Pubblicato su «Agorà Odontoiatrica», rivista del GIR, maggio 2003. Il testo è riproposto nella versione originale: norme, dati e riferimenti sono quelli dell’epoca.
Un aspetto essenziale per una buona pratica gestionale è quello dell’organizzazione del lavoro. Così come ci si occupa di costi e prezzi, di risorse umane o di relazioni con la clientela, si osservano anche le esigenze delle persone che lavorano sotto lo stesso tetto, per aiutarle ad eseguire quanto devono con minori sforzi e dimenticanze, possibilmente ottimizzando tempi e metodi.
In primo luogo un intervento in questo senso dovrebbe portare il gruppo di lavoro ad una migliore condivisione di informazioni, creando una più alta conoscenza delle reciproche idee, esigenze ed abitudini lavorative. Questo scambio, pensando al particolare gruppo di lavoro che chiamiamo studio odontoiatrico, riguarda tutte le persone indipendentemente dai loro ruoli. Un buon consulente farà quindi sedere attorno ad un tavolo i membri del gruppo e farà in modo che nasca questa comunicazione aperta, stimolando lo stabilirsi di un clima di fiducia e di rispetto senza il quale ogni tentativo di coordinare e organizzare il lavoro di più persone è destinato a incontrare notevoli ostacoli, se non a fallire sistematicamente, nonostante la raffinatezza dei metodi applicati e l’ammontare di risorse investite in questo processo.
Fatta questa doverosa premessa, dovuta alla mia diretta esperienza di successi e insuccessi negli interventi di miglioramento organizzativo in favore delle persone che lavorano negli studi, analizziamo brevemente una tecnica che può servire, una volta soddisfatta la premessa, a sveltire la raccolta delle idee, a coordinare le attività di più persone, a valutare la logica con cui si procede, il tutto usando una semplice figurazione su carta. Vi illustrerò quindi un modulo (o “scheda”) operativo, un esempio che ognuno potrà migliorare sviluppandone i motivi di base o inventandone di nuovi. Come prima cosa però bisognerà parlare brevemente di alcuni aspetti delle varie attività che si eseguono in un ufficio o in studio.
Analisi del lavoro
Avete mai provato a fare un elenco di tutte le cose che si devono fare nello studio? Io si, e naturalmente il risultato è una lunghissima lista di cose, alcune semplici e altre più complicate, alcune che possono essere fatte indifferentemente dall’una o dall’altra persona e altre solo dalla più indicata, certe prevedibili e altre per niente. Certamente, il fatto che siano tante e molto diversificate consiglia, quando si tenta di organizzarle meglio, di studiarle classificandole in modo da poter osservare più a fondo le loro caratteristiche.
Ad esempio, si potrebbe fare una prima analisi classificandole sulla base del tipo di attività: se si tratta cioè di fare o scrivere qualcosa, di andare da qualche parte o di telefonare a qualcuno. Questo perché potrebbe essere utile raggruppare azioni dello stesso tipo in particolari momenti del giorno o della settimana, oppure assegnarle alla persona più adatta a fare un certo tipo di cose.
Un’altra indicazione riguarda il tempo entro cui la cosa va eseguita, o detto in altro modo la priorità dell’operazione: immediata, differibile, da fare in ore o giorni fissi, con una data entro cui completarla. Questo perché se venissero ordinate le operazioni da fare in base alla priorità, si avrebbe un elenco che evidenzia a colpo d’occhio le cose importanti e urgenti, aiutando chi le deve fare ad organizzare meglio il suo tempo che, come ben sa chi conosce il lavoro in odontoiatria, è sempre scarso.
Inoltre, ad ogni operazione si potrebbe collegare un particolare indice, che serve per pianificare meglio il tutto, indice che io ho chiamato status, e che declino con queste specifiche: l’operazione è senz’altro da fare, è ancora in una fase di valutazione, è stata sospesa per qualche motivo, è stata eseguita. Questo può essere importante perché mi permette di scrivere in una scheda e di tenere evidenziate non solo le attività già decise ma anche quelle, e non sono mai poche, non ancora ben delineate, in modo da non lasciar fuggire qualche buona idea o comunque cose che magari richiedono un supplemento di analisi.
A tutto questo si può aggiungere qualcosa relativo al controllo di qualità dello svolgimento delle varie operazioni, basterà inserire nello schema di classificazione altre due informazioni: un giudizio sinteticissimo di risultato per quanto riguarda solo le operazioni già eseguite, chiamato esito, che sarà positivo, negativo o indefinito e la data in cui si è ottenuto questo esito, in modo da valutare l’efficacia in termini temporali rispetto alla iniziale indicazione di priorità.
Il modulo
Ogni persona che desideri organizzare bene il proprio lavoro dovrebbe avere in mente uno schema simile a quello brevemente descritto e tale schema viene di solito impiegato anche per scrivere e aggiornare la propria agenda personale. Se il lavoro da organizzare e controllare è fatto da più di una sola persona, rinunciare ad una forma scritta per aiutarsi significa ritenere di avere il tempo necessario per ricordare, di norma molto spesso, ai collaboratori quanto devono fare e controllarne l’effettiva esecuzione. Per dare corpo a questa forma scritta suggerisco ad esempio una scheda simile a questa:
| Data scadenza | Persona | Tipo azione | Descrizione azione | Status | Esito | Data esito |
|---|---|---|---|---|---|---|
Abbiamo chiamato questo modulo “Agenda delle Azioni”. Pensiamo ad un blocco di fogli A4 con questo schema prestampato; man mano che una operazione viene terminata si depenna la riga nella quale è stata segnata, così a colpo d’occhio tutti in studio potranno vedere cosa c’è ancora da fare, chi lo deve fare ed entro quando. In teoria ognuno potrebbe inserire nel modulo le cose deve fare lui e, secondo quanto ritiene opportuno, quelle che devono fare gli altri. Questa particolare nuova “agenda” dovrebbe affiancare quella che riguarda gli appuntamenti.
Crediamo che questo modulo sia davvero un semplice ma interessante strumento per aumentare la conoscenza delle caratteristiche di funzionamento del lavoro e, magari, per aiutare a migliorare l’organizzazione. Così infatti è accaduto in numerose situazioni dove ho visto la sua applicazione. Si può anche portare lo schema indicato nel computer, ampliandolo e dotandolo di possibilità migliori di controllo, ad esempio sui tempi di avanzamento delle operazioni, e di stampa, ad esempio di fogli di agenda individualizzati per ogni persona giornalieri, settimanali o mensili. Io stesso ho sviluppato un programma di questo tipo allegato al mio ultimo lavoro editoriale. Un cordiale saluto.
Rispondi