” due corone fatte in questo studio. Sia chiaro che i costi che si vedono, il prezzo e di conseguenza il rendimento (prezzo meno costi), potranno essere diversi da professionista a professionista, come lo possono essere i “passaggi” della procedura e i loro tempi. Per questi, si deve tenere presente che quando si fa analisi economica della prestazione non si usano tempi “clinici”, ma “economici”. Senza entrare nei dettagli delle differenze, i primi possono essere intesi come il tempo che serve al dottore per completare l’operazione, mentre i secondi come quelli in cui la risorsa “sala operativa” è stata messa a disposizione di un solo paziente, che saranno ovviamente più lunghi.

Nelle immagini si vede anche il calcolo e l’applicazione del “costo orario”, un parametro utilizzato per distribuire i costi fissi su ogni singola prestazione eseguita (di più non fa, il fatto che sia più o meno alto non ha alcun effetto sul rendimento dell’attività, che dipende dal totale dei costi e non dalla loro distribuzione oraria). Il mio cliente, che è molto scrupoloso nel seguire le mie indicazioni e per questo lo ringrazio, nei suoi costi fissi, che sono trattati da un omonimo software Excel, sempre consegnato nel corso sopra menzionato, include un suo stipendio base (idealmente riferibile all’impegno collegato all’essere il titolare di un’attività), le tasse e l’Enpam. Perciò, visto che il “costo orario” include  tutti (e solo) i costi fissi, il rendimento che si vede è il NETTO, ciò che veramente si è guadagnato.  Si può pensare che è anche ciò  che ci si può “mettere in tasca”? Non ancora, perché con i guadagni delle prestazioni economicamente in bonis come questa, si va in primis (ma se non ha metodi e strumenti che glielo fanno vedere il dentista non lo sa) a coprire le remissioni provocate dalla quantità di operazioni in perdita che in ogni studio, chi più chi meno, si sopportano (basti pensare alle prestazioni gratuite, ai rifacimenti e a quelle sistematicamente offerte, chissà perché, a prezzi inferiori al costo). Con ciò che resta, prima si devono pagare gli eventuali debiti (i mutui o il rientro da esposizioni bancarie), e infine, in un’ottica di buona amministrazione, pensare al risparmio personale e a quello dell’attività. Dunque solo una parte di quanto ora guadagnato sarà  davvero disponibile, il che richiede un altro calcolo, che è prudente saper fare, per non ritrovarsi con la poltrona piena e la cassa vuota perché si sono spesi soldi che propri sono solo in apparenza.

Alcune precisazioni su quanto si vede nelle due immagini: 1) si noti l’utilizzo da parte del dentista di un modello descrittivo delle sue operazioni che contiene, oltre alla “prestazione”, cioè la descrizione unitaria di ciò che viene fatturato (Corona in disilicato), anche la “fase operativa”, cioè lo scopo delle sedute afferenti a quella prestazione (senza questa articolazione l’analisi dei costi sarebbe imprecisa); 2) sotto le celle intestate “Somma” si vedono i vari risultati totali delle cinque operazioni analizzate; 3) il “Ricavo” è il prezzo chiesto al paziente; 4) i “Costi totali” sono la somma di quelli fissi assegnati alle operazioni con il sistema del “costo orario” e di quelli variabili; 5) il “Rendimento” è la differenza fra il ricavo e i costi totali; 6) i “Costi generali” sono la quota di costi fissi assegnata dal programma a ogni singola operazione; 7) i “Consumi totali” sono la somma dei costi variabili di queste operazioni, dettagliati quindi nelle colonne in rosa chiaro della seconda immagine; 8) i “C. cliente” (Consumi del cliente), sono in questo caso i costi del laboratorio; 9) i “C. categoria” (Consumi di categoria”, sono i consumi che riguardano genericamente la categoria delle operazioni (ricavati dai materiali consumati inseriti in altra parte del software), che è la “Protesi fissa”, quindi in base ai consumi di questo tipo (es. materiale da impronta, frese ecc.), ogni singola operazione di quella categoria, indipendentemente da ciò che si fa,  ha questo costo; 10) i “C. generici” (Consumi generici), sono l’importo, ottenuto sempre da un inserimento dati fatto in altra parte del software, riferito a guanti, anestetici, aspirasaliva ecc, diciamo il costo del “coperto” in questo studio quando un paziente si siede in poltrona per una qualsiasi operazione, quindi anche di altre categorie oltre alla protesi fissa qui in esame.

