Pubblicato su «Rivista Italiana degli Odontotecnici», n. 9/1996 (dicembre). Il testo è riproposto nella versione originale: norme, dati e riferimenti sono quelli dell’epoca.
Un prezioso aiuto al laboratorio
Quasi tutti i laboratori hanno una loro “scheda” che viene consegnata ai medici, i quali dovrebbero usarla ogni qualvolta inviano dei lavori per definire le caratteristiche della commessa, cioè che cosa viene richiesto al laboratorio: tipo di lavoro, materiali da usare, colore, scadenza per la consegna, indicazioni varie. Alcuni hanno dedicato notevoli risorse nel realizzare questa scheda, meglio chiamata “modulo d’ordine”, facendone versioni con più copie, diversificate in base al tipo di lavoro, distinte con colori diversi e via dicendo; altri hanno preferito usare moduli molto semplici, al limite dei blocchetti di fogli senza altre indicazioni che il nome del laboratorio.
L’utilità per il laboratorio di avere chiare indicazioni in merito alle richieste del cliente, possibilmente scritte, è evidente: capite tutti cosa significa preparare una fusione pensando di finire il lavoro in resina mentre il paziente del dentista si aspetta un lavoro in porcellana, oppure usare lega in luogo dell’oro, esempi questi che ritengo facciano parte dell’esperienza comune e dovuti quasi sempre a difetti nella comunicazione fra studio e laboratorio; per non parlare dei problemi con il cliente quando si sbaglia la data per la consegna dei lavori, tutti i vari “ma io avevo detto che…”.
Un valido strumento nel rapporto con il medico
Molti odontotecnici pensano che il problema principale nel fare utilizzare una scheda un attimo più completa del foglio da salumiere che il dentista è abituato a usare per comunicare con il suo laboratorio sia la poca propensione del medico a scrivere: sembra quasi che il richiedergli di essere un po’ più preciso possa causargli irritazione, specie quando inizia il rapporto con l’odontotecnico, e allora si preferisce soprassedere.
Molti pensano che non valga la pena di investire dei soldi in grafica, in ragionamenti sulle necessità organizzative e commerciali del proprio laboratorio che un modulo potrebbe aiutare a risolvere: “ma a cosa serve che io prepari una scheda ordinata e completa, che costa un sacco di soldi, quando in ogni caso il dentista al massimo mi scrive per quando vuole il lavoro e il codice della scala colori, se mette il nome del paziente è un miracolo e il più delle volte mi scrive di telefonargli?”.
In realtà il medico, se è seriamente intenzionato a collaborare con voi, non può che apprezzare ogni iniziativa che serva a fare meglio il suo interesse e quello del suo paziente, in questo caso facendo in modo che le coordinate essenziali per costruire una buona protesi nel più breve tempo possibile siano comunicate con sicurezza, senza perdite di tempo o ulteriori costi; non può che apprezzare uno strumento di lavoro, quale può essere un buon modulo d’ordine, che riesca a fargli analizzare in modo veloce e schematico se i passaggi necessari alla preparazione del materiale per il laboratorio sono stati tutti rispettati: pensate a quanto tempo e denaro si possono risparmiare limitando i malintesi e il contenzioso spicciolo che derivano da banali problemi di comunicazione.
È anche pubblicità
Il modulo d’ordine potrebbe essere visto anche come un modo di farsi pubblicità e, a maggior ragione, aiutare a costruire una immagine più competitiva. Sotto questo aspetto, e direi come sempre, vediamo che gli aspetti organizzativi e commerciali si sovrappongono e che l’uno aiuta l’altro a svolgersi in modo migliore: tutto ciò che può aiutare il laboratorio ad essere più organizzato migliora il servizio e quindi aumenta la fedeltà del cliente; dimostrare ai medici che vengono curati anche gli aspetti di comunicazione, che cioè si è affrontato questo problema e dunque si dimostra di voler lavorare nella qualità, migliora la vostra immagine e aiuta a farvi conoscere. Anche la ricerca di nuovi clienti può essere aiutata da un modulo d’ordine confezionato con le dovute attenzioni, ad esempio, se fate visita ad un potenziale cliente potete lasciarne qualche copia che vi farà ricordare di più, oltre che, di norma, farvi distinguere dai concorrenti; l’unico rischio è che ve la copino; anche in questo caso, come per ogni realizzazione grafica creata appositamente per voi, è allora consigliato rivolgersi ad un grafico professionista, che può tutelarla come “opera dell’ingegno”.
Due esempi di schede funzionanti
Proponiamo due esempi, protetti da copyright, di moduli come quelli di cui abbiamo parlato, alla cui realizzazione abbiamo dato il nostro contributo aiutando i laboratori a mettere in forma grafica le loro esigenze organizzative e le loro idee commerciali. L’immagine grafica è stata attentamente considerata in ambedue e realizzata da un professionista esperto.
Nella rivista le due schede erano riprodotte per gentile concessione dei laboratori; essendo moduli protetti da copyright, qui non vengono ripubblicate.
La prima scheda appartiene ad un medio laboratorio “generalista”, orientato ad una produzione su piccola scala con il lavoro diviso per reparti, che dispone di cospicue risorse tecnologiche e di un certo numero di clienti. Questa scheda è da usarsi ad ogni nuovo passaggio di lavorazione, quindi ne viene fatto un certo consumo; è stampata in tre copie autoricalcanti di cui una rimane al medico come promemoria della lavorazione in corso, una viene archiviata in laboratorio finché il lavoro non è finito, una viene ritornata al medico allegata ad ogni consegna. È molto schematica per consentire una veloce registrazione dei dati all’arrivo dei lavori, al fine di avviare rapidamente le lavorazioni.
L’altro esempio, la seconda scheda, tanto originale da essere stato portato come esempio per questo genere di realizzazioni dal Prof. Passamonti, è di un piccolo laboratorio artigianale che produce protesi totale bilanciata di altissima qualità; è stata concepita per bastare a tutti i passaggi di lavorazione, deve quindi andare su e giù fra laboratorio e studio, da qui il nome di “scheda dinamica”, e perciò ha il fondo in cartoncino. La sua caratteristica più importante è che è stata pensata per essere una specie di “check-list” interattiva delle operazioni da farsi in studio per ottenere un certo risultato tecnico, con l’intenzione di mettere il dentista nelle condizioni di valutare ad ogni lavoro la correttezza del suo operato, indicandogli allo stesso tempo la sequenza ottimale delle operazioni.
Rispondi