Management in Odontoiatria – idee per la gestione

L’importanza dei software gestionali negli studi odontoiatrici: opportunità e sfide

L’uso di computer negli studi odontoiatrici è ormai una realtà consolidata. Oggi, quasi nessuno studio ne è privo, ma cosa troviamo dentro questi computer? Come vengono utilizzati e quali risultati offrono? In questo articolo voglio esplorare il ruolo dei software gestionali odontoiatrici, riflettendo su come possano facilitare il lavoro di uno studio e, soprattutto, come possano migliorare il controllo economico e organizzativo dell’attività.

Cosa fanno i software gestionali

I software gestionali per gli studi dentistici non sono solo strumenti per gestire appuntamenti o archiviare cartelle cliniche: sono veri e propri metodi operativi che integrano l’organizzazione dello studio. Quando scegli un software, stai scegliendo anche un metodo di gestione. Se questo metodo non si adatta alla realtà del tuo studio, potresti trovarti insoddisfatto e deluso, con un software che sembra più un ostacolo che un aiuto.

Molti studi si affidano a software preconfezionati sviluppati da software house specializzate, spesso presentati nelle fiere di settore. Tuttavia, è essenziale non considerare un software gestionale come un prodotto qualsiasi, come un elettrodomestico da comprare e usare. In realtà, è uno strumento che influisce profondamente sul modo in cui organizzi il lavoro del tuo team e gestisci i dati del tuo studio.

La sfida della comprensione del software

Un aspetto critico è la documentazione. Troppo spesso i software gestionali vengono venduti con manuali che spiegano solo quali tasti premere, senza offrire una visione d’insieme delle procedure o del perché determinati dati vengano richiesti. Questo porta a un uso inconsapevole del software, che può risultare inefficace o, peggio ancora, dannoso per l’organizzazione dello studio.

Uno dei problemi più comuni che riscontro è la mancanza di trasparenza sui dati gestiti dal software. Pochissimi programmi offrono agli utenti una chiara presentazione della loro struttura dati: in altre parole, dove finiscono i dati inseriti e come vengono collegati tra loro. Questo crea una sorta di “black-box”, dove il dentista inserisce informazioni senza sapere esattamente cosa avviene al loro interno. La conseguenza? L’utente diventa dipendente dal supporto tecnico per accedere ai dati e interpretare le informazioni.

Perché è importante conoscere il funzionamento del software

Spesso i responsabili delle software house minimizzano questo problema, affermando che i dentisti e il loro personale non sono interessati a leggere manuali tecnici o a comprendere i meccanismi interni del programma. Tuttavia, in un mondo sempre più orientato alla gestione digitale dei dati, ignorare questo aspetto significa perdere un’opportunità preziosa. Avere il controllo dei propri dati significa essere in grado di rispondere rapidamente a domande semplici ma fondamentali come:

• Quanti pazienti devono ancora pagare?
• Qual è il nostro fatturato previsto per il prossimo mese?
• Quanti pazienti sono in attesa di un nuovo appuntamento?

Se non riesci a rispondere facilmente a queste domande, è probabile che il software non stia funzionando come dovrebbe. E non perché il programma sia necessariamente difettoso, ma perché i dati non vengono inseriti o elaborati correttamente.

I difetti comuni dei software gestionali

Quando i software gestionali non funzionano bene, spesso si riscontra una serie di problematiche ricorrenti:

• Dati incompleti o errati: se il software non controlla adeguatamente i dati inseriti (come la correttezza di date, importi o campi obbligatori), le informazioni raccolte potrebbero essere inutilizzabili.
• Mancanza di visione d’insieme: molti software permettono solo di vedere i dati di un paziente alla volta, senza offrire una panoramica generale dell’attività dello studio. Questo limita la capacità di gestire lo studio in modo efficiente.
• Query e statistiche poco comprensibili: spesso i software offrono report o statistiche poco utili o difficili da interpretare, senza spiegazioni adeguate per gli utenti.