Leasing o leasing operativo? Un dentista nel dubbio

Nel forum “Gestione dello studio” della community odontoiatrica Odontoline.it, di cui sono Moderatore, è stato postato un topic dal titolo: “Noleggio operativo, cercasi suggerimenti”. Scrissi un articolo sulla questione dei modi d’acquisto dei beni strumentali, del quale ho ricordato l’esistenza in questo topic. Mi è stato poi chiesto di intervenire, per dire se  l’ articolo a cui ho fatto riferimento, del 2011 , visto lo stato attuale delle cose , intendendo nuove leggi , è ancora valido e se, infine, si può consigliare il leasing o il leasing operativo. Ho così risposto:

Confermo intanto quanto scritto nell’articolo, e cioè che la scelta fra acquisto di un bene in proprietà, in leasing o con leasing operativo andrebbe fatta in primo luogo basandosi piùttosto rigidamente sulle considerazioni lì indicate, in sostanza sulle caratteristiche tecnologiche del bene, sulla sua attitudine a durare in efficienza, sui programmi di liquidità che ci si pone, pensando anche alla possibilità di ricevere o meno credito dalla banca per l’acquisto. Le considerazioni sul costo delle diverse modalità e il risparmio fiscale dovrebbero essere tenute per ultime. L’articolo andrebbe visto come una guida piuttosto rigida, e vivamente consigliata, dell’iter di questi ragionamenti.

Lei mi chiede delle “novita”.

Per i finanziamenti (cioè i mutui), proprio questa mattina un mio cliente mi ha informato di avere trovato una banca che gli finanzierà l’acquisto di un’autoclave al 2,5%. Quindi di nuovo c’è che si trovano tassi decisamente vantaggiosi. Come è noto, in caso di acquisto con finanziamento la deduzione avviene ammortizzando il costo del bene in un periodo di tempo minimo stabilito dal decreto ministeriale. Un vecchissimo adagio da ragionieri, quindi niente di nuovo, per quanto riguarda la durata del finanziamento-alias-mutuo consiglia di tenerla lunga tanto quanto il tempo si pensa il bene sarà utilizzato.

Per il leasing finanziario, già dal 29/4/2012 c’è la possibilità di stipulare contratti di durata breve, inferiore al periodo dello loro deducibilità (che rimane la metà del periodo legale di ammortamento: per i beni strumentali afferenti alla clinica si tratta dunque di quattro anni), cosa che prima non era possibile. Per capirsi, si può pagare un leasing in due anni, per risparmiare sui suoi interessi, ma si continua a dedurre questo costo in quattro. Quindi dal punto di vista fiscale, di fatto, nulla è cambiato.

Si tenga infine presente che un finanziamento e un leasing finanziario sono la stessa cosa, solo che il secondo non va a pesare sul “fido” concesso dalle banche, lo si può ottenere anche quando la banca non ci darebbe più nulla, ed è questo il motivo per cui lo si fa, se no si fa il finaziamento.
Per il leasing operativo, la novità è quanto sto per dire, che rappresenta il mio pensiero. Assistendo vari dentisti, mi capita frequentemente di vedere preventivi e contratti di acquisto dei beni strumentali. Di solito viene fatto un preventivo per il leasing e uno per il l. operativo (o “renting”, o “noleggio”). Di solito sono più o meno simili, uno costa un po’ di più dell’altro, e mi domando perchè visto che il bene è lo stesso, chi lo vende anche, la finanziaria è la stessa e, soprattutto, lo è anche il contenuto dei due contratti, i quali prevedono (talvolta con una scrittura privata separata, per il renting) che alla fine delle rate il dentista si impegna ad acquistare il bene. Giuridicamente, ciò significa che tutti e due i contratti, in caso di contenzioso o di controllo fiscale, molto facilmente sarebbero considerati aventi la stessa causa, cioè il leasing finanziario (messo giù meglio: un contratto di prestito di denaro anzichè uno di locazione). Il leasing operativo dovrebbe essere quel contratto per cui uno può permettersi di utilizzare qualcosa che gli è utile per migliorare il suo lavoro, per fare cose che prima non faceva, per dare una migliore immagine, pur non avendo i mezzi per comprarla. Per capirsi, è quella formula pubblicizata da molte case automobilistiche, di solito inclusiva di manutenzione e altri servizi. Si noti che in questo esempio è il produttore del bene che lo offre a noleggio, e così dovrebbe essere sempre: non è del tutto normale che sia un rivenditore ad offrirlo. I contratti di leasing “operativo” che girano fra i dentisti, in taluni casi potrebbero essere dunque dei leasing finanziari “travestiti” che costano di più. Fatte queste doverose osservazioni, è comunque indubbio che tali contratti abbiano trovato buona accoglienza.

