Pubblicato su «Mondo Ortodontico», n. 6/1995 (novembre-dicembre). Il testo è riproposto nella versione originale: norme, dati e riferimenti sono quelli dell’epoca.
Da questo articolo, si entrerà nel vivo del modello aziendalistico “progetto GEPAOR”, modello di comportamento gestionale che si avvale anche dell’informatica, presentando argomenti esclusivi della gestione aziendale dell’ortodonzia; si tratta degli originali concetti e schemi di “Variazione dello stock pazienti”, del “Tasso di conversione”, della “Durata aziendale”, del “Lead-time”, di “Ipotesi di regolarità negli incassi”, del “Riepilogo pazienti attivi” e della “Conversione fonti”, che verranno presentati a partire da questo numero della rubrica.
Uno studio ortodontico può rendere più stabili le sue aspettative economiche esercitando un approfondito controllo sulla dinamica delle variazioni del suo “stock pazienti”.
Ciò è tanto più vero quanta più omogeneità c’è nelle tariffe(1) addebitate ai pazienti per i vari trattamenti, quanto più regolare è il ritmo degli incassi e quanto più è rispettato il pronostico di durata dei trattamenti.
Per “stock pazienti”, si deve intendere una particolare classificazione della propria clientela, sulla base di uno “status” del cliente rispetto alle cure(2), che ovviamente muterà nel tempo. Avremo così un certo numero di pazienti “in cura”, intendendosi quelli nella fase attiva dei trattamenti, un gruppo di pazienti che hanno terminato la fase attiva potendo essere in contenzione o aver già esaurito tutte le fasi terapeutiche, un altro gruppo di pazienti “in richiamo” per una rivalutazione o altro e infine una fetta di persone che stanno ultimando le visite o le analisi di studio oppure che sono in “attesa” di darci una risposta negativa o positiva ad una proposta di cura da noi già formulata. Per gestire bene una simile suddivisione del proprio archivio pazienti, oltre naturalmente ad averne uno, si deve essere puntuali nell’aggiornare i cambiamenti di “status” ponendo estrema cura nel definirne bene le date.
Chi conosce l’informatica vedrà in queste ultime frasi l’indicazione ad usare un modello di data-base per eseguire l’operazione.
La politica gestionale che qui si vuole proporre, ha lo scopo di aiutare l’ortodontista a programmare e raggiungere il miglior rapporto fra numero di pazienti “in cura” che si riesce o si vuole avere e i ricavi da questi procurati, il tutto parametrato alle esigenze di costo dello studio e di guadagno del titolare. La relazione di cui stiamo parlando coinvolge insomma tre variabili: l’ammontare di ricavo atteso annuale o riferito ad altro periodo, vincolato verso il basso dal livello dei costi previsto e dai desideri di guadagno del titolare; il numero di pazienti in cura, vincolato verso l’alto dalla dimensione produttiva dello studio e dalla capacità operativa dell’ortodontista; la tariffa annuale che viene fissata per il trattamento, vincolata verso il basso dal suo “prezzo base”(3). Con questa relazione si cerca di co-determinare in via preventiva gli ammontari delle tre variabili, con l’ovvio scopo di fissare degli obbiettivi comportamentali efficaci per raggiungerli. L’utilità di questo calcolo è altrettanto valida in studi che hanno situazioni opposte: quello sovraffollato di pazienti che deve capire a quanto portare la tariffa per decongestionare la situazione mantenendo un certo volume di ricavo, quello che ha ancora capacità per prendere in cura nuovi pazienti che potrà così bilanciare meglio la scelta fra l’aumento dei prezzi e quello dei trattamenti. La relazione di partenza è:
RA = SPA × Tμ
Dove RA è il ricavo atteso, SPA il numero di pazienti in cura attiva e Tμ la tariffa annuale media calcolata su tutti i trattamenti in corso. Con un esempio, noto il ricavo che desidero conseguire il “prossimo anno”(4) e nota la tariffa annuale media attualmente applicata, posso calcolare il numero di pazienti necessari e confrontarlo con quello reale: se i due valori si avvicinano so che posso concentrarmi sull’attività di visita tanto quanto mi serve per rimpiazzare i pazienti che termineranno nel periodo con dei nuovi, se invece i due numeri divergono potrò sapere che posso anche ridurre il lavoro oppure che dovrò intensificare la mia attività per reperire nuove visite e stare attento alla mia efficacia nel fare accettare a queste le proposte di cura e di prezzo.