Come migliorare l’uso del software gestionale

Per sfruttare al meglio il potenziale di un software gestionale, ecco alcune strategie che uno studio odontoiatrico può adottare:

1. Miglioramento della qualità dei dati: È fondamentale fare una pulizia periodica dei dati inseriti nel sistema, controllando che siano completi e corretti. Se il tuo gestionale non lo permette direttamente, chiedi supporto tecnico per visualizzare o stampare le tabelle dei dati e correggere eventuali errori.
2. Creazione di query più efficaci: Molti software non offrono strumenti di analisi dei dati abbastanza flessibili. In tal caso, potrebbe essere utile esportare i dati in un foglio elettronico (come Excel) per creare tabelle e grafici personalizzati che aiutino a visualizzare meglio le informazioni.
3. Riconsiderazione delle modalità di inserimento dati: Spesso i problemi di gestione dei dati derivano da una scarsa attenzione al momento del data entry. Stabilire regole precise per l’inserimento dei dati, come l’uso di formati omogenei per date e indirizzi, può migliorare significativamente la qualità delle informazioni.

L’informatica al servizio dello studio dentistico

L’informatica gestionale è uno degli strumenti più potenti per migliorare l’organizzazione di uno studio dentistico. Tuttavia, per ottenere il massimo da essa, è necessario un impegno costante per comprendere e migliorare il sistema in uso. I software gestionali non devono essere considerati solo strumenti tecnici, ma vere e proprie risorse strategiche per il successo dello studio.

In un’epoca in cui la digitalizzazione è fondamentale, è importante che ogni dentista pretenda una conoscenza approfondita del software che utilizza e che richieda software con un’adeguata documentazione e supporto. Questo approccio consente di sfruttare al meglio i dati raccolti e di prendere decisioni più informate e consapevoli.

Glossario dei termini tecnici

• Black-box: Un sistema di cui non si conoscono i meccanismi interni, ma solo gli input e gli output.
• Data entry: Il processo di inserimento dei dati in un programma.
• Data quality: La qualità dei dati inseriti in un sistema.
• Query: Una domanda rivolta a un database per ottenere informazioni aggregate.
• Software gestionale: Programma utilizzato per la gestione dei processi amministrativi e organizzativi di uno studio.
• Spreadsheet: Un foglio elettronico (ad es. Excel) utilizzato per gestire dati e creare tabelle e grafici.

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In un momento di crescente incertezza economica, la crisi degli acquisti sta mettendo sotto pressione anche la domanda di cure odontoiatriche. Questa situazione è sentita soprattutto dalle grandi organizzazioni di cure dentali, sia in Italia che all’estero. Tale contesto può rappresentare un’opportunità per gli studi professionali, consentendo di attrarre pazienti interessati a rapporti diretti con medici piuttosto che con grandi aziende.

Va però considerato l’aumento dei costi di gestione, che non accenna a fermarsi. In queste circostanze, la reazione istintiva di abbassare i prezzi per assecondare i pazienti rischia di essere controproducente: si rischia di lavorare in perdita e di creare un precedente difficile da superare per ripristinare al momento opportuno tariffe adeguate e più remunerative.

Per preservare la redditività e proteggere il futuro dello studio, diventa essenziale adottare strategie che consentano di sostenere ora tariffe realmente applicabili. Ciò richiede un quadro chiaro e dettagliato dei costi e dei margini di profitto di ogni prestazione, evitando decisioni tariffarie basate su dati approssimativi. Che saranno quasi sempre sbagliate. Una maggiore consapevolezza dei costi e dei margini di profitto o di perdita delle diverse prestazioni consente invece di stabilire prezzi equi e avere la sicurezza psicologica necessaria per mantenerli, senza cedere a richieste di sconti eccessivi ed economicamente ingiustificabili.