Il motivo ritengo sia quello fiscale. Ed è rilevante solo per i liberi professionisti, non per le imprese: paghi un po’ di più del leasing, ma hai alcuni vantaggi, dovuti alla differente deducibilità dei due tipi di spesa. Infatti, con il “renting” si va “per cassa”, con il leasing “per competenza”. Dunque, cosa significa questo? Che se vuoi dedurre in modo più “accelerato”, sempre se ne abbia bisogno, lo puoi fare solo con il “renting”. Parliamo di “maxirate” e di durate dell’operazione inferiori al minimo di legge previsto per leasing finanziario e finanziamenti. Bene. Tali vantaggi quindi non sono generalizzabili, ma possono esserci solo se c’è la contemporanea necessità di ridurre l’imponibile dell’anno in cui si fa il contratto, con la “maxirata” (senza esagerare), o quello dell’annualità corrente e delle successive due con le rateazioni di durata breve. Naturalmente, quando si attuano queste politiche, ci si dovrà anche preparare a dimostrare a qualcuno autorizzato a chiederlo, che quel contratto, si chiama “operativo” e lo è veramente, e non è invece “finanziario” come magari costui potrebbe ipotizzare.
Dico anche che per lo studio di settore non c’è alcuna differenza fra il leasing e il leasing operativo. Aggiungo pure che anche i contratti di leasing operativo sono oggetto dell’obbligo di comunicazione all’Anagrafe Tributaria da parte delle società di leasing.

Per finire sul leasing operativo, posso testimoniare, essendo operazioni fatte da un mio cliente, può essere buono non solo per ridurre le tasse, ma anche per migliorare il rendimento dell’attività. Ad esempio, ha fatto L.O. per tutti i manipoli e le turbine, rinnovando quindi l’intero loro “parco” ogni due anni, prima che i costi di manutenzione esplodano e potendo così lavorare sempre con strumenti di massima efficenza. Ha in studio tecnologie importanti, senza mai farle diventare di proprietà e rinnovandole ad ogni “salto” tecnologico, favorendo così fra le altre cose anche l’immagine. Questo mio cliente sta sostenendo da anni un notevole esborso annuale, intorno ai 50K, è uno studio monoprofessionale con tre poltrone, ma è anche quello con l’incidenza dell’Irpef sui compensi più bassa fra quelli che seguo, e con il saldo di banca (dello studio) abitualmente di sei cifre, e non ha il segno meno davanti.

Management per dentisti a Milano, unica data

Sabato 08/03 a Milano, unica data del “Corso di un giorno” al momento programmata per il 2014, si terrà una nuova edizione, con lavoro pratico e consegna di software, come sempre organizzato da Odontoline.it. Il corso assegna crediti ECM, le iscrizioni sono aperte.

Penso di fare cosa gradita informando che per questa edizione è in programma la trattazione di nuovi argomenti, di attualissimo interesse:

– istruzioni per rendere oggettivo e non contestabile il calcolo delle “Ore dedicate” da dichiarare nello studio di settore;

– indicazioni operative per coordinare le varie tipologie di incasso (contanti, assegni, bonifici, POS) con la fatturazione e i versamenti in banca. Aspetto è fondamentale per evitare contestazioni da parte del Fisco nei sempre più frequenti casi di verifiche tramite le “indagini finanziarie”;

– ulteriori dettagli e nuove diapositive sulla gestione pratica della marca da bollo;

– deducibilità dal reddito dei leasing, finanziari e operativi, novità e rischi;

– foglio di calcolo Excel per la stima della produzione necessaria a coprire nuove spese fisse, o di quanto conviene ridurre le stesse a fronte di una attuale o prevista riduzione di produzione.

Cliccando sul link seguente si accede al Programma completo del corso.

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