Pubblicato su «Mondo Ortodontico», n. 1/1996 (gennaio-febbraio). Il testo è riproposto nella versione originale: norme, dati e riferimenti sono quelli dell’epoca.
Il tempo può essere considerato come una “materia prima” essenziale del trattamento ortodontico. La chiave di una gestione efficace dello studio si può trovare, in via del tutto generale, ponendosi l’impegno di rispettare il pronostico di durata stabilito per ogni trattamento. Tale programma infatti, richiede un orientamento globale dello studio verso l’obbiettivo, che costringe ad analizzare a fondo gli aspetti clinico-operativi e quelli di rapporto con i pazienti: si può affermare che scegliere l’orientamento al tempo come criterio guida dei propri comportamenti, dati ovviamente gli opportuni strumenti operativi, produce organizzazione ed efficienza economica in modo quasi naturale.
Nel modello di gestione dello studio ortodontico “Gepaor”, che stiamo illustrando, la variabile tempo è, come abbiamo visto, ampiamente utilizzata: viene messa a base della misura dei costi e della fissazione del prezzo della cura; della misura e della previsione delle variazioni dello “stock” di pazienti in cura; della gestione efficiente degli incassi. I concetti collegati al tempo propri di “Gepaor” sono: la “durata aziendale” e il “lead-time”.
La “durata aziendale”
Per “durata aziendale” si intende una misura, espressa in mesi, da aggiungersi alla data di consegna dell’apparecchio ottenendo così una data futura per la quale si prevede la fine della fase attiva del trattamento: un pronostico; in tal modo, si costruisce un piano temporale dei trattamenti per fare un monitoraggio preciso del loro stato di avanzamento. Grazie a questo piano ci si accorge subito, ad esempio, di un eventuale ritardo di tutte o di alcuni tipi di cure rispetto ai pronostici, potendo allora attivarci tempestivamente per capirne la causa fra quelle possibili: diffusa scarsa collaborazione; tecniche usate inefficaci; disorganizzazione.
Se nel tempo la “durata aziendale media” dello stock pazienti attivi (SPA) si allunga o si accorcia, potremo pensare che qualcosa è cambiato: il tipo di patologie che si presentano in studio; la nostra abilità; l’organizzazione. Si noti che questa durata è un parametro interno, non lo si deve cioè comunicare per forza al paziente.
In un’accezione molto ampia di questo concetto, del resto perfettamente praticabile usando le opportune politiche, la durata del trattamento si associa al margine di profitto e al ritmo degli incassi; al profitto perché io posso stimare il costo del trattamento per lo studio come funzione del tempo, quindi chiedendo un prezzo remunerativo, agli incassi perché posso subito impostare un piano di pagamento fondato sulla certezza. Se i miei pronostici di durata fossero spesso disattesi e avessi fissato il prezzo al paziente una volta per tutte, i ritardi si trasformerebbero in diminuzione di utile; se un paziente rimane attivo per un tempo più lungo del previsto, devo mettere in conto anche il fatto che uno spazio viene “occupato” a scapito di nuovi pazienti che porterebbero risorse monetarie fresche. Avere un termine-obbiettivo per la durata dei trattamenti, serve per fare le previsioni sulla variazione dello stock pazienti attivi, come chiarito nel precedente articolo.
Per completare la presentazione di questo argomento, definiremo ora il concetto di “lead-time”.
Il “LT”, o “tempo di attraversamento”
È un’idea tipica della teoria aziendale della produzione ed indica il lasso di tempo che intercorre, ad esempio, fra il lancio di un lotto di fabbricazione e la sua consegna ai magazzini centrali; nel nostro caso, il LT definisce il tempo in giorni che passa fra la data della visita e la consegna dell’apparecchio; riguardando dunque solo i pazienti “positivi”, che cioè accettano la proposta di terapia ortodontica.
Conoscere il LT medio, aiuta ovviamente a prevedere, unitamente all’uso del tasso di conversione, il “quando” si prevedono gli ingressi in cura. Conoscere la dinamica del LT nel tempo è utile per capire il rapporto con il proprio mercato, un LT lungo infatti può essere segnale del fatto che i pazienti sono molto titubanti, non sono ancora pronti, “girano” in cerca di altri pareri.
Presentiamo a conclusione dell’articolo due applicazioni operative, ricavate dal nostro programma per computer “Gepaor 2.0 per Windows”, che riepilogano quanto discusso in questo e nel precedente articolo. Una è la “scheda” per la raccolta dei dati riguardanti i pazienti che servono per le analisi di cui stiamo parlando, visibile in figura 1. L’altra, è un esempio di analisi della “conversione-clienti”, eseguita con i dati di un piccolo studio ortodontico all’inizio dell’attività, in figura 2; noterete la presenza di un tasso di conversione “acido” oltre a quello “primario”, si tratta del rapporto fra le proposte fatte a chi aveva effettivamente bisogno di cure o relative a particolari trattamenti, di solito quelli più importanti, e quelli fra questi accettati. Con il tasso primario andiamo a valutare una condizione strutturale dello studio in relazione all’ambiente esterno: tipo di pazienti che arrivano, qualità delle fonti. Con quello acido andiamo a misurare l’efficienza “interna” in relazione alla qualità dell’approccio con i pazienti.
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