Un altro esempio si può riferire al problema di sapere di quanto dovrei variare la tariffa media a fronte di un calo di pazienti o di maggiori esigenze di ricavo. Le formule, derivate dalla prima, per eseguire i calcoli degli esempi sono, rispettivamente:
X = RA / Tμ e X = RA / SPA − Tμ
Proseguiamo il nostro discorso andando a vedere come avviene la variazione dello stock pazienti attivi, introducendo il concetto di “Tasso di conversione”, dato dalla divisione fra il totale delle visite di un dato periodo passato, esempio il trimestre o l’anno, e il totale di queste entrate in cura fino al momento in cui si esegue la misura, presa poi come valore di trend, o standard, per il futuro.
Questo tasso ci dirà “quante nuove visite devo fare per ottenere un nuovo trattamento”; in questa versione che possiamo chiamare “primaria”, il tasso va interpretato come indice di una certa condizione strutturale del funzionamento dello studio rispetto alla qualità dei rapporti con l’ambiente esterno e all’efficacia nell’ottenere l’accettazione delle proposte di cura, infatti, la sua analisi viene spesso affiancata alla considerazione delle tecniche di promozione e di esecuzione delle visite ortodontiche(5,6). Il miglior tasso possibile è chiaramente pari all’unità: ogni visita un morto; alcuni autori americani suggeriscono come tasso “medio” 1,8 e “ottimo” 1,25(6), chi scrive ritiene, in base alle esperienze maturate sul campo, che tassi superiori a 3 denotino forme patologiche nella gestione di questi aspetti.
Prima di utilizzare il tasso per mostrare come prevedere il numero dei pazienti attivi in un dato periodo futuro, vediamo le formule che riguardano in generale lo stock di pazienti in cura:
SPA “oggi” = SPA “ieri” − CT + NI
dove “oggi” e “ieri” sono generici termini temporali che si vogliono prendere per fare l’analisi; CT sono le cure attive terminate del periodo trascorso preso in esame e NI i nuovi ingressi in cura del medesimo periodo. La formula può essere usata anche per misurare il numero di pazienti in cura attiva di un periodo passato, se questo non fosse noto, avendo la misura di quello attuale e quelle relative a CT e NI del periodo stesso, e sarà:
SPA “ieri” = SPA “oggi” + CT − NI
Il tasso di conversione si usa per prevedere gli ingressi in cura futuri, dato che aggiunto alla situazione attuale dell’SPA e al numero di visite già eseguite ancora “in attesa” di darci una risposta e in programma entro il periodo orizzonte dell’analisi, ci permette di anticipare la variazione dell’SPA e anche, come vedremo in un nuovo articolo, una previsione sugli incassi aggiuntivi in arrivo dovuti ai nuovi ingressi. La formula per il calcolo estesa ad un ipotetico periodo futuro chiamato “domani” sarà:
SPA “domani” = SPA “oggi” − FCP + V / TCV
nella quale per FCP si intendono le cure attive di cui è previsto il termine entro il periodo “domani”, con V si intendono le visite già eseguite ancora senza esito più eventualmente quelle programmate o previste entro il medesimo periodo, stimabili in riferimento a statistiche passate degli arrivi.
Il TCV è in sigla il tasso di conversione.
La programmazione del numero di pazienti in cura è quindi raggiungibile o, noto il tasso di conversione tipico dello studio, manovrando il numero di visite cioè attivando una efficace politica “esterna” di promozione, oppure, noto il numero atteso di visite, migliorando il tasso con una politica “interna” di affinamento delle tecniche di approccio con i nuovi pazienti o, infine, combinando le due politiche.
Bibliografia
- Bortolini P., “Aspetti pratici nella fissazione dei prezzi dei trattamenti”, Mondo Ortodontico, 5/1995.
- Bortolini P., Perego D., Letter-System. Corrispondenza gestionale dello studio dentistico: strumento operativo per lo sviluppo dell’attività professionale, volume in corso di pubblicazione, 1995.
- Bortolini P., “Il prezzo dei trattamenti ortodontici”, Mondo Ortodontico, 3/1995.
- Bortolini P., “Un nuovo modello per la misura del profitto economico in ortodonzia”, Mondo Ortodontico, 2/1995.
- Bellavia D. C., “Improving your case acceptance rate”, JCO, ottobre 1992.
- White C., “Ten tips for improving your case acceptance ratio”, JCO, gennaio 1993.
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