Per questi motivi, si invita a partecipare alla seconda edizione del corso online, in programma sabato 23 novembre dalle ore 9 alle 12, per apprendere tecniche pratiche e affidabili per calcolare costi e margini, utilizzando i dati già presenti nei gestionali con l’ausilio di fogli elettronici e tabelle pivot. Investire tre ore in questo corso significa imparare come si fa ad ottenere informazioni chiare e decisive per lo studio, con spiegazioni fornite da un esperto del settore. Saranno inoltre sfatati miti comuni, come quello del “costo orario”, che spesso porta a valutazioni errate e conseguenze negative.

Iscriversi entro domani al costo agevolato di €. 220 + IVA garantisce l’accesso a un evento che può trasformare in meglio, in breve tempo, la gestione economica dello studio.

Per info, prezzi e prenotazioni: Corso strategie di prezzo e controllo dei margini

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Procedure (protocolli di studio). E se li scrivesse una macchina?

Oggi ho assistito le persone di uno studio dentistico che stanno generando procedure scritte da fornire agli operatori. Sono state scritte già varie procedure, di competenza medica e delle assistenti, fra cui quella per l’impronta in alginato.

Lo studio ha scritto per questo 4 pagine in Word, articolate in paragrafi numerati, solo testo, belle fitte. Bravi. Ho voluto fare con loro una prova: mettiamo questo testo in un programma di AI, e vediamo cosa salta fuori. Risultato: due pagine ben formattate con lo stesso contenuto.

Questa sera, al rientro da questa consulenza, non pago del risultato ottenuto oggi presso lo studio ho utilizzato un software AI che genera flow chart e mappe mentali. Ecco il resoconto:

Ecco un diagramma di flusso che ho ottenuto con un programma di intelligenza artificiale in circa 15 minuti, partendo dalla domanda:

FAI LE ISTRUZIONI PER LA RILEVAZIONE DI UN’IMPRONTA IN ALGINATO DI UN’ARCATA DENTALE,

il programma ha scelto la flow chart per rappresentare la procedura, dandomi quello che si vede nell’immagine dentro i box rosa, senza alcuna didascalia; poi ho specificato l’istruzione con questi passaggi:

1) AGGIUNGERE, ACCANTO AD OGNI BOX DEL FLOW CHART, DELLE ISTRUZIONI DETTAGLIATE PER ESEGUIRE QUANTO CONTENUTO NEL BOX;

2) FAI UN ELENCO DEGLI STRUMENTI NECESSARI DEL BOX 1.;

3) SCRIVI IL TEMPO DI MISCELAZIONE IDEALE DEL BOX 3. DANDO ANCHE EVENTUALI CONSIGLI. AGGIUNGI UNA INDICAZIONE SULLA CONSERVAZIONE DELL’IMPRONTA NELL’ATTESA DELLO SVILUPPO DEL MODELLO IN GESSO.

Ecco il risultato ottenuto COSA VI SEMBRA? (si può migliorarne la grafica volendo):

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La gestione economica dello studio non è una responsabilità di altri, ma ti riguarda direttamente. Vuoi sapere se i suoi prezzi sono sostenibili e se ogni prestazione eseguita è davvero profittevole? Quali sono i costi che incidono di più e di meno sulle prestazioni eseguite? E ogni altro elemento di informazione economica che riguarda direttamente le prestazioni nel tuo studio?

Il nostro corso breve online in diretta, una vera novità, ti insegnerà un collaudato metodo pratico, con il supporto di Excel e offrendo anche apprendimento su questo importante e noto software di Microsoft, per raccogliere e analizzare i dati che servono, indicando dove trovarli, per ottimizzare i prezzi e così garantire una più solida redditività. E sarai tu a padroneggiare personalmente queste competenze, fondamentali per affrontare meglio i tempi attuali.

Non lasciamo che le nostre attività procedano alla cieca, di questi tempi. Ecco nella riga successiva il link da cliccare per saperne di più del corso e iscriversi!

https://corsiodontoiatriaecm.it/corso/scopri-il-vero-potenziale-economico-del-tuo-studio-odontoiatrico

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L’articolo sostiene che il robot è “più veloce e preciso” dell’uomo, nelle otturazioni e nella protesi. Dunque punta all’odontoiatria generale, a differenza del robot cinese che fa solo l’intervento di implantologia (i cinesi quando hanno fatto il primo intervento hanno sostenuto che il robot serviva perchè c’era una domanda enorme ma i dentisti cinesi non erano tanto bravi, il robot avrebbe reso migliori gli interventi. Quindi dietro ai due robot c’è la “scusa” che lavorano meglio del dentista umano, ma potrebbe essere ovviamente un’affermazione di tipo promozionale). Di sicuro gli imprenditori (grandi) del dentale vedono la cosa con molto interesse, visto che i dentisti sono il “fattore scarso” più critico che hanno e, secondo me, se potessero sostituirli con personale non laureato, almeno in parte, farebbero festa, figurarsi con una macchina. Dice sempre l’articolo che dietro a questa macchina c’è una grande forza economica. L’avevo scritto, io, un po’ per ridere, che “fra due anni faranno tutto le macchine”, si ride si, ma fino a un certo punto

https://news.sky.com/story/robot-dentist-performs-worlds-first-fully-automated-procedure-13191514?fbclid=IwY2xjawFOIWBleHRuA2FlbQIxMQABHbVpM6UpJmCCI1ugvXuWHbtHpv4H2rNGKsGQSGieKjIQFGXf4gThtdIwig_aem_acr8ByDDxo5pZuH31h3u0A

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Il dentista e la burocrazia. Considerazioni agostane

Circola da tempo, mi verrebbe da dire “ancora”, l’idea che un auspicabile obiettivo, una condizione ideale, sarebbe quella, per un dentista titolare, di “fare solo il dentista”.

La cosa, credo, significa che chi auspica ciò non vuole saperne di contabilità, di comunicazione, di gestione del personale, di normative. Vuole, appunto, fare “solo il dentista”. Per un titolare, l’idea è nella stragrande parte dei casi del tutto velleitaria, impossibile da realizzare, tranne pochissimi casi.

Ma cosa voglio dire, oggi? L’idea di questa esternazione mi è venuta questa mattina, mentre passeggiavo per un famoso borgo della provincia di Padova, Cittadella, un luogo bellissimo, curatissimo, civilissimo e lussosissimo. Vedo una agenzia immobiliare, la quale inalbera un “brand” nazionale. Mi viene in mente poi che nella città di Padova, ultimamente, hanno aperto negozi di panini, caffetterie, per non dire dell’abbigliamento, tutte associate a marchi non solo nazionali, ma multinazionali (per fare un panino!). Spesso è il franchising, Dove voglio arrivare?

Chi oggi ha voglia di mettersi in proprio, cerca se può la copertura del brand, dice: da solo non ce la posso fare, io so vendere immobili, ma non so costruire la modulistica necessaria per gestire le trattative, nulla so di pubblicità, nemmeno voglio pensare a come arredare il negozio. Se mi danno un programma per gestire il tutto, è l’ideale.

Insomma, il mio ragionamento è stato: non è solo il dentista che ha il desiderio di “fare solo il suo mestiere”, ma tantissima gente che lavora in proprio.

Si dice della burocrazia, delle normative astruse e del tempo che ci si deve dedicare anziche produrre. Vero. Ma ho pensato: è la burocrazia che crea difficoltà, o sono le persone che sono meno capaci di un tempo? Un titolare “ben formato” dovrebbe, almeno in teoria, essere in grado di gestire le cose, quantomeno di conoscerle, e non superficialmente, al fine di farle fare agli altri ma non “alla cieca”, cosa pericolosissima. Ho pensato che di “ben formati” ce ne siano pochi, o meno di un tempo. Fallimento della scuola? Anche, e in buona parte. Fallimento dell’educazione familiare, possibile.

Ma poi, tornando ai miei clienti odontoiatri, il ragionamento è stato: il punto è che oggi, per fare il dentista, le cose da conoscere, dico dell’odontoiatria, sono molte di più di un tempo. E’ un problema quindi di “ampiezza dello scibile”, da tempo mi dico: i dentisti che frequentavo negli anni 80 e 90, in molti casi sapevano davvero tutto ciò che si poteva sapere del loro lavoro. In pratica, una vita bastava per acquisire tutto lo scibile. Oggi no, la completa conoscenza di una materia, di una disciplina, in vari campi, non si può più acquisire in una sola vita. Ecco il motivo della condivisione del lavoro con i colleghi, l’unione degli scibili individuali, per forza parziali, a farne uno più grande e completo.

Conclusione: non è la burocrazia, la contabilità, la concorrenza, la crisi economica da affrontare che assorbe il tempo del dentista, ma l’aumentata dimensione delle cose che è tenuto, oggi, a sapere per operare in modo corretto nel suo lavoro, che ovviamente assorbe una quantità di tempo e di energie superiore a un tempo

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Dottore, cosa c’è nel suo prezzo?

Prendo spunto da una fattura che ho ricevuto dall’ospedale di Padova per una visita, per proporre una mia antica riflessione: cosa c’è compreso nel prezzo di una prestazione? Se un paziente chiedesse al dottore: “come si arriva a questo prezzo?”, si sarebbe in grado di rispondere in modo convincente? E infine, un prezzo che mostrasse delle componenti, potrebbe consentire dei maggiori margini di trattativa con il paziente?

Vediamo il documento allegato. Una fattura sanitaria, come quelle che emettono tutti i medici, però il prezzo totale è spezzato: la prestazione del medico, quella del personale, una quota per l’amministrazione e una per le spese generali.

Intanto, dal punto di vista fiscale si conferma che aggiungere spese amministrative e generali, non fa perdere l’esenzione Iva sul totale.

Dal punto di vista del rapporto con il cliente mi viene in mente un contratto nel quale se il paziente chiede di spostare un appuntamento fissato si applica una quota spese, ma gli spunti sono anche altri. In particolare penso ad addebiti per costi specifici di materiali. Ma c’è anche un’ottica di relazione: cosa c’è nel suo prezzo, dottore? Se si volesse produrre una fattura spezzata? Il lavoro del medico, il materiale impiegato, l’amministrazione, il “servizio di disinfezione e sterilizzazione”, una componente assicurativa, e altro ancora le idee di tutti qui sono ben accette.

Dice, ma perchè complicarsi la vita? Vero, ma perchè non pensare a fare una cosa che non fa nessuno? Non è forse la differenziazione, l’unicità e soprattutto la NOVITA’ che produce successo di mercato? Oggi, con l’informatica e soprattutto organizzandosi bene prima, tutto è fattibile

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Un articolo sulla questione dell’Iva sulle prestazioni di medicina estetica

Per il corso (da riprogrammare): https://corsiodontoiatriaecm.it/corso/iva-sulla-medicina-estetica-in-odontoiatria

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So 50000 soddisfazioni!

Ecco l’immagine di uno dei programmi da me realizzati per il controllo economico dello studio. Programmi con ben 19 anni di esperienza alle spalle. La soddisfazione è vedere che un file Excel professionalmente programmato (dal sottoscritto), funziona benissimo con la bellezza di 50000 record insieriti in più anni di utilizzo da parte del mio cliente. Il file in questione:

1. riceve i dati della produzione giornaliera, come si può vedere;
2. riceve i dati dei consumi giornalieri (scarico di magazzino, laboratori e collaboratori clinici);
3. prende da solo i dati da un altro mio file, che si chiama “Prima nota” per quanto riguarda i costi generali di studio, aggiornati in tempo reale;
4. prende da solo i dati da un altro file che si chiama “Elenco cespiti” per quanto riguarda ammortamenti e leasing;
5. elabora il tutto ed è in grado di misurare il reale costo e il rendimento, o la perdita. di ogni singolo appuntamento effettuato, di ogni singolo cliente, prestazione e categoria di prestazioni;
6. analizza ogni elemento dell’economia dello studio: prezzi medi minimi e massimi effetivi; rendimento dei singoli collaboratori; margini percentuali delle prestazioni e ogni altra cosa servisse sapere allo studio.

I file che ho citato sono disponibili, chi fosse interessato mi contatti privatamente.

Chi volesse intanto considerare i CORSI ONLINE IN DIRETTA attualmente in programma, può guardare qui: corsi gestione Bortolini

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Mentre mi preparavo il caffè, questa mattina, ho iniziato la giornata lavorativa, non so perché, pensando alla diffusione dei sistemi di incasso basati sulla “cessione del credito”, conosciuti con vari nomi commerciali. Pensando appunto a questi nuovi e diffusi sistemi di prendere i soldi, mi è subito venuto in mente che personalmente, e vedendo il loro costo nelle contabilità dei miei clienti, li trovo carissimi.

La cosa, come credo sia noto a tutti, funziona così: al momento del pagamento di una fattura il paziente del dentista, attraverso il POS dello studio, si stipula fra il dentista e la finanziaria un contratto, di solito di cessione del credito che il dentista vanta per le prestazioni rese a quel paziente, per visualizzare in modo più semplice la cosa, il dentista “vende la fattura” alla finanziaria, la quale manda subito i soldi al dentista. L’importo ricevuto sarà ovviamente da decurtare delle commissioni e interessi a favore della finanziaria.

l paziente pagherà a rate alla finanziaria solo quanto avrebbe dovuto dare subito al dentista e scritto in fattura. Molto comodo indubbiamente.

Tutti contenti, ma il costo dell’operazione cade tutto sul dentista, e può facilmente raggiungere la doppia cifra percentuale. Ora, sempre mentre mi preparavo il caffè, riflettevo e ancora pensavo che in certi casi quel costo dell’operazione potrebbe nullificare il margine economico delle prestazioni rese e fatturate, o decurtarlo talmente tanto da renderlo insufficiente per sostenere le necessità dell’attività.

Infatti, e questo è il succo di quanto sto scrivendo, se è vero e comprensibile che, come dicono dalle mie parti, per “stroppare busi”, cioè per pagare le spese a fine mese servono i soldi, se è vero, come si dice in giro per il mondo, che “cash is the king”, per cui l’importante è incassare quanto si fattura e il resto non conta, non serve però aver preso una laurea in economia aziendale, come la mia, ma basta il diploma di ragioneria, o la saggezza dello zio Toni che nella vita ha sempre fatto il commerciante e che più o meno tutti abbiamo in famiglia, per sapere che se dalle operazioni che effettui non ottieni un margine decente, ed oggi con i costi in crescita la cosa non è per nulla scontata, prima o poi porterai “i libri in tribunale”, cioè fallirai.

Se per incassare subito alla ricerca della liquidità “a tutti i costi” cedi troppi crediti, o fai troppi finanziamenti “a tasso zero” dove il costo della rateazione lo assorbi tu, sostenendo tutti i costi finanziari del caso, potresti deprimere il tuo margine a tal punto da non riuscire più nel medio-lungo periodo a pagare i debiti che più o meno tutti hanno, e infine anche le spese correnti che riuscivi a “tamponare” con gli incassi dalle finanziarie.

Nella realtà, infatti, mi capita di vedere situazioni nelle quali ad un eccesso di incassi tramite finanziaria, con i costi a carico dello studio, si associano conti bancari scarsi se non perfino “in rosso”. Nonostante questi metodi di farsi pagare siano comodi, pratici e veloci, possono dunque diventare controproducenti se il loro costo abbassa troppo il margine, problema centrale della gestione dello studio dentistico in questo momento, che dipende in gran parte dai prezzi che si riesce a praticare, ed è su questo aspetto che la gestione si dovrebbe sempre di più concentrare.

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